Planejamento de reunião - organização de convenções e conferências

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Dica: Incorpore novas tecnologias emergentes aos eventos

Os participantes do MPI WEC percorreram uma tela nebulosa do logotipo MPI para a recepção de abertura do MPI WEC 2008, os participantes percorreram uma tela nebulosa do logotipo do MPI ao chegar pela primeira vez no MPI WEC 2008 recepção de César's Las Vegas. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

Dicas de planejamento de eventos por trás do evento no MPI WEC 2008

Os planejadores de reuniões e eventos estão sempre procurando por novas dicas de planejamento de eventos, seja para usar na próxima reunião ou simplesmente saber o que os outros estão fazendo para que possam validar algumas de suas abordagens.

Isso ocorre porque os planejadores de reuniões e eventos organizam muitas reuniões, e a conferência ou congresso anual é um excelente programa que também requer muitas idéias de planejamento de reuniões.

Com isso em mente, parece apropriado revisar algumas das idéias de planejamento de reuniões e dicas de planejamento de eventos que são usadas por uma das principais associações da profissão: os profissionais de reunião International (MPI) organizam inúmeras convenções ao longo do ano. As dicas de planejamento de eventos a seguir são baseadas no Congresso MPI World Education, realizado em Las Vegas, agosto de 2008.

Ao planejar uma convenção, os planejadores de reunião consideram como incorporar uma variedade de novas tecnologias emergentes para o programa. MPI usou uma tela de nevoeiro.

As possibilidades imaginadas para a tecnologia de tela de nevoeiro, uma nova tecnologia emergente, incluem a projeção de logotipos, mensagens e outras imagens corporativas. Os planejadores de eventos e reuniões devem saber sobre tecnologias futuras e como/quando usá -las em vários programas.

Como parte da recepção de abertura do MPI WEC, de 2008 patrocinada por reuniões pelo Harrah's no César's Palace, Las Vegas, os participantes percorreram uma tela de nevoeiro do logotipo do MPI ao entrar na recepção de coquetel de abertura. O objetivo do Palácio de César era mostrar como eles podem mudar o ambiente de uma sala estática, explicou Reina Herschdorfer, diretora executiva de catering/convenções e eventos para o palácio de Caesar.

A tecnologia FogScreen é uma tecnologia emergente que está seca, para que os participantes e o hóspede não passem pelo nevoeiro e se molhem.

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Dica: Lista de verificação de planejamento de eventos para incluir reuniões antes do evento por todas as partes

O chef executivo de César realiza uma reunião de chef antes de abrir a recepção para a recepção de abertura do MPI WEC 2008, o Chef Executivo realizou uma reunião com chefs de eventos para repassar seus papéis e responsabilidades 3 horas antes do evento. (c) 2008 Rob Hard / RH Communications, Inc.

Os locais têm sua lista de verificação de planejamento de eventos para garantir atividades suaves para eventos e reuniões especiais antes da execução de um programa.

Como parte da lista de verificação de planejamento de eventos, os planejadores de eventos e reuniões realizam uma reunião final de Walk-through ou pré-conferência ("Pre-Con") com gerentes de conferência, incluindo serviços de catering. É um momento em que os planejadores de eventos visualizarão o progresso da produção e a configuração, a comida e a bebida e farão solicitações para quaisquer alterações antes do evento.

O local em si também realiza reuniões com sua equipe e indivíduos responsáveis ​​pela execução do evento. O chef executivo do Ceasar's Palace, Las Vegas, realizou sua reunião com chefs responsáveis ​​pelas atividades de serviços de catering na recepção de abertura do MPI WEC 2008.

Quatro estações foram criadas para servir seis itens quentes diferentes, e uma barra de escultura de gelo foi criada para servir sete tipos diferentes de sushi.

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Dica: as recepções de coquetel da convenção devem impressionar os sentidos

O palácio de Caesar transforma espaço com imagens, músicas, comida e elementos naturais reuniões de Harrahs hospedou a recepção de abertura do MPI WEC 2008 na Las Vegas, de Caesar,. O tema da noite foi "Be" e mostrou sua capacidade de transformar uma sala estática através de tecnologia, imagens, música, vidro, aço, materiais naturais e alimentos. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

É importante que os planejadores de eventos criem eventos especiais - incluindo recepções de coquetéis - que incorporam elementos que envolvem os cinco sentidos.

A recepção do coquetel no César's Palace, Las Vegas, transformou um salão de baile em um espaço que se transformou durante a noite. Com um orçamento de US $ 2 milhões, os planejadores da César e das reuniões de Harrah's, Las Vegas, trabalharam com produção, design, especialistas em catering e outros para demonstrar sua capacidade de mudar qualquer ambiente.

"Tivemos 180 minutos de imagens e músicas que mudaram a cada três ou quatro minutos", disse Reina Herschdorfer, diretora executiva de catering/convenções e eventos do César's Palace. Ela também fez os elementos na sala interativos com os visuais na tela. Quando as pétalas de rosas estavam na tela, as pétalas de rosas também encheram a sala. Também foi o caso do uso de outros elementos de eventos especiais, como bolhas. Ele reforçou a idéia de como a natureza e o abstrato trabalham juntos para criar um efeito psicodélico (um dos objetivos de Herschdorfer).

Herschdorfer também enfatizou a intenção de César de mostrar comida como um elemento de evento. "A comida é arte. É sobre os chefs e a beleza da comida ", acrescentou.

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Dica: Faça com que os participantes e os convidados se sintam únicos e especiais na chegada

Os funcionários de Mandalay Bay criaram uma linha de tapete vermelho para cumprimentar os participantes do MPI MPI WEC 2008 foram recebidos por mais de 200 funcionários da Mandalay Bay enquanto caminhavam para o centro de convenções e em direção à sessão de conferência de abertura. Cortesia de Mandalay Bay, Las Vegas

Uma linha do tapete vermelho é uma ótima maneira de fazer com que os participantes se sintam únicos e especiais à medida que chegam para reuniões e outros eventos especiais.

Uma linha de tapete vermelho foi criado pela administração e equipe em Mandalay Bay, Las Vegas, para receber os participantes ao se aproximar da sessão geral de abertura.

Era evidente que a sessão de torcida de uma hora foi apreciada pelos participantes. E criar um elemento que surpreende agradavelmente planejadores de eventos é uma declaração em si mesma.

Criar uma linha de tapete vermelho é mais fácil do que a maioria pode pensar. É simplesmente uma questão de ter indivíduos suficientes afiliados ao evento para estar disponível durante o tempo em que os convidados chegam. Mandalay Bay simplesmente telefonou para vários departamentos por e -mail e a equipe ficou animada em participar.

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Dica: os líderes da organização prepararam o cenário para a agenda de reuniões em comentários de abertura

Bruce Macmillan, do MPI, descreveu o futuro das reuniões no MPI WEC 2008 Bruce Macmillan, presidente e CEO da MPI, abriu a conferência MPI WEC 2008, com tema "Seu futuro está mostrando.". (c) 2008 Rob Hard / RH Communications, Inc.

Para iniciar convenções, espera -se que os líderes entrem uma mensagem sobre a agenda da reunião do evento durante as observações de abertura durante a primeira sessão geral.

Ao estabelecer a agenda da reunião para um congresso ou conferência, os planejadores de eventos e reuniões precisam usar a sessão geral de abertura para que os líderes reforcem as mensagens objetivas e principais do programa.

Para o MPI WEC 2008 realizado em Mandalay Bay, Las Vegas, em agosto de 2008, Macmillan destacou a ênfase do Congresso no conhecimento profissional, o uso da tecnologia para enriquecer as reuniões (não substituí -lo) e sua visão de que o futuro da indústria continuará a crescer.

É importante garantir que a mensagem seja apropriada para quem participa do evento e que seja direcionado aos interesses daqueles que frequentam - incluindo onde eles vivem. Mais de 4.500 frequentaram o MPI WEC, a maior participação na história do MPI. Macmillan referenciou as iniciativas globais da MPI e forneceu exemplos de tendências globais.

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Dica: os líderes do conselho devem destacar as realizações nas sessões de abertura

A presidente da MPI 2007-2008, Angie Pfeiffer, destaca os imperativos estratégicos da MPI MPI 2007-2008 Presidente Angie Pfeiffer aborda os participantes do MPI WEC 2008 enquanto fecha seu ano de liderança para a associação. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

Para convenções anuais e congressos, é importante que os líderes do conselho destacem as realizações e objetivos anteriores.

Espera -se que a liderança da organização destace as realizações anteriores à medida que preparam o cenário para o próximo ano. Angie Pfieffer, 2007-2008 Presidente da MPI, destacou imperativos estratégicos que foram estabelecidos para MPI durante seu mandato.

O MPI redefiniu seus imperativos estratégicos para a indústria de reuniões durante o ano anterior, e Pfeiffer destacou o seguinte:

• Evoluir para uma comunidade global
• Reimaginar os relacionamentos comerciais com os capítulos
• Elevar a conversa e a experiência do membro
• Construa uma ótima organização

Ao apresentar as realizações da organização, oferece aos membros e outras partes interessadas a oportunidade de entender as principais iniciativas e objetivos. É relevante em todas as indústrias e reuniões.

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Dica: incorporar elementos de entretenimento corporativo na agenda da convenção

A MPI contratou Nathan Burton para entreter os participantes e apresentar Larry Luteran, presidente do MPI 2008-2009, foi introduzido magicamente para os participantes do MPI WEC 2008 pelo mágico de Las Vegas Nathan Burton. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

É importante para conhecer os planejadores de incorporar entretenimento corporativo na agenda da convenção - isso ajuda a interromper as apresentações formais.

Ao planejar uma convenção, é importante incorporar elementos da comunidade local ao tema sempre que possível. Como o Congresso estava em Las Vegas, os organizadores do MPI WEC 2008 tinham uma gama completa de opções.

A sessão geral de abertura foi agendada por duas horas; portanto, para ajudar a interromper a formalidade das apresentações, temas e entretenimento locais foram incorporados à agenda.

O mágico de Las Vegas, Nathan Burton, entreteve os participantes e concluiu o entretenimento corporativo, com o presidente de 2008-2009, Larry Luteran, aparece magicamente em frente à platéia para sua apresentação.

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Dica: a abertura de sessões gerais devem deixar os participantes energizados

O MPI WEC 2008 contratou o Drum Cafe para excitar os participantes do Congress Drum Cafe entretou os participantes no MPI WEC 2008 Sessão Geral de Abertura (Lei de Fechamento). Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

Uma sessão geral de abertura eficaz deve incluir uma variedade de palestrantes e entretenimento para manter a atenção dos participantes, especialmente para sessões mais longas.

As observações de encerramento da sessão geral de abertura foram seguidas por uma apresentação do Drum Cafe, conhecida por fornecer a equipe de construção e entretenimento interativo de bateria.

Drum Cafe usa bateria africana e percussão para energizar o público. E, embora o MPI incorporasse seu desempenho, alguns planejadores de eventos incorporam esse tipo de desempenho como uma experiência prática para grupos (dando aos participantes sua bateria).

Drum Cafe se apresentou por mais de uma hora, enquanto algumas pessoas ficaram para ouvir e outras ouviram a energia da sala de sessão geral enquanto passavam pelas portas pelo corredor principal.

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Dica: toda convenção inclui uma exposição com estandes de feiras

MPI WEC 2008 incorporou uma exposição de quase 600 expositores MPI WEC 2008 Exhibition. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

Quase todo congresso ou convenção incorpora uma feira ou sala de exposições como parte da agenda.

A Expo oferece uma oportunidade para os fornecedores e patrocinadores do setor se encontrarem com os participantes da convenção.

As exposições tradicionais podem ser vistas mais como um "mercado", se convenções e conferências limitarem as horas em que uma sala de exposições estiver aberta - e evite agendar sessões educacionais durante esse período - para que os expositores possam maximizar seu tempo com participantes importantes.

Uma exposição ajudará a subscrever o custo da convenção geral e fornecerá receita operacional para os organizadores da associação.

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Dica: determinar tópicos de desenvolvimento profissional por habilidade e nível de público

MPI WEC 2008 Sessões estruturadas de fuga por 13 habilidades e 3 níveis Andrea "Sid" Curtis, diretor de arte dos Serviços AV Freeman, co-apresentou com Bob Walker, vice-presidente de Serviços Criativos, Avw-Telav, Inc., Sobre o uso eficaz de design cênico, iluminação e áudio para aprimorar a experiência de reunião no MPI WEC 2008. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

Os organizadores da conferência determinam tópicos de seminários para desenvolvimento profissional que consideram o nível de habilidade dos participantes e os interesses de desenvolvimento.

MPI determinou tópicos de seminários por nível do público, incluindo iniciantes, intermediários e avançados. Então, o MPI organizou sessões de fuga em 13 famílias de habilidades para ajudar os participantes a otimizar sua experiência educacional:

• Análise-Processo-Decisão
• Gestão de negócios
• Comunicação
• Educação e Desenvolvimento de Conteúdo
• Gestão financeira
• Relações/relacionamentos interpessoais
• Relações Internacionais
• Marketing
• Gerenciamento de reuniões
• Gestão de Pessoas
• Gerenciamento de projetos/planejamento de trabalho
• Estratégia
• Tecnologia

O MPI forneceu aos participantes uma opção para agendar sessões on -line, categorizando sessões por famílias de habilidades e níveis de público.

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Dica: as idéias de captação de recursos devem evoluir em torno de reuniões anuais

A MPI Foundation realiza um evento de captação de recursos no House of Blues, Las Vegas, mais de 1.000 participou do evento de captação de recursos "Rendezvous" em House of Blues, Las Vegas, para MPI WEC 2008. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

Os planejadores de reuniões e eventos devem criar eventos de captação de recursos como parte de uma conferência ou convenção anual para maximizar o valor de captação de recursos.

Talvez a melhor maneira de energizar uma base de captação de recursos seja realizar um evento especial de captação de recursos durante o Congresso Anual ou Convenção. Afinal, este é o momento em que as pessoas têm os tópicos e questões da causa de captação de recursos, no topo da mente.

Para o MPI WEC 2008, a idéia do evento de arrecadação de fundos incluiu uma noite de comida, bebidas e música ao vivo na House of Blues em Mandalay Bay, Las Vegas. O evento também incluiu o Detroit Metro Convention and Visitores Bureau como patrocinador do título, além de vários outros patrocinadores contribuintes para ajudar a subscrever custos.

Os preços antecipados dos ingressos foram fixados em US $ 110 (USD) e os ingressos no local foram de US $ 125 (USD). Mais de 1.000 participantes ingressaram no evento - cerca de 25% de todos os participantes.

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Dica: Discussões de Mesa Redonda de Negócios oferecem aos participantes tópicos abertos

Os participantes lideram o processo de facilitação do workshop para discutir tópicos do setor MPI WEC 2008 Conversas organizadas de café, discussões de mesa redonda onde tópicos e moderadores não são pré-determinados. Os participantes são incentivados a sediar uma discussão com base em um tema geral e os interessados ​​podem participar. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

Embora as conversas com café possam parecer novas para alguns no setor de eventos, essas discussões de mesa redonda surgiram de reuniões na indústria de alta tecnologia.

As conversas com café são discussões informais de mesa redonda, onde os tópicos e moderadores não são pré-determinados, explicou Brooke Bode, diretor de gestão do conhecimento da MPI, Dallas. "Ele permite que os participantes aprendam com seus colegas", acrescentou Bode.

Para o MPI WEC 2008, seis temas diferentes de discussão da mesa redonda foram identificados participantes do Congresso para se inscrever e/ou liderar mesas redondas de negócios, incluindo:

• The Green Cafe (reuniões verdes)
• Estratégia Spot Cafe (formatos de reunião e reuniões estratégicas)
• Cafe Futura (tendências/tecnologia futuras)
• The Bridge Cafe (diferenças geracionais/culturais)
• Cafe Internationale (Reuniões Internacionais)
• Cafe Potpourri (tópicos diversos)

A facilitação do workshop é liderada pelos participantes e oferece aos participantes uma alternativa ao formato usual das sessões de reunião e seminários.

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Dica: Incentive o apresentador da convenção do próximo ano para patrocinar na convenção deste ano

MPI WEC 2009 Host Salt Lake Convention & Visitores Bureau patrocinado 2008 Almoço 2009 MPI Educação mundial Host City Salt Lake City patrocinou um almoço MPI WEC 2008 e promoveu sua cidade e programa. (c) Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Ao planejar uma convenção, o melhor momento para garantir a retenção de participantes para futuras convenções é promover essa mensagem durante este ano.

Os planejadores de reunião entendem a importância de manter os participantes e/ou membros da organização sentindo que seu tempo é bem gasto participando de uma convenção ou Congresso. Um dos objetivos é garantir que os participantes retornem para a convenção do próximo ano.

Os organizadores do MPI WEC 2008 deram visibilidade principal a Salt Lake City, a cidade anfitriã selecionada para o MPI WEC 2009. Um almoço sentado foi servido no último dia da convenção, patrocinado pelo Bureau de Convenção e Visitantes de Salt Lake City. Ele permitiu que as autoridades de turismo de Salt Lake City destacassem os pontos fortes competitivos para seu destino, incentivando os participantes a querer experimentar o evento do próximo ano.

Esse tipo de patrocínio de convenções também foi valioso para Salt Lake City, porque eles foram capazes de fazer um discurso informal a todos os profissionais de reunião que também são os principais tomadores de decisão na seleção de locais e destinos para vários programas ao longo do ano.

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Dica: as recepções noturnas de fechamento devem ser tão memoráveis ​​quanto as recepções de abertura

MPI WEC 2008 incluiu uma festa na praia em Mandalay Bay Mandalay Bay Beach Party no MPI WEC 2008. Cortesia de MPI e Tkatchphoto.com

As convenções devem incorporar uma recepção noturna de encerramento, dando aos participantes a chance de interagir e discutir tópicos do evento. Selecione um evento divertido.

As oportunidades de networking são tão importantes quanto os elementos profissionais de educação e exposição de uma convenção ou congresso. Como a maioria das pessoas tende a pular eventos de fechamento, é importante que a recepção noturna de encerramento deixe os participantes se sentindo animados e energizados pelo processo -- Se você quer que as pessoas fiquem por isso.

Os planejadores de eventos e reuniões devem identificar um evento ou tema relacionado ao destino e local onde o evento é realizado. MPI WEC 2008 realizou sua recepção de encerramento na praia em Mandalay Bay, Las Vegas.

MGM Mirage e Mandalay Bay patrocinaram a recepção noturna de encerramento do MPI WEC 2008, junto com a Casa de Blues. Os planejadores de eventos e reuniões devem criar oportunidades para alavancar os patrocínios do local para ajudar a subscrever eventos especiais da convenção, incluindo as recepções noturnas de encerramento.

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Dica: as idéias criativas podem envolver os participantes da convenção para lançamentos de novos produtos

MGM CityCenter Vegas criou uma réplica de castelo de areia para os participantes do MPI CityCenter Las Vegas, da MGM Mirage, usou seu patrocínio do MPI WEC 2008 Recepção noturna de Mandalay Bay para promover seu mais recente projeto. Cortesia do MGM CityCenter, Las Vegas

Os lançamentos de novos produtos acontecem o tempo todo em convenções. A chave para um lançamento bem -sucedido de produto é envolver de forma criativa a imaginação dos participantes.

Com centenas de expositores e fornecedores presentes em convenções e congressos, muitos usam isso como uma oportunidade de promover um novo lançamento de produto ou reintroduzir os participantes a seus produtos e serviços.

A MGM Mirage patrocinou a recepção noturna de encerramento do MPI WEC 2008 e usou o evento como uma oportunidade de mostrar o projeto MGM CityCenter Vegas. Com um tema de recepção noturna de encerramento em torno de "Beach Party", o MGM CityCenter Vegas criou uma réplica de castelo de areia do projeto que está programado para abrir no final de 2009.