Papel e propósito de uma carta do projeto

Uma Carta do Projeto descreve formalmente um projeto em uma organização. Ele abrange o escopo do que o projeto alcançará, assim como as pessoas envolvidas, marcos, orçamento e possíveis riscos. Muitas organizações consideram este documento uma parte essencial do planejamento do projeto-embora não seja a mesma coisa que um plano de projeto, porque não entra nos detalhes de tarefas individuais no projeto.

Uma carta de projeto eficaz pode fazer o seguinte:

• Descreva o escopo e os objetivos do projeto
• Garanta que os patrocinadores do projeto e todas as partes interessadas estejam alinhadas em um projeto
• Seja uma referência clara e única para todos os envolvidos em um projeto
• Ajuda os patrocinadores do projeto a obter a aprovação das partes interessadas quando ainda for necessário a adesão

As cartas de projeto podem variar dependendo do tipo de projeto e organização, mas os elementos básicos geralmente incluem o fundo do projeto, as partes interessadas, o orçamento, os riscos, os marcos,

Antecedentes do projeto

A primeira seção de uma carta do projeto oferecerá detalhes básicos, como o nome do projeto, os patrocinadores do projeto e o gerente e a data em que o documento foi preparado.

Esta seção também explicará o objetivo do projeto. Você pode se referir a um caso de negócios ou ao contrato que está impulsionando o projeto ou simplesmente explica por que é importante para a organização. Ele deve abordar por que este projeto foi iniciado: resolve um problema para o negócio? Isso aborda uma nova tendência? Apoia a direção estratégica geral da empresa?

Partes interessadas

Isso descreverá as pessoas e departamentos que estão envolvidos no projeto. Não entrará no âmago da questão de cada tarefa no projeto, mas reconhecerá papéis e envolvimento gerais. Por exemplo, você pode listar os principais patrocinadores do projeto, gerentes de projeto, membros da equipe, qualquer trabalhador ou parceiro terceirizado e clientes, se aplicável. Projetos maiores podem não listar todas as pessoas envolvidas, mas podem observar o líder do departamento para um certo aspecto de um projeto.

Objetivos

Aqui, você está respondendo à pergunta: “Como saberemos quando terminamos?”Inclui o que você espera que o projeto entregue e como você saberá se você chegou lá. Por exemplo, em um projeto para lançar um sistema de gravação de tempo para todos os departamentos, o objetivo pode ser: “Todas as equipes estarão usando o sistema de times até o final do ano.”

Além disso, anote quem será responsável por concordar que você alcançou esse objetivo. Evita problemas no final do projeto, onde de repente ninguém está preparado para assinar o trabalho como completo.

Orçamento

Nesse ponto. No entanto, você pode anotar quaisquer restrições orçamentárias ou a estimativa de alto nível dos custos esperados.

Riscos

Todos os projetos têm riscos. Esta seção da Carta do Projeto forma a versão inicial do seu registro de risco de projeto. Documente quaisquer riscos que você conhece neste momento para que a equipe de gerenciamento possa ver o que pode afetar o projeto daqui para frente.

Conquistas

Se você souber os marcos de alto nível os incluem na Carta do Projeto nesta seção. No mínimo, você deve incluir datas de início e final estimadas do projeto. Você também deve listar datas de morte ou qualquer coisa especificada nos contratos com os quais está trabalhando. Você pode transferir esses marcos para o seu gráfico de Gantt mais tarde, quando você for montar um plano de projeto mais detalhado.

Níveis de autoridade do gerente de projeto

A menos que esteja claro e documentado em outro lugar, vale a pena incluir uma seção na carta sobre o que o gerente do projeto pode fazer sem obter mais assinatura de alguém mais sênior. Geralmente, ele se refere a quais níveis de tolerância foram definidos no orçamento e no tempo e seriam expressos assim: “O gerente de projetos tem uma tolerância de 10% no orçamento e uma tolerância a 5% dentro do cronograma. Qualquer desvio acima desses limites aprovados deve ser assinado pelo patrocinador do projeto.”

Você pode estender esta seção para especificar o que, se houver, a autoridade que o gerente de projeto tem sobre contratar e demitir funcionários da equipe do projeto.

Aprovando a carta do projeto

A seção final da Carta do Projeto é a seção de aprovações. O gerente do projeto e o patrocinador do projeto (ou a pessoa que iniciou o trabalho, se um patrocinador de longo prazo ainda não foi nomeado) deve assinar e datar o documento. Hoje, é provável que seja por e -mail, então mantenha uma cópia da autorização de email em seus arquivos de projeto, caso você precise se referir a ele.