Como escrever uma descrição de trabalho que seus voluntários vão adorar

Por que as descrições de trabalho voluntárias são tão importantes

Nenhum negócio ou organização sem fins lucrativos começaria a contratar pessoas antes que elas descobrissem o que precisavam. Eles escrevem descrições de trabalho em grande detalhe porque são as plantas para recrutar, gerenciar e reter funcionários.

O mesmo princípio se aplica a voluntários.

Uma ferramenta incrivelmente útil, a descrição do trabalho voluntário ajuda seus esforços de recrutamento de voluntários, a administração desse voluntário e a reter. Definir expectativas com uma descrição do trabalho deve ser o trabalho número um para qualquer gerente de voluntário.

Você pode recusar esse requisito, pensando que pode precisar escrever muitas descrições de emprego. Na realidade, você não precisará de descrições de trabalho para alguns de seus voluntários, particularmente aqueles que fazem uma tarefa única de complexidade limitada. Por exemplo, os voluntários que você recruta para inscrever os participantes em sua instituição de caridade anual provavelmente não precisa de nada além das instruções verbais no dia do evento. Os voluntários também não precisam muito mais para o seu dia de limpeza anual para reunir lixo ou puxar ervas daninhas.

No entanto, sua instituição de caridade provavelmente também possui vários empregos voluntários complexos de longo prazo, onde o treinamento especializado pode ser necessário. Nesses casos, faz sentido lidar com essas posições como você faria uma posição paga. Isso inclui uma descrição detalhada do trabalho que você pode usar para recrutar esses voluntários. A descrição do trabalho também pode ser útil quando você avalia os voluntários, ajudando vocês a se lembrarem do que é o trabalho.

Cada descrição do trabalho deve explicar a tarefa, além das habilidades, habilidades e interesses necessários para executar a tarefa de voluntariado com sucesso. 

Clareza é o que todo voluntário prefere. Antes mesmo de começar a recrutar voluntários, faça uma lista dos trabalhos que deseja que eles executem e depois descreva essas posições tão claramente quanto possível. 

Uma descrição de trabalho voluntária não é muito diferente de uma que você se prepara para um funcionário pago. Expectativas claras podem ajudar a evitar uma série de problemas, incluindo os legais.

O que incluir em uma descrição de trabalho voluntário

Existem muitas maneiras de escrever a descrição da posição, mas aqui estão algumas áreas que ela deve cobrir:

1. Cargo
   Um título descritivo dá ao voluntário uma sensação de identidade e ajuda a equipe assalariada e outros voluntários a entender esse papel em particular. Afastar -se das descrições que têm a ver com pagamento. Por exemplo, por que chamar a recepcionista de recepcionista "voluntária"? Você não diz recepcionista "pago" para um membro da equipe.
2. Local de trabalho
   Onde o indivíduo estará trabalhando? O trabalho pode ser feito em casa ou em um determinado site? Existe transporte público próximo ao seu local de trabalho para que você possa recrutar pessoas que talvez não tenham transporte pessoal?
3. Propósito da posição
   Como o trabalho do voluntário afetará o resultado, os clientes ou a missão de um projeto? Declare o impacto esperado para atribuições diretas e administrativas para que os voluntários entendam o quanto são importantes para a organização.
4. Responsabilidades e deveres
   Explique os deveres e obrigações específicos da posição voluntária. Diga claramente o que é esperado.
5. Qualificações
   Vale a pena ser muito claro e concreto ao listar qualificações para qualquer posição de voluntariado. Inclua educação, características pessoais, habilidades, habilidades e experiência necessárias.
6. Compromisso esperado
   Quanto tempo você espera do voluntário? Inclua duração do serviço, horas por semana e horas por dia. Inclua quaisquer requisitos especiais, como trabalho de fim de semana.
7. Treinamento
   Liste qual treinamento o voluntário receberá. Inclua treinamento geral que todas as posições exigem mais qualquer treinamento específico da posição para esta tarefa.

Inclua a data da descrição ou a data em que foi atualizada. Liste o nome do supervisor voluntário e suas informações de contato. Inclua informações sobre como obter mais informações e quem ligar se estiver interessado. 

Amostra de uma descrição do trabalho voluntário 

Cargo: Presidente do dia

Propósito: O presidente do dia atua como recepcionista da Agência do Condado de Charles sobre o envelhecimento, apoiando a missão da agência de apoiar a população idosa do condado de Charles. A presidente do dia representa a agência para os membros do público que visitam seus escritórios na segunda -feira, casamentos e sexta -feira a partir de 9.m. - 4 p.m.

Localização: O Presidente do dia trabalha na área de recepção pública do escritório central da agência em 567 n. Oak St em Tulsa, ok. 

Responsabilidades chave:

• A cadeira do dia atende o telefone e direciona chamadas.
• Cumprimenta os hóspedes e os direciona para outros escritórios ou locais.
• Responda a perguntas sobre a agência e fornece formulários quando necessário.
• Imprime uma lista de atividades que ocorrem naquele dia nos escritórios da agência e locais de satélite.
• Faz o lembrete ligações telefônicas para outros voluntários designados para projetos para o dia seguinte.
• Abre o correio e o distribui.
• Insere doações recebidas por e -mail no banco de dados.
• Resenha cópia de folheto quando o tempo permitir.
• Ajuda na preparação de correspondências em massa.
• Prepara a correspondência conforme necessário.
• Outros deveres conforme designado.

Relatórios ao Diretor Assistente da Agência do Condado de Charles sobre Envelhecimento

A duração da consulta: A cadeira do dia serve um dia por semana durante três meses. Após três meses, a presidente do dia pode ser nomeada por mais três meses a critério do supervisor. Após seis meses, a pessoa que serve como presidente do dia pode girar para outra posição dentro da agência.

Compromisso com horário: Um dia por semana (M, W ou F) por seis horas (9 às 12h e 13h às 16h), por um mínimo de três meses.

Qualificações: Conhecimento básico de entrada de computador e dados. Maneira agradável, paciência, capacidade de solução de problemas, confiabilidade.

Apoiar: O treinamento para esta posição será fornecido. Além disso, o diretor assistente estará disponível para perguntas e assistência.

Requisito de idade: Nenhum

Código de roupa: Business casual

Outras categorias que você pode querer incluir em uma descrição de posição de voluntário são:

• Certificações/licenças necessárias, como certificação de RCP ou carteira de motorista comercial.
• Oportunidades de desenvolvimento, como treinamento e promoção para outras posições. 
• Verificações de segurança necessárias, como verificação de histórico criminal ou verificação de impressões digitais.
• Benefícios, como um certificado de serviço, estacionamento gratuito ou remissão de mensalidades.

As descrições de trabalho voluntárias não são apenas para o bem do voluntário, mas para garantir que não haja problemas legais também. Os voluntários adoram expectativas claras, treinamento e consistência de seus gerentes voluntários.

Escrever boas descrições de emprego é apenas parte de preparar sua organização sem fins lucrativos para receber e trabalhar com voluntários.