Escopo, risco e suposição no gerenciamento de projetos

O campo de gerenciamento de projetos, assim como qualquer outra área de especialização, tem um vocabulário único cheio de acrônimos e termos especializados. Três termos e conceitos essenciais que você deve incluir: 

• Escopo
• Risco
• Premissas

É um esboço desses três termos essenciais de gerenciamento de projetos e inclui links e sugestões para leitura adicional. 

Escopo

No gerenciamento de projetos, o escopo é o conjunto de limites que definem a extensão de um projeto. O escopo descreve o que deve ser entregue ao cliente como resultado da iniciativa do projeto.

Compreender o escopo permite que o gerente do projeto e a equipe do projeto entendam o que se enquadra dentro ou fora dos limites do projeto. Se algo está "não está no escopo", não é considerado no trabalho de planejamento do projeto. As atividades que se enquadram nos limites da declaração do escopo são consideradas "no escopo" e são contabilizadas no cronograma e no orçamento. Se uma atividade cair fora dos limites, ela é considerada "fora do escopo" e não está planejada para.

Seja você um gerente de projeto ou parte da equipe do projeto, você deve considerar se algo está em escopo ou fora do escopo à medida que avança. Como exemplo, imagine que um cliente pediu que você construísse um site. Ao descrever o escopo (ou define os limites) do projeto, você indica os seguintes itens como no escopo:

• Design do local e diagrama de wireframe
• Estabelecimento de uma cama de teste 
• Codificação para o Wireframe aprovado
• Desenvolvimento de gráficos para o tema do site
• Testes e depuração antes de tornar o site público

Durante o curso do projeto, o cliente pede que você inclua uma visão geral de vídeo da empresa. O vídeo não é especificado no escopo do projeto e, portanto, está fora de escopo. Embora você esteja feliz em fazer o trabalho de vídeo por uma cobrança extra, isso exigirá uma revisão do escopo e estimativa de custo e tempo para o projeto. 

Na ausência de um documento claro e acordado, a questão do vídeo pode ter se tornado controverso entre sua equipe e os representantes do cliente. Uma declaração de escopo claro permitiu que você neutralizou a situação e lide com uma mudança de maneira ordenada. 

Então, como você determina o que está dentro ou fora do escopo? Primeiro, você desejará delinear todos os detalhes do projeto que você conhece atualmente com base em discussões com o cliente ou o proprietário do projeto. Então você vai querer fazer suposições importantes que direcionarão o que é considerado dentro ou fora do escopo.

Premissas

Em algum momento da sua vida, você provavelmente foi informado: “Nunca faça suposições.”No entanto, fazer suposições no gerenciamento de projetos é uma atividade diária. As suposições ajudam você a definir o escopo e os riscos e ajustar suas estimativas para tempo e custo. Obviamente, é essencial documentar e validar suas suposições. 

Considere algo simples, como criar um livro. Digamos que seu amigo tenha uma ideia para um livro de mesa de café e pediu que você gerencie o projeto. Seu primeiro pedido é para um orçamento para que ele possa garantir financiamento. Ao definir o escopo, fica claro que seu amigo não tem certeza sobre muitos detalhes, incluindo contagem de páginas, inclusão de imagens, estilo de capa e o peso do papel a ser usado para as páginas.

Como todos esses fatores afetarão o custo e a complexidade da produção, você terá que fazer suposições sobre as especificações e validar essas suposições como aceitáveis ​​ou inaceitáveis ​​para seu amigo. Após uma discussão mais aprofundada, seu amigo diz que ele planeja incluir 50 fotos no livro. Você pode basear sua suposição nas 50 imagens ou, antecipando que esse número aumentará com o tempo, você pode supor que haverá entre 75-90 páginas com imagens. 

Você pode ver como as suposições afetam diretamente o cronograma também. Por exemplo, imagine que você está liderando um projeto em um parque que envolve a construção de um conjunto de swing. Ao configurar seu projeto, você recebe o orçamento e os membros da equipe designados, um dos quais é responsável pelos materiais. Ao criar sua programação, você pergunta à pessoa responsável por materiais quando o cimento chegará. Essa pessoa responde que não tem certeza de quando o cimento chegará, mas que acredita que será entre 1 de junho e 10 de junho. Ao construir seu escopo e cronograma, você assume que o cimento chegará o mais tardar em 10 de junho. Este exemplo mostra dois benefícios para fazer suposições.

O primeiro benefício é que a suposição de receber o cimento o mais tardar em 10 de junho permite que você planeje atividades que dependam do cimento que chegam. O segundo benefício é que ele fornece à pessoa responsável por materiais um prazo para entregar o cimento, que ele pode transmitir ao seu fornecedor. Inadvertidamente, criou um prazo importante para o projeto avançar.

Fazer suposições cria referências que geralmente são revisitadas durante o projeto para ajudar a equipe do projeto a permanecer no escopo, no prazo e dentro do orçamento. Mas o que acontece quando as suposições estão erradas? É onde o risco entra em jogo.

Risco

Depois de construir seu escopo e identificar as suposições que estão por trás do escopo e das estimativas, você deve começar a avaliar áreas de risco. O risco é o mesmo no gerenciamento de projetos que é no mundo real; É um perigo ou chance que pode criar danos.

Todos os projetos contêm riscos e, se você é gerente de projeto ou proprietário do projeto, não é apenas de sua responsabilidade antecipar riscos, mas também é seu trabalho comunicar o impacto potencial desses riscos à equipe do projeto e se preparar para mitigar os riscos.

O risco vem em vários graus. Às vezes, o risco pode significar que o projeto corre um pouco diferente ou uma pequena virada inesperada. Em alguns casos, no entanto, o risco pode levar a resultados catastróficos que giram seu projeto na cabeça.

Vamos usar o cenário do playground do exemplo de cimento acima. Um dos riscos é que o cimento não chega na data assumida de 10 de junho. Quais são os efeitos potenciais desse risco? Todas as atividades sucessoras a seguir após a derramamento do cimento são atrasadas como resultado desse problema. 

Os riscos também podem ser positivos. Considere o impacto no projeto se o cimento aparecer mais cedo do que o previsto. Embora isso pareça um resultado positivo, ele ainda cria um problema para o tempo e sequenciamento de todas as outras etapas do projeto. 

Os gerentes de projeto trabalham com suas equipes de projeto para debater e identificar riscos potenciais. Eles levam o processo um passo adiante e analisam a severidade potencial do risco e sua probabilidade de ocorrência. Além disso, eles identificam esses indivíduos mais adequados para identificar quando o risco está ocorrendo e desenvolvem planos de mitigação de risco acordados.

Muitas empresas têm modelos de risco detalhados que desenvolveram ao longo do tempo e da experiência com outros projetos. Algumas indústrias compilam perfis de risco que são usados ​​como ponto de partida para análise de risco. Muitas indústrias praticam análise estatística muito detalhada para planejamento de riscos também.