Dicas de gerenciamento de tempo para chamadas telefônicas recebidas

Os telefonemas de entrada podem consumir muito tempo e diminuir seriamente sua produtividade, afastando você de outras tarefas. Mas, assim como existem maneiras de lidar. E você pode fazer isso sem ser rude com a pessoa que o chamou. Essas dicas de resposta telefônica o tornarão mais eficiente e produtivo.

Responda com uma saudação de telefone comercial adequada

Por exemplo, ao atender o telefone, diz algo como "Cypress Technologies, Susan falando. Como posso ajudá-lo?"Isso não apenas permite que o chamador saiba que eles chegaram a um negócio, mas coloca o ônus sobre eles para responder à pergunta, economizando tempo em categorias ociosas ou perguntas exploratórias, como" são essas tecnologias Cypress Technologies?"

Pense e priorize enquanto você fala

A chamada é melhor manipulada agora ou mais tarde? Muitos dos telefonemas que as empresas recebem são perguntas rápidas que são facilmente atendidas, como "quão tarde você está aberto?"Mas outros envolvem respostas mais complexas e demoradas. Se for esse o caso, diga ao chamador e pergunte quando seria conveniente ligar de volta para discutir.

Use parafraseando e resumindo

Se você está falando com alguém no telefone que parece querer conversar ou se desviar do ponto, diga algo como "Então, o que eu ouço você dizendo é ..." ou "Então os pontos -chave são ..." ou "é ( inserir resumo) um resumo justo do que você estava dizendo?"É difícil falar com alguém que se recusa a conversar.

Feche cada chamada com um resumo de ação

Embora isso leve apenas segundos na maioria dos casos, ele pode economizar muito tempo evitando erros e a necessidade de verificar novamente. Por exemplo, depois de uma conversa durante a qual você organizou uma reunião com um cliente, você pode dizer: "Bom. Vou me encontrar com você em seu escritório em (Inserir local) às 10 A.m. Amanhã e nós passaremos por cima das amostras juntas."

Mantenha um bloco de mensagem pelos telefones

Isso não é apenas bom para gerenciamento de tempo e manter o foco durante a chamada, mas também é útil para gerenciamento de tempo mais tarde, se você precisar encontrar ou revisar os detalhes de uma conversa específica.

Dê aos clientes e clientes a opção de e -mail

Dada a opção, qualquer cliente escolherá um e -mail em um telefonema. Verifique se o endereço de e -mail da sua empresa é proeminente em seus cartões de visita e em seu site. Se você tiver seus endereços de e -mail, envie email para seus clientes e clientes atuais, mencionando a opção de e -mail e apresentando -o como uma maneira de melhorar a comunicação.

Use a tecnologia para gerenciar seu tempo de telefone

No mínimo, sua empresa deve ter um correio de voz. Configure -os com scripts comerciais apropriados e use -os para atender o telefone para você quando estiver fora do escritório ou precisar trabalhar em algo ininterrupto. Em seguida, agende um horário para responder a essas mensagens telefônicas todos os dias. Você ganhará um tempo valioso agrupando ligações telefônicas.

Peça a uma pessoa que atenda o telefone

Dito isto, é importante não confiar muito na tecnologia. Piorando uma máquina-ou pior, um sistema automatizado de resposta de voz interativa (IVR)-tudo o tempo é um verdadeiro desligamento que custará negócios quando as pessoas não se preocuparem em deixar mensagens ou ligar de volta. Se atender aos telefonemas que estão levando muito tempo durante o seu dia, considere contratar uma recepcionista ou um serviço de atendimento profissional para atender o telefone para você. O custo de ter outra pessoa faz isso pode ser mais do que compensado pelo aumento da sua produtividade e melhores vendas.

Obtenha uma linha de negócios separada em casa

Se você está operando um negócio em casa, precisará ter um segundo telefone apenas para negócios com seu próprio correio de voz. Isso não é apenas mais profissional, mas economizará o tempo que leva para percorrer as mensagens e determinar quais são relacionadas aos negócios.

Mantenha um script escrito para perguntas frequentes

Tenha um curto documento de perguntas frequentes à mão para as perguntas mais comuns que você obtém ao telefone. Isso economiza tempo para você e seus funcionários, se eles não precisam procurar respostas ou pensar em como responder a uma solicitação específica.

Domine seu telefone

Lembre-se de. Lidar com suas chamadas telefônicas de acordo com essas dicas de gerenciamento de tempo ajudará você a ser mais eficiente, melhorar sua produtividade e colocar seu telefone de volta em seu local adequado que você administra seu negócio em vez de executar você esfarrapado.