Como escrever uma solicitação de proposta (RFP) e para citação (RFQ)

Depois de analisar seus requisitos de negócios e concluir sua pesquisa de fornecedores, você está pronto para iniciar o processo de seleção de carne e poto do fornecedor. Uma solicitação bem escrita de proposta (RFP) ou solicitação de cotação (RFQ) é a chave para selecionar o melhor fornecedor pelo melhor valor para sua empresa. Escrever qualquer tipo de solicitação não é difícil se você entender os objetivos e a função do documento.

Decida qual escrever

Um RFP é usado se a qualidade, o serviço ou o produto final será diferente de cada fornecedor que está respondendo.

Um RFQ é usado para commodities, serviços simples ou peças simples/não complicadas, com pouco ou nenhum espaço para a diferenciação de produtos ou serviços entre os fornecedores de resposta. Os pontos de negociação são estreitos, incluindo itens como cronogramas de entrega ou opções de embalagem.

Os objetivos de qualquer documento devem incluir:

• Obtendo propostas detalhadas para avaliar a resposta de cada fornecedor, para que os melhores interesses da sua empresa sejam atendidos em todas as frentes.
• Aproveitando a natureza competitiva do processo de seleção de fornecedores para negociar o melhor negócio possível.
• Garantindo que os interesses de todas as partes interessadas em sua empresa sejam atendidas e um consenso alcançado.
• Colocando sua empresa no controle de todo o processo de seleção de fornecedores e definindo as regras de seleção antecipadamente.
• Construindo a parceria entre você e o fornecedor desde o início.

Estruturando o RFP ou RFQ

A RFP ou RFQ deve ser estruturada de uma maneira que apresente de forma clara e sucinta suas necessidades ao fornecedor. Cada documento será diferente, dependendo do tipo de empresa e produto que você está procurando, mas existem algumas seções padrão que devem ser incluídas em qualquer RFP ou RFQ típico. Adaptar cada seção para suas necessidades individuais:

1. Detalhes de envio Forneça informações importantes para os fornecedores saberem como prazos, seu endereço de correspondência da empresa e uma pessoa de contato para obter perguntas e esclarecimentos.
2. Um Introdução e resumo executivo Fornece possíveis fornecedores uma breve visão geral da sua empresa e os requisitos para o seu produto ou serviço. Deve ser escrito depois que todo o documento terminar para facilitar para você resumir os pontos -chave.
3. A Visão geral dos negócios e fundo descreve seus negócios, produtos e setor de mercado. Isso ajudará os possíveis fornecedores a entender as necessidades que você está tentando preencher.
4. O especificações detalhadas deve ser a seção mais longa do documento. Para uma RFP, ela conterá as medidas e requisitos qualitativos que levarão a decisão de seleção. Para um RFQ, esta seção deve fornecer as medidas quantitativas que você está buscando na resposta do fornecedor. O critério de exemplo pode incluir desenhos de produtos, tolerâncias de engenharia, níveis de serviço, marcos, entregas e cronogramas, requisitos técnicos ou de negócios, funcionalidade de software e requisitos de hardware.
5. Pressupostos e Restrições Os fornecedores precisam ser informados de que estão listados nesta seção. Não ser franco e franco com o fornecedor abrirá a porta para a renegociação do acordo posteriormente e a possibilidade de forçar o relacionamento que você tem com seu fornecedor. Os possíveis tópicos incluem despesas de viagem, custos de atualização/modificação e direitos de licenciamento.
6. Qualquer termos e Condições do contrato deve ser listado para que o fornecedor faça uma resposta justa e honesta. Isso pode incluir opções de financiamento, duração do contrato, opções de renovação, garantias, multas de entrega, níveis de serviço, etc.
7. Critério de seleção sobre como você tomará sua decisão é a seção final. Algumas empresas preferem manter essas informações totalmente confidenciais, enquanto outras acreditam que isso ajudará os possíveis fornecedores a se concentrar no que é importante para sua empresa.

Distribuir aos fornecedores

Por fim, compor uma carta de apresentação e envie cópias do seu RFP ou RFQ para cada um dos fornecedores que você selecionou durante o seu processo de pesquisa. Verifique se as informações de contato apropriadas estão incluídas para fornecer assistência a qualquer fornecedor que precise.