As práticas de gerenciamento de reuniões ajudam a melhorar a produtividade

Passamos muito de nossas vidas de trabalho em reuniões. Em muitos casos, as más práticas de gerenciamento de reuniões resultam no uso improdutivo do tempo dos participantes. Em um artigo relacionado, oferecemos orientações sobre como transformar cinco cenários de reunião comuns em eventos produtivos. Aqui estão idéias adicionais para apoiar o fortalecimento da utilidade, produtividade e impacto das reuniões.

Chave de gerenciamento de reuniões - Stand Pat

Alguns gerentes empregam um P.A.T. abordagem das reuniões, exigindo um PUrpose, um Agenda e um Timeframe. Armar os participantes com esses pontos críticos de contexto antes da sessão garante que as pessoas apareçam preparadas para participar e apoiar a intenção geral da reunião. Um p.A.T. O contorno ajuda a garantir uma sessão produtiva. 

Você deve ser capaz de definir o objetivo da reunião em 1 ou 2 frases no máximo. "Esta reunião é planejar a nova campanha de marketing" ou "Esta reunião é revisar a nova política do frete para lidar com devoluções."O objetivo ajuda a garantir que todos saibam por que estão lá, o que precisa ser feito e como orientar o progresso e dirigir para uma conclusão. 

Defina uma agenda. Liste os itens que você vai revisar/discutir/inspecionar. Gostamos de atribuir um limite de tempo a cada item da agenda (veja abaixo) e identificar a pessoa responsável por moderar a discussão. Defina um tempo de tempo; No mínimo, defina um horário de início e término. Também recomendamos definir uma duração para cada item na agenda. Estes devem totalizar o prazo geral da reunião.

Comece suas reuniões a tempo

Se você trabalha em uma daquelas culturas em que as pessoas entram em reuniões até cinco ou dez minutos após o horário de início programado, é hora de iniciar uma nova tendência. Uma empresa incentiva seus gerentes a fechar a porta no horário de início programado, e aqueles que estão atrasados ​​não podem participar. Embora isso possa ser mais draconiano do que você deseja agir, você não deve ter escrúpulos em levar a reunião à ordem, revisar o objetivo e confirmar as expectativas e o tempo.

Não espere que os retardadores apareçam. Quando alguém chegar atrasado, não volte e revise o que já foi coberto. Continue com seus tópicos de reunião. Isso será estranho para o retardado e melhorar as chances de ele chegar a tempo na próxima reunião. 

Se o organizador/patrocinador da reunião não aparecer a tempo, considere a reunião cancelada e volte ao trabalho. Um período de espera de cinco a sete minutos é razoável. As probabilidades são de que o organizador da reunião tenha uma dificuldade inesperada e prefere que você não perca seu tempo esperando por ele/ela. 

Mantenha a reunião sobre o tópico

Uma boa prática é atribuir a alguém o papel de manter todos no caminho certo durante a reunião. Com muita frequência, as discussões flutuam e depois se degradam para um redemoinho de opiniões, idéias, fatos e emoções. Em vez disso, atribua a função e informe a todos que esse indivíduo interromperá se e quando a discussão se desviar da agenda e item específico de discussão. Em algumas empresas, esse papel é referenciado como o "tráfego", em outras ", o goleiro do tópico."Independentemente do rótulo, o papel é extremamente útil para fortalecer a eficácia e a produtividade de suas reuniões.

Se surgirem tópicos adicionais que sejam fora de agenda, mas importantes para discutir, eles devem ser claramente capturados e colocados no "estacionamento" para consideração e discussão futura ou para uma reunião discreta. O proprietário da reunião se reserva o direito de permitir uma discussão divergente menor, se apoiar o objetivo geral da reunião. 

Mantenha e distribua notas/atas da reunião

Alguém, exceto o organizador da reunião, deve manter as atas da reunião. Uma boa gravação dos minutos incluirá:

• Hora da reunião, data, localização
• Descrição do propósito
• Cópia da agenda
• Lista de participantes e uma lista daqueles que não compareceram
• Uma listagem detalhada de conclusões, itens de ação, responsabilidades e datas para conclusão. Muitos participantes usam a agenda como um guia para listar as conclusões e ações. 
• Reunião de acompanhamento planejada se realmente necessário. 

Idealmente, distribua as notas da reunião o mais rápido possível após a conclusão da reunião e absolutamente dentro de um dia útil. As atas e as notas servem como um lembrete importante para os participantes, bem como uma fonte de informação para outras partes interessadas ou, para quem perdeu a reunião. Os minutos são uma ótima ferramenta para alavancar para lembrar as pessoas e as equipes de suas ações de acompanhamento comprometidas. 

A linha inferior

É possível que uma reunião resulte em um resultado positivo, ajudando a impulsionar projetos e pessoas adiante, apenas não conte com isso. Alguma diligência e fortalecimento deliberado de suas técnicas de gerenciamento de reuniões melhorarão suas chances de dirigir um ótimo resultado. 

Atualizado por Aart Petty