10 etapas críticas a serem incluídas em um plano de projeto

Um plano de projeto é o culminar do planejamento meticuloso por um gerente de projeto. É o documento mestre que orienta como um projeto será executado, de acordo com as intenções do gerente para cada faceta -chave do projeto. Embora os planos do projeto diferem de empresa para empresa, existem dez elementos críticos ou etapas que devem ser incluídas em um plano de projeto eficaz para evitar confusão e improvisação forçada durante a fase de execução do projeto.

Objetivos do projeto

As metas do projeto são definidas em uma carta do projeto, mas elas devem ser incluídas no plano do projeto também para explicar melhor os objetivos do projeto ou incluir a carta como um apêndice. Não importa como um gerente de projeto opte por incorporar as metas no plano do projeto, o importante é manter um link claro entre o primeiro documento chave do projeto e o segundo documento do projeto, seu plano de projeto, seu plano de projeto.

Escopo do projeto

Como as metas do projeto, o escopo é definido na Carta e deve ser refinado ainda mais no plano do projeto pelo gerente do projeto. Ao definir o escopo, o gerente do projeto pode começar a mostrar como será o objetivo do projeto ou o produto acabado. Se o escopo não estiver definido, poderá ser expandido ao longo do projeto e levar a excedentes de custos e prazos perdidos.

Por exemplo, se você está liderando uma equipe de marketing para criar um folheto para a linha de produtos de uma empresa, deve denotar quantas páginas serão e fornecer exemplos de como o produto acabado pode parecer.

Para alguns membros da equipe, um folheto pode significar duas páginas, enquanto outros podem considerar dez páginas para serem adequadas. Definir o escopo pode colocar toda a equipe na mesma página no início.

Marcos e grandes entregas

As principais conquistas para um projeto são chamadas de marcos e os principais produtos de trabalho são chamados de grandes entregas. Ambos representam os grandes componentes do trabalho em um projeto. Um plano de projeto deve identificar esses itens, defini -los e estabelecer prazos para sua conclusão.

Se uma organização realiza um projeto para desenvolver um novo software, os principais entregas poderão ser a lista final de requisitos de negócios e como implementá -los.

Seguindo isso, o projeto pode ter marcos para conclusão do projeto, teste do sistema, teste de aceitação do usuário e data de lançamento do software. Esses marcos têm produtos de trabalho associados a eles, mas são mais sobre os processos do que os próprios produtos.

Milestone e Principais prazos de entrega não precisam ser datas exatas, mas quanto mais preciso, melhor. Datas precisas ajudam os gerentes de projeto a quebrar as estruturas de trabalho com mais precisão.

Nesta fase do plano, você estará criando marcos para que você possa tomar entregas grandes ou de alto nível e dividi-los em pequenas entregas, que podem ser descritas na próxima etapa.  

TrabalhoDemolirEstrutura

Uma estrutura de quebra de trabalho (WBS) desconstrói os marcos e as principais entregas em um projeto em pedaços menores para que uma pessoa possa receber responsabilidade por cada faceta. Ao desenvolver a estrutura de detalhamento do trabalho, o gerente do projeto considera muitos fatores, como os pontos fortes e fracos dos membros da equipe do projeto, as interdependências entre as tarefas, os recursos disponíveis e o prazo geral do projeto.

Os gerentes de projeto são os responsáveis ​​pelo sucesso do projeto, mas não podem fazer o trabalho sozinho. A WBS é uma ferramenta que o gerente do projeto usa para garantir a responsabilidade no projeto, porque diz ao patrocinador do projeto, membros da equipe do projeto e partes interessadas que são responsáveis ​​pelo que. Se o gerente do projeto estiver preocupado com uma tarefa, eles sabem exatamente com quem se encontrar com essa preocupação.

Orçamento

O orçamento de um projeto mostra quanto dinheiro é alocado para concluir o projeto. O gerente do projeto é responsável por dispersar esses recursos adequadamente. Para um projeto que possui fornecedores, o gerente de projeto garante que as entregas sejam concluídas de acordo com os termos do contrato, prestando atenção especial à qualidade. Alguns orçamentos do projeto estão vinculados ao plano de recursos humanos.

É importante estabelecer o custo para cada marco e entrega, analisando quanto tempo é necessário, e o custo da mão -de -obra envolvido para concluir as tarefas. O custo do projeto está ligado a quanto tempo leva o projeto, que remonta ao escopo do projeto. O escopo, marcos, tarefas e orçamento devem estar alinhados e realistas. 

Plano de Recursos Humanos

O Plano de Recursos Humanos mostra como o projeto será pessoal. Às vezes conhecido como plano de pessoal, o Plano de RH define quem estará na equipe do projeto e quanto de um tempo se compromete com. Ao desenvolver esse plano, o gerente do projeto negocia com os membros da equipe e seus supervisores sobre quanto tempo cada membro da equipe pode se dedicar ao projeto. Se for necessária uma equipe adicional para consultar o projeto, mas faz parte da equipe do projeto, isso também está documentado no plano de pessoal. Novamente, os supervisores apropriados são consultados.

Plano de gerenciamento de riscos

Muitas coisas podem dar errado em um projeto. Ao antecipar todos os desastres possíveis ou soluços menores é um desafio, muitas armadilhas podem ser previstas. No plano de gerenciamento de riscos, o gerente do projeto identifica riscos para o projeto, a probabilidade de esses cenários acontecerão e estratégias para mitigá -los. Para formular esse plano, o gerente do projeto busca a contribuição do patrocinador do projeto, equipe do projeto, partes interessadas e especialistas internos.

Estratégias de mitigação são implementadas para riscos que provavelmente ocorrerão ou tenham altos custos associados a eles. Riscos que é improvável que ocorram e aqueles que tenham baixos custos são observados no plano, mesmo que não tenham estratégias de mitigação.

Plano de comunicação

Um plano de comunicação descreve como um projeto será comunicado a vários públicos. Assim como a estrutura de detalhamento do trabalho, um plano de comunicação atribui a responsabilidade por concluir cada componente a um membro da equipe do projeto.

Nesta etapa, é importante descrever como os problemas serão comunicados e resolvidos dentro da equipe e com que frequência a comunicação será feita à equipe e às partes interessadas ou ao chefe. Cada mensagem tem um público pretendido. Um plano de comunicação ajuda os gerentes do projeto a garantir que as informações certas cheguem às pessoas certas no momento certo.

Plano de gerenciamento de partes interessadas

Um plano de gerenciamento de partes interessadas identifica como as partes interessadas serão usadas no projeto. Às vezes, as partes interessadas só precisam receber informações. Que pode ser resolvido no plano de comunicação. Se for necessário mais das partes interessadas, um plano de gerenciamento de partes interessadas descreve como será obtido.

Plano de gerenciamento de mudanças

Um plano de gerenciamento de mudanças estabelece uma estrutura para fazer alterações no projeto. Embora os gerentes de projeto tendam a querer evitar mudanças no projeto, às vezes são inevitáveis. O plano de gerenciamento de mudanças fornece protocolos e processos para fazer alterações. É fundamental para a responsabilidade e a transparência que os patrocinadores do projeto, os gerentes de projeto e os membros da equipe do projeto seguem o plano de gerenciamento de mudanças.