Organizações sem fins lucrativos substituindo funcionários por voluntários

É muito tentador em tempos difíceis cortar as posições pagas da equipe e transformar essas posições em voluntárias. Usando voluntários para executar tarefas ou trabalhos que, de outra forma.

Mas é certo? Funciona? Quais são as armadilhas ou benefícios? Aqui estão algumas dicas para fazer isso certo:

Não deite a equipe que pretende substituir um voluntário

Se você deitar a equipe paga para trazer um voluntário, poderá causar problemas para si mesmo. Essa ação está obrigada a fazer com que outros funcionários pagos tenham medo de suas posições e de ressentir e resistir a trabalhar com voluntários, temendo que eles possam aceitar seus empregos.

No entanto, quando houver atrito natural ou uma reorganização geral, use essa oportunidade para repensar como sua organização é configurada. Pense em como você pode reconfigurar trabalhos para que alguns deveres possam ser feitos por voluntários.

Por exemplo, você acabou de promover sua recepcionista a uma posição de assistente administrativa trabalhando com o diretor de desenvolvimento. Isso deixa o trabalho da recepcionista aberto. Talvez um voluntário possa cobrir essas tarefas.

Algumas organizações podem optar por limitar as horas em que estão abertas ao público a cinco por dia (10 a.m.- 3 p.m.) e use voluntários para lidar com a recepção. Eles têm um voluntário diferente a cada dia. Esse voluntário atende o telefone, cumprimenta os visitantes e executa uma variedade de tarefas administrativas bem definidas e documentadas. No final do dia, o voluntário usa um formulário para resumir as coisas importantes que ocorreram naquele dia e quaisquer problemas que possam precisar ser resolvidos pelo voluntário do dia seguinte.

Essa abordagem pode funcionar para uma organização que tem a maioria dos bugs funcionou e se os voluntários são felizes e leais. Além disso, você precisaria de voluntários treinados suficientes para ter alguns voluntários adicionais no escritório que cuidam de outras tarefas do escritório, ajudando a organização ainda mais.

Não use voluntários para as tarefas de rotina

Muitos voluntários ficam felizes em fazer trabalhos administrativos, tiram correspondências da porta ou fazem recados. No entanto, sempre que houver uma tarefa que sua equipe realmente gostaria de fazer, mas não tem tempo para empreender, pense em usar um voluntário.

Um voluntário pode atuar como coordenador voluntário, ajudar a escrever subsídios ou pesquisas concedendo recursos. Eles podem ser responsáveis ​​por um boletim informativo, treinar outros voluntários ou até a equipe, planejar e implementar eventos especiais ou por uma série de outras coisas. Pense criativamente e procure voluntários que tenham talentos ou experiência especiais.

Considere encontrar e usar voluntários "qualificados"

Voluntários qualificados geralmente são especialistas nas áreas em que uma organização sem fins lucrativos não é. Tais áreas incluem finanças, recursos humanos e marketing. Esses voluntários qualificados são frequentemente funcionários em empresas. Como parte do programa de responsabilidade social corporativa de seu empregador, eles recebem tempo de suas empresas para passar um tempo trabalhando com organizações sem fins lucrativos.

Também existem voluntários qualificados entre os empregos que podem estar muito interessados ​​em manter suas habilidades nítidas e adicionar aos seus currículos.

Voluntários qualificados não podem substituir os funcionários, mas podem substituir a terceirização cara e consultores externos. Eles podem ajudá -lo a reorganizar, conduzir uma auditoria organizacional, desenvolver os dados necessários para ajudar o conselho a tomar decisões organizacionais, encontrar maneiras de economizar dinheiro em serviços essenciais ou ajudar a equipe a se concentrar no que é mais importante em seus empregos.

Muitas organizações sem fins lucrativos não usam voluntários qualificados-também chamados pro bono trabalho-como frequentemente como deveriam. Pergunte às suas fundações corporativas locais se elas têm um programa de voluntariado qualificado ou solicite uma concessão pro bono através da Taproot Foundation.

A Corporação para o Serviço Nacional e Comunitário tem um kit de ferramentas para ajudar as organizações sem fins lucrativos a se prepararem para usar voluntários baseados em habilidades. Você também pode postar suas aberturas para voluntários com habilidades profissionais no Catchafire, um serviço de correspondência on -line.

Não tolere um sistema de castas em seu escritório

Em alguns escritórios sem fins lucrativos, há gerentes ou funcionários pagos que saem para almoçar diariamente, enquanto a equipe de escritório e os voluntários comeram sanduíches de salada de ovos na sala de descanso, enquanto isso segurava o forte até que os gerentes retornassem. Que maneira de fazer com que a equipe e os voluntários se sintam como cidadãos de segunda classe. Encontre maneiras de ser inclusivo e faça com que todos sintam que são vitais para algo muito importante.

Aja rapidamente quando eles mostram interesse

Os voluntários têm muitas oportunidades em muitas organizações. Aja rapidamente quando eles mostrarem um interesse pelo seu, ou eles irão para outro lugar. É comum que os voluntários em potencial recebam uma verificação ruim por organizações sem fins lucrativos. O gerente voluntário é surdo com o que o voluntário diz sobre o tempo disponível (sentir-se oprimido é uma razão frequente para o voo voluntário como se sentir subutilizado), ou o voluntário recebe uma entrevista superficial que não descobre as habilidades e experiências que Pode ser pistas para resolver o voluntário em uma situação gratificante.

Mantenha a mente aberta

Sim, você pode ter uma lista de funções básicas que está sempre comprando, mas quando sua entrevista revela outras possibilidades, não seja vinculado por precedentes e regras. Não hesite em criar um trabalho voluntário que se encaixe nessa pessoa, seus talentos e interesses. Você pode aliviar um funcionário pago de alguma tarefa e mudar para um voluntário. Isso deve permitir à sua equipe paga o tempo para gastar tempo em outras tarefas prementes. No entanto, nunca deve expor uma pessoa paga à possível perda de empregos.

O ponto principal é que não é para o benefício de ninguém cortar custos deliberadamente cortando a equipe e substituindo -os por voluntários, mas pode haver maneiras criativas de permitir que os voluntários preencham algumas funções se você fizer isso saborosamente.