Obrigado cartas que os doadores vão adorar

A gratidão é poderosa e uma carta de agradecimento por correio continua sendo uma das maneiras mais úteis de expressá-la aos doadores.

Uma carta de agradecimento expressa apreço, serve como um recibo e ajuda a criar um relacionamento mais forte com o doador. Enviar uma carta de agradecimento eficaz pode dar à sua organização uma vantagem em uma competição de um mundo de caridade.

Por que uma carta de agradecimento é importante

As cartas de agradecimento devem ser consideradas no contexto de um plano de retenção de doadores. Esse plano deve cobrir no mínimo:

• Como uma instituição solicita doações
• Enviando doadores on-line para uma página de destino pós-doação apropriada
• Enviando um e -mail obrigado imediatamente aos doadores online
• Obtendo uma carta de agradecimento pela porta dentro de 72 horas, se os doadores enviaram um cheque pelo correio ou doados online

De acordo com o relatório da pesquisa de eficácia de captação de recursos da Organização de Captação de Fundos da AFP, a taxa média de retenção geral dos doadores em 2018 foi de apenas 43%, o que significa que menos da metade dos doadores de 2017 voltaram para dar novamente em 2018.Pode haver muitas razões para isso, mas a falta de estratégias de retenção efetivas das organizações sem fins lucrativos desempenha um papel importante.

Instituições de caridade perdem dinheiro quando os doadores não retornam. Eles ganham fundos quando podem manter os doadores voltando. É mais barato manter um doador do que recrutar um.

Em um estudo realizado pelo pesquisador de filantropia Adrian Sargeant, os doadores relataram que um dos principais motivos pelos quais eles pararam de dar é que eles não foram agradecidos. Em outro estudo da DonorVoice, uma das principais razões pelas quais os doadores dão para continuar a doar é receber um obrigado. 

O que incluir em uma carta de agradecimento aos doadores

As cartas de agradecimento são uma grande parte de estratégias de retenção eficazes. Mesmo em um mundo online, as pessoas ainda apreciam uma carta enviada. Aqui estão os obrigados por uma carta de agradecimento que funciona.

Deve ser oportuno

Especialistas em captação de recursos recomendam enviar uma carta de agradecimento, em relação a cartas, se forem doadores pela primeira vez ou de longa data por 48 a 72 horas após receber a doação. O tempo pode variar, mas o doador ainda deve se lembrar de dar essa doação quando receber o agradecimento. Um agradecimento três meses depois fará pouco bem.

Deve ser preciso

São o nome e o endereço do doador corretos? Você usou o honorífico certo, como MS, Sra. Ou Sr? Estão a ortografia e a gramática corretas? A formatação facilita a leitura da letra? Quando apropriado, use o primeiro nome do doador na saudação para obter mais personalização.

Deve permitir que o doador visualize o efeito da doação

Você incluiu uma história sobre alguém ou algum animal que se beneficiará do presente? Ou você usou um depoimento dessa pessoa? As pessoas se sentem mais generosas quando podem visualizar pessoas específicas ou um animal que ajudaram.

Deve mostrar como seus programas funcionam bem

Inclua um parágrafo sobre sua missão e algumas estatísticas sobre seus resultados. Mantenha -o curto, embora. A carta deve tentar alcançar o coração do doador mais do que apenas a cabeça. Inclua dados numéricos suficientes para provar que você segue e faça o que você promete.

Deve usar "você" com mais frequência do que "nós" ou "eu."

Faça do doador o herói. Use a frase "por sua causa" com frequência. Faça a carta sobre o doador e as pessoas que eles ajudam, e não sobre a organização. Não é hora de se gabar do dinheiro que você levanta ou dos prêmios que você ganhou. É sobre o doador e o que eles tornaram possível.

Inclua o valor do presente e as informações sobre impostos

É o valor inteiro dedutível ou apenas uma parte? O IRS estipula quais declarações legais precisam ser incluídas.Esta informação pode estar no final da letra, embora, no corpo, a quantidade seja mencionada. Por exemplo, "Obrigado por sua doação de $ 200."Mencionar o valor inicialmente serve como uma confirmação da quantidade e um lembrete para o doador.

Deve ser assinado por uma pessoa notável

Essa pessoa pode ser membro do conselho, diretor executivo, voluntário ou beneficiário da doação. Uma pessoa de alto status é lógica para a maioria das cartas de agradecimento. Mas algumas cartas de agradecimento podem ser de alguém que usa os serviços de sua organização, como um aluno que recebe uma bolsa de estudos ou a mãe de uma criança que se beneficia.

Inclui um PostScript

Quando as pessoas digitalizam uma carta, elas leem o ps. Então faça essa última mensagem contar. Repita uma informação vital e reitere sua gratidão. Quando apropriado, peça à pessoa que assine a carta, adicione um PS escrito à mão, dizendo obrigado novamente ou referenciando algo pessoal.

Não deve ser uma letra de formulário genérico

Idealmente, as cartas de agradecimento não devem ser cartas genéricas, configuradas e depois esquecidas. Não deixe seu agradecimento se tornar rotineiro e sem graça. A menos que você tenha um grande número de doadores, sua instituição de caridade deve tentar tornar cada carta de agradecimento única para que o doador saiba que a carta foi feita especificamente para ela.

Amostra de carta de agradecimento

Se você deseja que os doadores dêem, repetidamente, mostre sua gratidão, dedicando um tempo para agradecer criativamente e personalizar essas cartas e anotações de agradecimento. 

Você pode usar esta amostra como modelo para escrever cartas de agradecimento para doadores. Baixe o modelo (compatível com o Google Docs e Word Online) ou leia a versão de texto abaixo.

3 Cartas de agradecimento Os doadores vão adorar

Obrigado carta 1 (versão de texto)

Caro Deborah, 

Graças a você, Michael e sua irmã, Janet, comemoraram o 9º aniversário de Michael com bolo e balões em um lugar seguro e amoroso. Eles não estão mais assustados e adoram ter seus próprios quartos.

Obrigado por seu recente presente generoso de US $ 100 aos serviços residenciais infantis da Grande Boston. Sua vontade de ajudar as crianças deslocadas em nossa comunidade enfrentam as crises em suas vidas faz toda a diferença para crianças como Michael e Janet.

Graças a você, fornecemos 250 crianças apenas este ano com um lugar para morar, aprender e nos sentir seguros.

Sua doação ajudará a comprar novos computadores para nossos filhos nos próximos seis meses. As crianças estão ansiosas para que novos computadores façam sua lição de casa e se comuniquem com amigos e familiares.

Os computadores fazem parte de nossa campanha de excelência em serviço, que tornará nossa casa ainda melhor para Michael, Janet e seus novos amigos. Você e outras pessoas como você nos aproximaram de nossa meta de US $ 50.000 para essa campanha.

Gostaríamos muito de fazer uma turnê para conhecer alguns dos 15 funcionários e 50 crianças conosco. Adoramos mostrar nossa casa confortável, e as crianças gostam de conhecer visitantes. Um ou dois podem até mostrar o que eles podem fazer com seus novos computadores.

Janet Teebs, nossa diretora de desenvolvimento, está sempre disponível para marcar uma visita para você ou para responder a quaisquer perguntas que você possa ter. Não hesite em ligar para ela em 520-446-0912 ou envie um e-mail para [email protected].

Gostaríamos muito de mantê -lo informado com nossos e -mails e boletim informativo. Você pode se inscrever para aqueles em nosso site, www.CRC.org.

Mais uma vez, obrigado por tudo o que você faz por nossos filhos. Você faz parte de suas vidas também.

Sinceramente,

Malcolm Wexter
Diretor-executivo

P.S. Dependemos de voluntários para nos ajudar. Se você deseja compartilhar seu tempo, apenas deixe Janet saber, e ela pedirá ao nosso coordenador voluntário para entrar em contato. Temos introduções frequentes ao nosso trabalho para voluntários. Ficaríamos encantados em ver você lá.

Obrigado carta 2 (versão de texto)

Querido James,

Primeiro, deixe -me dizer, obrigado!

Sua recente doação de US $ 150 significa que você entende o quão valioso pilotar um cavalo pode ser para uma criança com desafios cognitivos ou físicos.

Mas deixe -me dizer -lhe o que nossos serviços em pilotagem terapêutica de Atlanta significam para algumas das crianças que vêm às nossas aulas.

• Um menino com paralisia cerebral grave aprendeu a se sentar alto em seu cavalo. Sua mãe estava tão orgulhosa e disse: "Eu nunca pensei que ele seria capaz de se sair tão bem. Se ele pode fazer isso, o que mais ele pode fazer?"
• Uma jovem que nunca disse uma palavra de repente disse "vá" para o cavalo dela.
• Porque ela construiu sua confiança andando, uma garotinha não tem mais medo de estar no playground balançar.
• Uma criança que teve problemas para andar sozinha começou a fazê -lo depois de apenas algumas vezes em um cavalo.
• Uma jovem foi capaz de falar mais alto em sua sala de aula porque havia se tornado mais forte e sua respiração melhor de andar de cavalo.

Embora essas vitórias possam parecer pequenas para a pessoa comum, você sabe que elas não são. É por isso que você deu e por que as crianças que servimos e estamos cheios de gratidão por sua generosidade.

Doadores como você ajudam a tornar nossa pilotagem terapêutica possível, garantem que nossos cavalos sejam bem alimentados, alojados e treinados e garantam que podemos oferecer bolsas de estudos para crianças e suas famílias que não puderam, caso contrário, pagarem essas atividades de aprimoramento da vida.

Queremos que você seja um membro ativo da nossa comunidade também. Visite nosso site em www.tra.org para se inscrever em nossos e -mails e boletins. E procure convites para nossos eventos como Horsin 'por perto, corações e cavalos e os passeios especiais que oferecemos durante todo o ano.

Somos voluntários intensos e adoraríamos que você experimente a alegria de ajudar uma criança a montar um cavalo. Basta indicar seu interesse em nosso site ou ligar para o coordenador voluntário, Sandy Converse, no XXX-XXXX. Os voluntários também usam ótimas camisetas!

Mais uma vez obrigado! Nós amamos seu apoio.

Melhor sempre,

Lilly Anderson
Diretor-executivo

P.S. Como um agradecimento especial, adicionaremos você ao nosso círculo exclusivo de amigos e listando seu nome em nosso relatório anual e nosso boletim informativo. Por favor, pare em nosso rancho em breve para que possamos agradecer pessoalmente.

Obrigado carta nº 3 (versão de texto)

Caro Frank e Louise,

Nesta semana, graças à sua ajuda, mudamos Tom e Francis, um casal sênior, para um apartamento brilhante e bem mobilado em uma comunidade dedicada à sua saúde e felicidade.

Não é mais isolado em uma chegada de difícil acesso em um arranha-céu, Tom e Francis agora têm acesso fácil aos serviços que eles precisam. Além disso, eles receberão duas refeições por dia e participarão de atividades saudáveis ​​e divertidas que variam de aulas de exercícios a viagens de campo comunitárias.

Obrigado por sua doação atenciosa de US $ 250 à Agência do Condado de Wildthorne sobre Envelhecimento. Sua doação garantirá que os idosos em nosso condado, como Tom e Francis, prosperem.

Como você sabe, mais de 30% dos idosos do nosso condado vivem em pequenas rendas fixas. A Agência sobre Envelhecimento fornece refeições, subsídios de aluguel, aconselhamento, recreação e assistência médica a muitos deles.

Por sua causa, podemos continuar ajudando os idosos em perigo. Doações de cuidar de pessoas como você nos ajudam a compensar cortes em nosso financiamento do governo estadual e local.

Na verdade, não poderíamos fazer isso sem você. Nós, e aqueles que servimos, apreciamos sinceramente sua generosidade.

Sinceramente,

Merry Baker
Diretor de desenvolvimento

P.S. Ligue -me a qualquer momento em xxxxx se tiver dúvidas, gostaria de uma atualização sobre o que estamos fazendo ou deseja ser voluntário em um de nossos sites. Gostaríamos muito de conhecê-lo pessoalmente para que possamos agradecer cara a cara.