Como você pode se beneficiar de uma auditoria de projeto

Cada projeto pode se beneficiar de uma auditoria de tempos em tempos. Mas não se preocupe, não é tão assustador quanto parece. Uma auditoria do projeto é onde uma pessoa imparcial analisa seu projeto e fornece orientações sobre o que poderia ser feito de maneira diferente para melhorar suas chances de ser bem -sucedido. Este artigo explica tudo e leva você a como se preparar para uma auditoria de projeto.

Quão formal é uma auditoria de projeto

Uma auditoria do projeto é normalmente um exercício formal. O equivalente informal é normalmente chamado de revisão por pares. É aqui que um colega examina seu projeto e a documentação associada e oferece feedback sobre onde você deve gastar um pouco mais de tempo.

As auditorias do projeto são formais, pois geralmente têm um conjunto de perguntas definidas e são realizadas por alguém que faz esse tipo de coisa regularmente.

Quem realiza auditorias de projeto

A pessoa que faz a auditoria do seu projeto pode ser outro gerente de projeto (provavelmente alguém com muita experiência em projetos de execução), mas é mais provável que seja alguém do escritório do projeto que executa auditorias com frequência.

Será alguém que pode se considerar imparcial, para que não seja seu gerente de linha ou patrocinador do projeto. Pode até ser uma equipe de pessoas, dependendo do tamanho do projeto.

Como se preparar para uma auditoria do projeto

A primeira e principal coisa a se organizar é ter cópias da documentação do seu projeto para o auditor revisar. Se você tem um coordenador de projeto, peça que eles juntam um pacote de documentos (de preferência eletrônico). Você deve ter todas as suas informações facilmente acessíveis, mas mesmo se o fizer, esta etapa ainda pode levar algum tempo. No mínimo, verifique se você tem o plano do projeto, registro de risco, log de problemas, orçamento e cronograma disponível para o auditor.

Quem precisa estar envolvido

Isso depende do tipo de coisa que o auditor deseja olhar. Você, como gerente de projeto, terá que passar algum tempo com eles. Espere que os membros da sua equipe também sejam chamados para conversar com o auditor.

Lembre-se de que quanto mais tempo gasta trabalhando em tarefas relacionadas à auditor.

Quanto tempo leva uma auditoria de projeto

Não há período de tempo fixo para uma auditoria de projeto. Em grandes projetos, você descobrirá que leva muito mais tempo. Em pequenos projetos, o auditor pode ser feito dentro de algumas horas. Assim que você souber que seu projeto será auditado, pergunte à sua equipe de auditoria quanto tempo eles antecipam o trabalho deles.

O que a auditoria procura

Se a auditoria foi chamada por causa de uma preocupação específica, como falha em atingir alvos de qualidade, espere que ela sonda essa área profundamente. Uma auditoria de rotina analisará amplamente as diferentes áreas de gerenciamento de projetos e as entregas em que o projeto está trabalhando. Ele cobrirá o tempo, o custo e a qualidade do seu projeto e o engajamento das partes interessadas.

O objetivo da auditoria é descobrir se o projeto vai atingir seus objetivos ou não. Se o auditor sentir que, com base no desempenho atual, o projeto não atingirá esses objetivos, ele apresentará recomendações para ação.

As recomendações dependem do que é encontrado

As recomendações no relatório do auditor dependerão do que eles encontraram. Espere que eles sejam positivos e formulados de uma maneira que permita que você os adote facilmente. Eles devem ser práticos.

Em um extremo, o auditor pode recomendar que seu projeto esteja fechado, embora isso só acontecesse se eles achassem que não houvesse chance de que qualquer projeto de projeto a partir deste ponto entregasse qualquer tipo de valor para a organização.

Veja a auditoria do seu projeto como uma experiência positiva. Ele deve lhe dar um aviso precoce de qualquer sinais de que seu projeto está com problemas e é uma oportunidade de trabalhar com um profissional experiente do projeto. A implementação deles deve fazer de você, sua equipe e seu projeto mais bem -sucedidos, e isso só pode ser uma coisa boa.