O básico da construção de um orçamento de evento
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- Owen Reichel
Como planejador de eventos, permanecer no orçamento do seu cliente é fundamental. E para fazer isso, você precisa de um orçamento detalhado de eventos que você e seu cliente concordem. Se você é novo no planejamento de eventos ou em um profissional experiente, manter um orçamento de evento ajudará você a se manter organizado e preparado para qualquer consulta ao cliente, ao mesmo tempo.
Aspectos importantes de um orçamento de evento
Para um evento básico, como um seminário ou jantar, excel ou outros programas de planilha podem ser úteis. Liste as quatro categorias a seguir ao longo do topo: Item, despesa projetada, despesa real, detalhes. A partir daí, você apenas preenche a planilha e administra -a como se fosse qualquer outra parte do seu negócio.
- Rastrear custos de aluguel no site. Ao planejar o evento em si e, ao se encontrar com seu gerente de vendas do local, rastreia todas as taxas de aluguel projetadas para o espaço de eventos e funções, limpeza, manuseio de bagagem e despesas relacionadas.
- Estimar custos de catering. Isso inclui todas as cobranças de alimentos e bebidas, incluindo dicas e gratificações, que podem ser responsáveis por até 30 %. Os orçamentos de catering podem balançar ou encolher, e gerenciá -los com cuidado é uma boa ideia, pois eles podem ser uma ótima fonte de economia.
- Documentar taxas de transporte. Isso inclui ônibus, treinadores, transferências de eventos e quaisquer despesas relacionadas. Não se esqueça do seguro, combustível, pedágio ou reboques, se forem necessários.
- Adicione as despesas de decoração. A maioria dos eventos inclui despesas de decoração, como peças centrais, flores, aluguel de tendas, etc. É aqui que você liste esses custos.
- Documentar taxas de entretenimento e equipamento. Despesas comuns nesta categoria incluem o equipamento A/V, mas também é um bom local para listar honorários para palestrantes ou se você está contratando artistas.
- Resumir as cobranças de impressão. Várias cargas pequenas de itens realmente se combinam para criar um item de linha de despesa maior. Isso inclui convites, crachás de nome, folhetos de programa, sinalização de eventos e banners.
- Crie um item de linha para presentes. Uma dica de evento comum é nunca permitir que um hóspede saia de mãos vazias. Então, seja qual for o presente ou presente que você forneça, acompanhe o custo para eles separadamente; Você ficaria surpreso com o custo desses itens.
- Identifique as despesas das atividades. Se o seu evento incluir atividades como golfe, tênis, spa, rafting, ciclismo ou outras atividades, você deve observar o custo dessas taxas separadamente. Considere resumir o custo total em sua planilha e anexar um colapso.
- Publicar outras despesas. Se uma despesa não cair em nenhuma das categorias acima, liste -as como um item de despesa diverso aqui.
- Dê a si mesmo uma categoria de fundo de contingência. Dependendo do tamanho ou da complexidade de um evento, você pode querer dar a si mesmo até 20% do orçamento do evento aqui. Apesar do melhor planejamento, as cobranças excedem os planos projetados com as despesas que você nunca considera. Isso impedirá você de superar o orçamento todas as vezes.
- Resumir as despesas projetadas. Ao criar seu programa de eventos, você terá uma boa projeção do total de despesas. Esta é a informação que você compartilhará com o cliente do evento para garantir que eles estejam cientes do orçamento do evento, para que não haja surpresas mais tarde.
- Resuma as despesas reais. Isso acontece após a conclusão do evento. Subtotal as faturas nas 10 categorias acima e documentam o orçamento real. Se extremamente favorável, identifique as economias no orçamento real vs. o orçamento projetado, demonstrando o valor que você trouxe para o papel.