Operando um programa de cartão de compras

O cartão de compras, ou P-Card, é uma forma de cartão de crédito da empresa emitido para funcionários que podem adquirir bens e serviços sem precisar processar a transação através do procedimento tradicional de compra, como usar requisições de compra ou pedidos de compra ou pedidos.

Existem vários programas de cartões de compras diferentes; Alguns envolvem apenas o uso de fornecedores aprovados pela empresa, enquanto outros permitem que qualquer fornecedor seja usado. As compras feitas por um funcionário usando um cartão de compras geralmente são pequenas e baixas de valor. Muitas reações negativas sobre os programas de cartões de compras são direcionadas especificamente para o abuso do cartão pelos funcionários. No entanto, os benefícios dos programas de compras são muito maiores que os riscos e custos envolvidos na operação do programa.

Benefícios dos cartões de compras

O governo dos Estados Unidos constatou que as compras abaixo de US $ 2.500 incluíam apenas 2 % dos gastos gerais do governo, mas representaram 85 % todas as compras. Como os custos administrativos dessas pequenas compras geralmente excediam os gastos com dólares reais, o uso de cartões de compras aumentou em muitos departamentos governamentais. Uma agência governamental, o Departamento de Comércio, estimou que o uso de cartões de compras os salvou mais de US $ 22 milhões por ano em custos administrativos e a redução no tempo de processamento de compra. O uso dos cartões permitiu que os departamentos de compra concentras.

Implementando controles internos

O abuso de cartões de compras é o título News, mas esses abusos, especialmente nos departamentos governamentais, geralmente mostram um alto valor em dólares que é, no entanto, menos da metade de um por cento do gasto total. Ainda assim, o abuso ocorre, mas pode ser controlado pela implementação de controles internos adequados para reduzir o desperdício e o abuso.

A forte direção de gerenciamento é crucial para um programa de cartão de compras bem -sucedido. A gerência deve definir claramente o que são os usos permitidos para o cartão e definir e impor penalidades por inadimplência, fraude e abuso de inadimplência de pagamento. Obviamente, os procedimentos e recursos de back office devem estar em vigor para implementar os controles. Se não houver recursos suficientes para monitorar e lidar com os abusos de cartões de compras, os abusos continuarão e aumentarão, pois a falta de comprometimento no programa é vista por seus usuários.

Quem recebe um cartão?

Outro negativo visto nos programas de cartões de compras é que as empresas pensam que precisam dar cartões a todos os seus funcionários que fazem compras. Este não é o caso; recebendo um cartão de compras está sendo dado confiança. Uma empresa deve poder confiar no usuário do cartão, pois está de fato gastando o dinheiro da empresa. Deve haver um processo de aprovação em que os funcionários precisem ser selecionados, revisados ​​e aprovados. Se um funcionário tiver crédito ruim, deve receber um cartão de compras da empresa?

Impondo limites de gastos

Como qualquer cartão de crédito, deve haver um limite de crédito para o usuário. As empresas de cartão de crédito dão aos portadores do cartão um limite com base em sua capacidade de pagar. Para os titulares de cartões de compras, as empresas devem dar aos portadores de cartão um limite de gastos que é apropriado à sua posição e seus prováveis ​​gastos. Por exemplo, uma pessoa empregada como analista de TI só pode ser obrigada a comprar tinta de impressora e pequenos periféricos de computador, que podem totalizar apenas algumas centenas de dólares por ano. O limite de gastos para esse funcionário deve refletir isso, e ele não deve receber um limite de gastos gerais de US $ 2.500 que possa ser dado a todos os funcionários da TI. Os limites de gastos devem ser revisados ​​de forma periódica, para que um nível apropriado seja dado aos funcionários com base em seus gastos reais.