Etapas para preparar um guia de planejamento da conferência

O planejamento de uma conferência requer um conjunto de habilidades que inclua habilidades organizacionais incríveis, a capacidade de multitarefa, energia, criatividade, economia de negócios, habilidades interpessoais e atenção aos detalhes. Ele também requer um guia abrangente de planejamento de conferências que não apenas o mantenha dentro do cronograma, mas também fornecerá uma garantia necessária de que você não esqueceu algo ao longo do caminho.

Como difere de outro planejamento de eventos

O planejamento da conferência é diferente de outros tipos de planejamento de eventos e inclui etapas adicionais. As conferências tendem a ser eventos em larga escala que normalmente levam um ano ou mais para planejar. Sua lista de tarefas pode incluir a seleção de um local, reserva de quartos de hotel, criação de inscrições on-line, garantia de palestrantes, arranjos de hospitalidade, hospedagem de uma sala de exposições, agendando reuniões, lidando com alimentos e bebidas e muito mais. Preparar um guia de planejamento de conferências bem organizado que mapeia as etapas é essencial para qualquer planejador de conferência bem-sucedido.

O Guia de Planejamento da Conferência atua como um plano para planejar qualquer conferência. Personalize e modifique o guia com base no evento que você está planejando e mantê -lo próximo. Quando preparado e usado corretamente, em breve se tornará sua ferramenta de planejamento de conferência mais valiosa.

Comece com o básico do planejamento da conferência

A primeira parte do seu guia de planejamento da conferência deve incluir o básico sobre a conferência:

• Data e hora do evento
• Localização do evento (se conhecido)
• Objetivo do evento

Inclua outros elementos conhecidos, como datas alternativas ou número de participantes.

Qual é o plano? 

Antes de planejar os vários elementos de uma conferência, você deve descobrir o que são esses elementos diferentes e onde eles se encaixam no esquema geral do seu evento. Então, retire uma caneta e almofada, ou sente -se em frente ao computador e comece a escrever tudo o que vem à mente.

Não se preocupe em listar as coisas em ordem de importância ou em qualquer tipo de sequência cronológica. Isso virá mais tarde. No momento, você estará essencialmente criando uma versão muito longa, porém simples, da sua lista de tarefas, que será dividida em diferentes componentes independentes a serem tratados individualmente durante o processo de planejamento. 

Esta seção pode listar qualquer um dos seguintes:

• Seleção do local
• Seleção de hotéis
• Espaço para reuniões
• Suítes de hospitalidade
• Exposição de conferências Hall e estandes
• Cerimônia de abertura
• Registro de orador/expositor
• Registro de participantes
• Acordos de viagem
• Crachás de participantes
• Programa de eventos
• Comida e bebida
• Audiovisual
• Pessoal no local

Reserve um tempo extra para compilar esta lista para que você não ignore nada e vá em frente e adicione qualquer coisa que apareça mais tarde. Não fique impressionado com as muitas áreas de responsabilidade listadas; O objetivo aqui é pensar em tudo agora para que você possa planejar e gerenciar cada item com eficiência.

Selecione um local

Depois de determinar quando a conferência deve ser realizada e entender o escopo geral do evento, o próximo passo é selecionar um local. Dependendo do tamanho da conferência, você poderá selecionar um local para todas as suas necessidades de conferência, desde o salão de exposições até as salas de reuniões, salões de banquetes e quartos de hotel.

Se a conferência for muito grande para ser acomodada em um local, procure um local que esteja próximo de hotéis ou locais de catering externos, para que os participantes da conferência não precisem viajar muito longe para transportar de um evento de conferência para outro.

Pense no registro de participantes

Considere a melhor maneira de os participantes se registrarem nesta conferência e como você confirmará o registro deles. Você pode querer procurar criar crachás ou tags de nome para os participantes. À medida que você passa para o registro, não deixe de revisar e atualizar o guia de planejamento.

Se for esperado que um evento desenhe grandes multidões, um sistema de registro de conferência on -line é o caminho a seguir. O sistema pode processar pagamentos, rastrear registros e organizar outras informações relevantes e ajudar na geração de relatórios e listas de participantes.

Expositores e salões de exposições da conferência

As áreas de exposição são uma característica comum em conferências, oferecendo uma oportunidade para os patrocinadores e fornecedores alugarem espaço para promover seus produtos e serviços. Esta também é uma oportunidade para o apresentador da conferência trazer receita se o recurso de exposição for efetivamente promovido e bem recebido. Dependendo do tamanho da sua conferência, o gerenciamento dos expositores e do salão de exposições exigirá tempo e recursos adicionais, então planeje de acordo.

Como observado acima, os sistemas de registro de conferências on -line são a melhor maneira de rastrear os registros, portanto, se você estiver esperando um grande número de expositores, considere incorporar o registro de expositores no sistema de registro de seu participante. Os expositores também precisarão do seguinte:

• Crachás de expositores
• Mapa da exposição da conferência Hall com números de estande listados
• Manuais para o estande de exposição configurado e derrubando
• Exibir contratos de cabine
• Lista de fornecedores no local disponíveis para ajudar com aluguel e serviços de exposições

Como planejador de conferências, você será responsável pela contratação de segurança para garantir a segurança dos materiais localizados no salão de exposições.

Planeje os detalhes da conferência

Com algumas das maiores responsabilidades abordadas, como a seleção do local da conferência e o registro de participantes, você pode mudar seu foco para planejar os detalhes da conferência. Como é o caso de planejar um evento de qualquer natureza, ser organizado é tão fundamental quanto a atenção aos detalhes.

Agora é a hora de retirar essa longa lista de itens de tarefa que você montou no início do processo de planejamento da conferência. Veja a lista e faça alterações ou acréscimos conforme necessário para refletir as tarefas e responsabilidades mais recentes. Em seguida, coloque esses itens em ordem cronológica, começando com itens que podem ou devem ser concluídos com antecedência. Por exemplo:

• Bloco de livros de quartos de hotel
• Reserva de exposição Hall Space
• Pesquise Sistemas de Registro de Conferência Online
• Planeje um plano de marketing da conferência

Comece do começo e vá de lá. Para todos os detalhes que devem ser tendidos a incluir um acompanhamento para garantir que os contratos sejam assinados e recebidos. À medida que a data da conferência se aproxima, seus itens de ação incluirão tarefas de curto prazo, como:

• Selecione esquema de cores e decoração
• Faça arranjos florais
• Cthe Menu Hoose
• Organize o transporte do aeroporto para palestrantes ou VIPs

Considere o seu guia de planejamento de conferências como seu manual preferido para tudo o que está incluído no planejamento de uma conferência, não importa quão pequeno. Este guia se tornará rapidamente uma ferramenta inestimável que não apenas o manterá organizado e dentro do cronograma, mas também acalma os nervos à medida que o grande encontro se aproxima e você questiona se você esqueceu algo.