Proteja sua empresa com uma política de acesso ao visitante

Todas as organizações e negócios (de escritórios de advocacia a empresas de manufatura) precisam de uma política que aborda os visitantes do local de trabalho. Essas políticas no local de trabalho protegem os visitantes, funcionários e os negócios em geral. Os visitantes podem se machucar, machucar os outros ou causar danos à propriedade.

Há também o risco de roubo (intelectual ou físico), sabotagem e até terrorismo. Embora toda organização exija algo diferente (um escritório da Fortune 50 HQ experimenta muito mais visitantes do que uma pequena loja de fabricação eletrônica), a amostra abaixo cobre os pontos principais.

As políticas de acesso aos visitantes são desenvolvidas pelo departamento de RH e a maioria dos profissionais de RH tem uma política ou sabe como escrever um. Caso contrário, eles podem obter um de uma organização profissional como o SHRM (Society of Human Resource Management).

Uma amostra de caso

A Zipline International (uma empresa fictícia) é bem -sucedida porque contrata profissionais talentosos e fabrica produtos líderes em sua indústria. Como os visitantes não autorizados podem roubar propriedade intelectual, se machucar em áreas de fabricação perigosas ou causar danos aos funcionários que a tirolesa implementou uma política estrita de acesso ao visitante. A política vai longe para proteger segredos comerciais e proteger visitantes e funcionários.

Check -in e check -out

Todos os visitantes devem ser registrados no sistema de software de gerenciamento de visitantes, que é operado pela recepcionista de entrada da frente. O sistema registra o nome e a afiliação da empresa de cada visitante, bem como o objetivo e a duração de sua visita.

Crachado de visitantes

No check-in, todo visitante tem sua foto tirada e recebe um crachá de identificação com foto. Junto com a foto deles, o crachá exibe o nome do visitante e a duração de sua visita. O crachá do visitante deve ser usado o tempo todo.

Os visitantes devem ser acompanhados por um funcionário patrocinador o tempo todo

Todos os visitantes devem ser acompanhados pelo (s) funcionário (s) que estão visitando durante a duração de sua estadia. Este requisito não se aplica aos visitantes da filial de filiais da Zipline. Acordos especiais podem ser feitos para acomodar contratados contratados para tarefas de longo prazo, mas esses acordos devem ser limpos com o diretor de segurança.

Fotografias

Nenhuma fotografias pode ser tirada sem a aprovação prévia do departamento jurídico ou do diretor de segurança. Além disso, a fotografia que é permitida não pode ser publicada sem a aprovação prévia do diretor de marketing.

Não divulgação

Todos os visitantes devem assinar um NDA (contrato de não divulgação) após o check-in.

Acesso à rede de convidados

Os visitantes que precisam de acesso à Internet recebem um nome de usuário e senha de hóspedes para a rede sem fio da Zipline. Em nenhum momento um convidado é autorizado a acessar o programa Intranet da empresa com seu laptop ou outro dispositivo móvel.

O papel do piso Marshall

Qualquer funcionário que perceba um visitante sem crachá deve trazê -lo imediatamente à atenção do piso designado Marshall para sua área. O piso Marshall tem responsabilidade de primeira linha por fazer cumprir a política de gerenciamento de visitantes. No caso de uma evacuação de emergência, a recepcionista da recepção imprime uma lista de todos os visitantes e entrega a lista ao piso Marshall na área de evacuação. Os marechais do assoalho são responsáveis ​​por contabilizar todos os visitantes durante uma evacuação.

Isenção de responsabilidade: Esta é uma política de amostra e não constitui aconselhamento jurídico. É apenas para ser um ponto de partida na criação de uma política adaptada às necessidades específicas da sua empresa. Zipline International é uma empresa fictícia (até onde sei) e o nome foi usado apenas como exemplo ao escrever esta política.