Os proprietários de registros devem guardar impostos

Um dos grandes benefícios de ser um proprietário são as deduções fiscais que você pode aproveitar. Essas deduções, no entanto, podem ser complicadas, por isso é importante que você mantenha registros detalhados de todos os documentos, receitas e despesas importantes ao longo do ano. Ser organizado e manter os documentos adequados pode ajudá -lo a maximizar suas deduções e reduzir o estresse.

Quatro razões para manter registros

1. Isso tornará muito mais fácil registrar seus impostos.
2. Ter tudo gravado ajudará você a perder qualquer dedução, o que economizará dinheiro.
3. Isso ajudará você a garantir que você esteja apresentando reivindicações precisas. Em vez de adivinhar: "Acho que paguei esse contratado $ 1.000", puxando rapidamente uma planilha, você saberá que pagou a ele US $ 850 em 17 de julho, em 17 de julho,.
4. Caso você seja auditado ou o IRS tenha alguma dúvida sobre itens em sua declaração de imposto, você terá a prova para fazer backup de sua reivindicação. Se você não tiver esta documentação, você estará gastando tempo e dinheiro tentando encontrar a prova. Pior ainda, se você não conseguir encontrar um recibo, sua reivindicação não será homenageada e você pode até pagar impostos e multas adicionais.

Quais registros você deve acompanhar?

A resposta curta é que você deve acompanhar tudo. O IRS é conhecido por auditar pequenas empresas, especialmente aquelas que mostram uma perda em anos consecutivos. Além disso, muitos agentes do IRS não entendem as nuances fiscais que se aplicam a investidores imobiliários, aumentando a probabilidade de questionar seu arquivamento. Você precisará ter provas se o IRS questionar algum de seus itens ou, mesmo no curso cotidiano dos negócios, se alguém tentar questionar um pagamento.

Os dois tipos de registros que você precisará manter são registros permanentes e registros de curto prazo.

Registros permanentes

Quais são alguns exemplos de registros permanentes? Estes são documentos que você deseja manter indefinidamente e será relevante e valioso para você muito além do ano fiscal atual, como:

• Todos os arrendamentos de inquilino
• Qualquer tipo de documentos legais - multas, relatórios de inspeção, aparições judiciais
• Qualquer tipo de licença que você assumiu na propriedade
• Qualquer coisa que você depreciaria, como propriedade ou melhorias
• Se você incorporou sua empresa como LLC, LP, S Corporation ou outra, você deve manter todos os registros referentes a isso
• Apólices de seguro
• Documentos de empréstimo, como hipotecas
• Impostos dos últimos anos
• Título de propriedade/escritura

Registros de curto prazo

Você deseja manter os documentos que considerarem importantes o suficiente para reivindicar seus impostos por um mínimo de cinco anos. Quanto tempo você os mantém depois de depende do seu nível de conforto. Isso o ajudará caso você seja auditado ou processado.

Alguns exemplos de registros de curto prazo são qualquer coisa que conta como receita ou despesa para o ano fiscal, como:

• Custos de publicidade para sua empresa ou propriedade
• Despesas de entretenimento, como jantares ou almoços para clientes atuais ou potenciais
• Juros pagos em uma hipoteca e quaisquer cartões de crédito para uso comercial
• Taxas legais/profissionais para contadores, advogados, agentes de seguros e corretores de imóveis
• Despesas de escritório como acesso à Internet, segunda linha telefônica para negócios, material de escritório, dedução do escritório em casa se você tiver um escritório em casa usado apenas para negócios
• Aluguel recebido
• Reparos realizados
• Depósitos de segurança recebidos: Quando o arrendamento de um inquilino termina se você mantiver parte do depósito de segurança, você deve registrá -lo como renda. Se você mantiver alguns deles para pagar pelos reparos, o dinheiro que gasta no reparo é considerado uma despesa, que você pode deduzir seus impostos
• Despesas de viagem para negócios, como milhas dirigidas para atividades de aluguel
• Utilitários pagos
• Salários pagos a funcionários ou contratados independentes

Como você deve acompanhar seus registros?

Você deve manter uma cópia digital (computador) e uma cópia impressa (papel) de todos os seus registros.

Cópia digital

Você deseja usar uma planilha ou um programa como o Quicken Rental Property Manager para acompanhar suas receitas e despesas. Você deve fazer isso assim que a renda chegar ou a despesa ocorrer. Você deseja incluir o máximo possível de informações detalhadas:

• Data
• Tempo
• Para quem foi pago ou quem lhe pagou
• Natureza da receita ou despesa
• Quantia
• Você pode até incluir como foi pago ou incorrido (dinheiro, número de cheques, cartão de crédito, ordem de pagamento etc.)

O nível de detalhe dependerá do software que você usa ou cria. Alguns programas se vincularão diretamente às suas contas bancárias e registrarão suas receitas e despesas para você.

Mesmo se você escolher um programa mais barato ou manter seus registros em planilhas pessoais, ainda deve configurar registros separados para cada propriedade, para cada tipo de despesa e para tipos separados de renda. O objetivo é registrar o máximo de informação possível no momento da transação, para que você possa criar facilmente relatórios financeiros no futuro.

Você deve sempre fazer backup de backup em CD, em um disco rígido externo, em uma nuvem e até com uma cópia em papel. Eles devem ser impressos no final de cada mês e/ou no final do ano.

Cópia impressa

Você deve ter certeza de ter uma cópia em papel de seus documentos mais importantes. Se possível, você deseja armazená -los em algum tipo de sistema de arquivamento retardador de incêndio ou caixa de depósito seguro. Se você não conseguir encontrar um grande o suficiente para todos os seus arquivos, você deseja manter os mais importantes, como os títulos da propriedade nesta caixa. Categoriza tudo por ano e depois classifique em ordem alfabética dos arquivos para que sejam fáceis de encontrar.