Como planejar passo a passo para configurar reuniões eficazes

Se você é como a maioria das pessoas que eu conheço, o pensamento de passar um dia em reuniões consecutivas pode ser um sentimento terrível. As reuniões podem ser chatas, muitas vezes são desnecessárias e definitivamente tiram um tempo de outro trabalho (mais crucial). Mas as reuniões podem ser muito eficientes e produtivas quando são planejadas. Aqui estão algumas etapas simples para planejar reuniões eficazes.

Decida se você realmente precisa de uma reunião

Primeiro, decida se o planejamento de uma reunião é realmente necessário. Muitas vezes, pensamos que uma reunião formal é a melhor maneira de compartilhar informações ou ter uma discussão. Mas se suas notícias puderem ser entregues por e -mail ou teleconferência, ou apenas reunindo algumas pessoas em seu escritório por 15 minutos, provavelmente é uma boa ideia pular a reunião formal.

Apenas convidar aqueles que realmente precisam estar lá

Já foi convidado para uma reunião e se perguntou no meio do caminho por que você está lá? Não desperdice o tempo das pessoas convidando -as para uma reunião que eles não precisam participar. Essa não será uma reunião eficaz. Alguém da contabilidade precisa estar presente na reunião para responder a perguntas do orçamento? Em seguida, convide uma pessoa da contabilidade quem é adequado para essa tarefa.

Se um colega ou supervisor precisar ser informado do que foi discutido em uma reunião, você não precisa convidá -los para a reunião real. Basta preparar um resumo da reunião e enviá -lo depois. Eles apreciarão o economizador do tempo e você tem a garantia de que - porque você coloca as informações por escrito - eles são totalmente informados das discussões.

Envie lembretes de reunião

A vida está ocupada e os calendários rapidamente são reservados com atividades programadas. Envie um lembrete de acompanhamento dois dias antes da sua reunião. Aqueles que disseram que compareceriam então poderão confirmar que ainda podem fazê -lo, ou se seus planos mudaram e você precisa reagendar.

Tem uma agenda

Para planejar reuniões eficazes, você deve primeiro decidir o que será discutido. Qual é o objetivo da reunião? O que você está tentando realizar? Desenvolva uma agenda de reuniões com antecedência e distribua -a aos participantes. Indique o horário de início e inclua uma pequena lista de tópicos a serem abordados. Não atire em sua própria reunião com uma agenda longa e excessivamente detalhada. Indicar pelo nome qualquer indivíduo que será responsável por relatar em uma área específica.

Lembre -se, isso é importante para os participantes, mas também para você também. Quando você definir sua agenda, você poderá ficar mais capaz de permanecer no tópico.

Seja claro sobre as expectativas

Quando você enviar pela primeira vez a notificação da reunião, seja claro sobre seu objetivo e suas expectativas. A reunião girará em torno de uma apresentação? Aqueles presentes precisarão fazer anotações? Ou é uma sessão de brainstorming que todos devem aparecer com idéias e sugestões?

Em algumas culturas corporativas, os funcionários não precisam participar - eles apenas ouvem e voltam para seus espaços de trabalho. Em outras empresas, os funcionários participam livremente. Nos locais de trabalho colaborativos de hoje, a interação e o compartilhamento de idéias não é apenas bem -vindo, é frequentemente o objetivo de toda a reunião.

Quando você está definindo suas expectativas, também é um bom momento para enviar qualquer leitura ou material exigido que você desejar. Dessa forma, eles estão preparados quando chegam à reunião e não há surpresas.

Comece na hora

Iniciar no tempo é realmente importante, tanto do ponto de vista logístico quanto da produtividade. Se você é a pessoa que normalmente aparece para as reuniões a tempo, então você entende o quão frustrante pode ser quando as coisas não acontecem quando as pessoas entram na sala. O que inevitavelmente acontece é, daqui para frente, todo mundo sabe que essas reuniões nunca começam a tempo todos começa a aparecer tarde. Assuma o controle da sua reunião. Comece prontamente no horário de início fornecido. Feche a porta e comece. Os retardatários receberão rapidamente a mensagem que estão chegando tarde e só devem cometer esse erro uma vez. Além disso, todo mundo tem que voltar ao trabalho, para que você não queira atrapalhar todo o dia de trabalho.

Mantenha isto curto e simples

A maioria das reuniões está programada por uma hora, quando, em muitos casos, um período mais curto será suficiente. Quando muito tempo é atribuído, o tempo é desperdiçado. As pessoas permanecem após o término da reunião ou passam muito tempo em um determinado item da agenda. Mantenha as reuniões curtas e direta.

Fique no tópico

Uma agenda sozinha não executará sua reunião com eficiência. Atenha -se à agenda e mantenha as discussões de vasculhar as tangentes. Abordar quaisquer questões fora do tópico, afirmando que é um tópico para outra reunião ou será abordado em particular. Ninguém gosta de uma reunião fugitiva, onde o objetivo inteiro levou um banco traseiro a outras conversas.

Faça reuniões menores fora da sala de conferências

Sentado na mesma sala de conferências familiares reunidas em torno da mesma mesa familiar é exatamente isso - é familiar demais. Para incentivar os funcionários a interagir, pense criativamente e tenha discussões animadas, considere levar a reunião fora da sala de conferências padrão.

Considere se encontrar em uma mesa do lado de fora, se o local e o tempo permitirem. Tente se reunir em uma área comum com sofás e mesas pequenas, em vez de uma grande mesa de conferência e cadeiras giratórias.

Não tenha medo de adotar uma abordagem diferente

Se a abordagem da reunião não estiver funcionando, não tenha medo de mudar de curso. Por exemplo, se uma sessão de brainstorming estiver produzindo uma sala silenciosa com muito pouco diálogo, mude a direção. Seja flexível e preste atenção em como a reunião geral está progredindo.

Use a tecnologia

Planeje usar a tecnologia para manter os participantes envolvidos. No mundo digital de hoje, a maioria das pessoas está acostumada a ver gráficos ou vídeos para apoiar as palavras que ouvem. Apelar para essa mentalidade e incorporar audiovisuais ao planejar sua reunião.

Computadores projetados em telas grandes e apresentações de placa inteligente que incentivam a interação são uma mudança bem -vinda das apresentações de PowerPoint padrão padrão.

Um ponto da tecnologia - certifique -se de testá -lo primeiro. A última coisa que você precisa é ficar perturbada porque o laptop não está funcionando ou você não pode correr por seus auxílios visuais quando precisar deles. Se a tecnologia não é o seu forte, peça a alguém que faça uma corrida antes da reunião. Definitivamente vai economizar tempo e mantê -lo dentro do cronograma se você fizer um pouco de trabalho de preparação pela frente.

Envie um resumo da reunião

Dentro de um dia após a reunião, envie um breve resumo do que foi discutido. É uma boa ideia acompanhar um email para todos os presentes, aqueles que não conseguiram participar da reunião e qualquer outra pessoa que precise ser informada. Inclua também quaisquer itens de ação, especificando quem é responsável por cada item, bem como a data de vencimento.