Etiqueta de telefone profissional

Os sistemas telefônicos sofisticados de hoje podem facilitar as coisas para empresas que têm um alto volume de chamadas, mas esses mesmos sistemas geralmente são frustrantes para os chamadores que querem apenas conversar com uma pessoa.

Quando os clientes finalmente chegam a um membro de sua equipe, é crucial que a pessoa que atenda o telefone trate os chamadores com a máxima cortesia. Simplificando: trate seus chamadores de uma maneira que você gostaria de ser tratado em uma chamada comercial. 

Aqui estão alguns pontos -chave a seguir ao conduzir interações telefônicas profissionais que ajudarão você e seus funcionários a criar uma cultura telefônica de negócios em sua empresa.

Transferindo chamadas

Transferir uma ligação telefônica é mais do que apenas saber quais botões pressionar seu sistema telefônico. Se você está transferindo uma ligação porque precisa escalar a situação para um supervisor, fique claro com o interlocutor sobre o que está acontecendo e por que.

Se o seu sistema telefônico permitir, fique na linha e apresente o chamador à próxima pessoa, garantindo que a chamada seja conectada e o chamador se sinta respeitado. Antes de entregar, pergunte se o chamador tem alguma dúvida ou precisa de mais alguma coisa de você. 

Colocando um chamador em espera

Quando um interlocutor é colocado em espera, um minuto parece uma eternidade, não importa o quão agradável a música da sua empresa possa ser.

Tente esperar uma pausa na conversa antes de dizer aos chamadores que você está colocando em espera-ou seja, evite interromper os chamadores se for possível.

Certifique -se de entender por que você os está colocando em espera e seja sincero sobre quanto tempo pode levar. Peça desculpas pelo inconveniente e, se eles não conseguirem segurar, é melhor você ligar de volta, em vez de pedir que ligue para você de volta.

E tente ser empático com o seu chamador; Ninguém gosta de ser suspenso, então seja tão educado quanto a situação permitir.

Terminando uma chamada

Existem várias razões pelas quais você pode precisar encerrar um telefonema antes que o chamador esteja pronto. Se um chamador é abusivo ou usa linguagem rude ou ameaçadora, você não precisa tolerar esse comportamento.

Diga a eles que você está terminando a chamada por causa de sua linguagem ofensiva, mas não se envolva em insultos ou para trás. Certifique -se de relatar essas chamadas ao seu supervisor. 

Se você precisar terminar uma ligação porque um chamador é simplesmente prolongado (o que é mais frequentemente o caso), espere uma pausa e tente acabar com as coisas educadamente. Você pode dizer algo como: "Foi adorável falar com você, mas tenho que receber outra ligação agora."

Pergunte se o chamador tem outras perguntas antes de deixar a pessoa ir, mas fique claro que está encerrando a chamada. 

Criando saudações individuais de correio de voz

Uma saudação de correio de voz é uma declaração de quem você é e o que sua empresa valoriza. Uma saudação curta e abrupta do correio de voz não cria uma boa primeira impressão, e uma saudação longa e prolongada frustra os chamadores.

Tente chegar ao ponto com eficiência: indique quem você é, o nome da empresa e por que você não pode atender a chamada (fora do cargo, em outra ligação, fora por um período de tempo).

Você não precisa fornecer muitos detalhes-apenas o suficiente para que o chamador saiba que ele ou ela foi ouvido e que você retornará a chamada.

Escrevendo um script para um atendente automatizado

A primeira coisa que seus clientes e parceiros de negócios ouvem quando ligam para sua empresa será o atendente automatizado do seu sistema telefônico.

Apresente as opções numeradas, assumindo que seu chamador não está familiarizado com a empresa e precisa de orientação. Certifique -se de que os chamadores saibam que, se tiverem uma extensão direta para uma pessoa específica, poderão alcançar essa pessoa diretamente a qualquer momento. 

Para todos os outros chamadores, tente usar os números mais familiares para cada extensão ("pressione zero para a recepcionista", por exemplo). Descrever o departamento antes dando o número, por exemplo, "para suporte ao cliente, pressione cinco."

Escrevendo um script atendente automatizado para fechamentos de negócios ou negócios

Se sua empresa fechar após um determinado tempo ou nos fins de semana e ninguém estiver disponível para atender ou ajudar seus chamadores, crie uma saudação de atendente automatizada após o horário comercial. Diga a seus chamadores antecipadamente que o negócio está fechado e, no final, peça que liguem de volta. Lembre -se de incluir suas horas normais de operação. 

Deixando uma mensagem de telefone profissional

O correio de voz é uma parte padrão de quase todos os sistemas telefônicos de classe empresarial, e saber como deixar um correio de voz profissional, adição de mensagem para responder a uma reflexão positiva em sua empresa. Todos os funcionários que usam o telefone como parte de seu trabalho devem saber como deixar uma mensagem de telefone profissional.