As práticas recomendadas para arquivos de pessoal dos funcionários

É uma boa ideia para um empregador manter um arquivo de pessoal para cada funcionário. Documentação do histórico de emprego, registros de contribuição e conquista, avisos disciplinares, promoções, planos de desenvolvimento de desempenho e muito mais, pertencem a um arquivo de pessoal. Os empregadores responsáveis ​​e cuidadosos também mantêm mais de um arquivo de pessoal, pois cada tipo de arquivo tem conteúdo apropriado para o seu objetivo.

O empregador tem boas razões para manter vários arquivos de pessoal-alguns. É necessária documentação para que o empregador tenha uma visão precisa do histórico de emprego de um funcionário. A documentação apóia as decisões do empregador e pode proteger o empregador em um processo preservado corretamente.

O conteúdo do arquivo de pessoal fornece uma visão histórica dos acontecimentos importantes durante a carreira de um funcionário. Eles apóiam as decisões tomadas sobre o funcionário e sua carreira. Eles demonstram a lógica do empregador por trás das decisões de contratação, promoções, transferência, recompensas e reconhecimento e disparo.

Diferentes diretrizes estão associadas a diferentes tipos de arquivos de pessoal

Como vários tipos de arquivos de pessoal são recomendados, diferentes regras e diretrizes estão associadas a cada tipo de arquivo de pessoal para onde são mantidos e quem tem acesso.

Por exemplo, a maioria das organizações não permite que o gerente do funcionário acesse o arquivo geral de pessoal. Eles esperam.

• Cada tipo de arquivo de pessoal tem um motivo diferente para conteúdos existentes e diferentes, com base nesse motivo.
• Cada tipo de arquivo de pessoal é armazenado de maneira diferente.
• O acesso a um arquivo de pessoal é restrito a determinados funcionários na maioria das organizações. Muitas organizações restringem o arquivo de pessoal apenas à equipe de recursos humanos. Diferentes tipos de arquivos de pessoal também têm diretrizes de acesso diferentes.
• O acesso dos funcionários ao seu arquivo de pessoal é permitido, mas a maioria dos empregadores estabelece diretrizes para o acesso aos funcionários com uma política de acesso a arquivos de pessoal no manual do funcionário. (Vários estados e jurisdições têm regras diferentes; portanto, mantenha-se atualizado sobre os requisitos para sua localização.)
• O Departamento de Recursos Humanos possui e é responsável pelos arquivos de pessoal dos funcionários.

Arquivos de pessoal recomendados

Aqui estão os tipos de arquivos de pessoal recomendados e o que você precisa saber sobre trabalhar com eles.

Arquivo de pessoal dos funcionários

Este é o pessoal principal que um empregador mantém para cada funcionário. O arquivo de pessoal armazena o histórico de emprego de cada funcionário. É isso que você precisa saber sobre um arquivo de pessoal de funcionários.

Arquivo médico

O arquivo médico do funcionário tem sérias restrições legais que o empregador deve conhecer e atender. Aqui está o que você precisa saber sobre a confidencialidade e o conteúdo de um arquivo médico de funcionários.

Arquivo de folha de pagamento

O acesso dos funcionários ao arquivo da folha de pagamento do funcionário é menos restritivo do que o acesso ao arquivo médico ou do pessoal. O arquivo da folha de pagamento possui informações sobre salário, seleção de benefícios, alterações na taxa de pagamento, enfeites e outra documentação legal que afeta o salário de um funcionário. Vários funcionários contábeis e de recursos humanos acessam as informações no arquivo de folha de pagamento.

I-9 Forms Arquivo para funcionários

Devido aos direitos de acesso de várias agências governamentais, você segue as melhores práticas, mantendo um arquivo separado para todos os formulários do funcionário I-9. Você não quer que as agências governamentais cutucam seu arquivo de pessoal de funcionários principais. Saiba mais sobre armazenar formulários I-9.

Política de acesso a arquivos de pessoal para funcionários

Você deseja permitir que cada funcionário saiba o que está em seu arquivo de pessoal, mas precisa controlar a integridade, a integridade e a rigor do arquivo. Manter a confidencialidade do empregado e do empregador e o acesso limitado são garantidos com uma política de acesso a arquivos de pessoal.

O que não incluir em um arquivo de pessoal de funcionários

Procurando diretrizes sobre conteúdo que nunca deve ser incluído em um arquivo de pessoal de funcionários? Aqui estão minhas melhores recomendações sobre o conteúdo que você deseja manter em um local separado e informal ou não reter. A retenção de documentação desnecessária e puramente opinativa pode machucá -lo.

Documentação

Você sabe qual é a documentação? A palavra, documentação, surge com frequência no mundo do emprego e recursos humanos. Porém, o significado da documentação e por que você pode querer documentar eventos de emprego específicos são completamente abordados neste artigo, "A importância da documentação nos recursos humanos."Dê uma olhada porque a documentação adequada é essencial para arquivos de emprego precisos.

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