Como escrever um relatório de despesas comerciais

Se você possui uma pequena empresa, mais cedo ou mais tarde, precisará rastrear as despesas diárias da sua empresa enquanto constrói seu empreendimento desde o início.

Pode parecer desnecessário quando você está começando, pois suas despesas de capital menores podem parecer não substanciais e têm pouco efeito sobre o seu negócio. Mas quanto mais cedo você começar a manter um relatório de despesas comerciais em um intervalo regular, menos trabalho você deve fazer durante a temporada e horários tributários em que seu capital operacional é baixo.

O que é um relatório de despesas comerciais?

Se o nome for alguma indicação, os relatórios de despesas comerciais parecem que eles rastreiam todos os centros que você gasta enquanto administra sua empresa, mas, embora isso seja verdade até certo ponto, não é exatamente o que eles são. Relatórios de despesas são essencialmente formas que contam todo o dinheiro gasto em viagens, refeições, hospedagem, treinamento, incidentes e entretenimento que um funcionário ou empresário compra do próprio bolso, em vez de usar um diário previamente fornecido.

O formulário ou relatório é preenchido regularmente (normalmente mensalmente ou trimestralmente) e depois enviado ao contador da empresa, departamento de contas a pagar ou proprietário. Depois que as despesas foram justificadas com um recibo para a compra e aprovação da empresa, a pessoa que apresentou o relatório recebeu um cheque para reembolso de despesas incorridas.

Razões que você precisa usar um relatório de despesas comerciais

Os relatórios de despesas podem ser uma tarefa tediosa, mas, em última análise, eles servem os melhores interesses da empresa no caso de uma disputa ou auditoria financeira. Ao arquivar esses relatórios regularmente, você pode garantir que você e seus funcionários estejam orçando adequadamente as despesas necessárias para manter seus negócios financeiramente seguros, além de manter o moral e a boa vontade da empresa.

Nenhum funcionário (ou empresário) jamais iria querer usar seus fundos pessoais para fazer o trabalho que eles são contratados para fazer por um salário. Portanto, manter e arquivar um relatório de despesas deixa todas as partes envolvidas em uma situação financeira melhor do que permitir que esses custos sejam assumidos pelo funcionário ou proprietário, e não pela empresa.

Se você é um solopreneur ou se você administra uma microempreende, os relatórios de despesas podem parecer tolos, mas, novamente, eles são tão importantes para sua empresa quanto para um funcionário de uma corporação como Apple ou Disney. O rastreamento de onde você gasta seus fundos para se envolver nas atividades profissionais de sua pequena empresa faz parte do controle fiscal da sua empresa e deve ser usado ao preencher impostos para explicar com precisão quanto dinheiro sua empresa gastou ao longo do ano.

Como fazer um relatório de despesas que é adaptado para o seu negócio

Indústrias individuais podem ditar o que os formulários de relatório de despesas da sua pequena empresa precisam conter com base em quais custos são padrão para sua empresa fazer negócios. Por exemplo, se vários de seus funcionários estiverem em vendas, e espera -se que ocasionalmente aproveitem clientes em potencial e estabelecidos para almoçar ou jantar, o formulário de relatório de despesas da sua empresa deve refletir a oportunidade para o membro da equipe de vendas enviar um recibo para alimentos e entretenimento e os detalhes da despesa facilmente para que possam ser reembolsados ​​pelo valor gasto vencendo e jantar um cliente. Portanto, a entrada ou código para refeições deve ser padrão no formulário de relatório de despesas da sua empresa.

Outro exemplo de adaptar efetivamente os relatórios de despesas de sua pequena empresa para suas necessidades é permitir um código ou entrada dedicada a taxas de treinamento ou conferência. Em muitas indústrias hoje, permanecer no topo de novas tecnologias, sessões de brainstorming de think tank ou renovações de certificação é necessária para permanecer competitiva. Se sua empresa não explicar regularmente esses eventos e workshops no orçamento anual, incluir essa opção em um relatório de despesa personalizado para reembolso é uma escolha conveniente e sensata. 

Modelos ou amostras de relatórios gerais de despesas comerciais podem ser encontradas on -line facilmente, mas todas as pequenas empresas são únicas e você deve tentar modificar quaisquer modelos para refletir suas necessidades de negócios específicas. Às vezes, esses modelos estão apenas em um formato de papel impresso e outros são todos digitais. De qualquer maneira, lembre -se de garantir que todos os custos solicitados para reembolso sejam suportados por uma fatura ou recebimento. Esta não é apenas uma medida de som para seus arquivos de contabilidade, mas também pode ser necessário caso uma auditoria tributária seja necessária.

Se você nunca usou um relatório de despesas antes e não pode determinar se deseja usar um formulário de papel ou uma opção online, comece com um relatório em papel até obter o hábito de preencher um antes de se mudar para um nuvem baseado em nuvem serviço ou aplicativo digital.

 Um exemplo de um relatório básico de despesas de pequenas empresas está incluído abaixo: 

Esse modelo pode ser simplista, mas captura o mínimo do que os relatórios de despesas da sua empresa devem ser rastreando e pode ser facilmente modificado para incluir mais categorias ou uma variedade de eventos. Os funcionários que costumam viajar para conferências, entreter clientes ou se envolvem em vários workshops e sessões de treinamento a cada ano devem poder inserir todas as suas informações durante o mês (ou mais) em cada formulário.

Se o modelo acima for muito rudimentar, uma pesquisa on -line simples pode revelar uma grande variedade de opções de relatório de papel e despesa digital para escolher. Se você estiver interessado em serviços de rastreamento de relatórios de despesas baseados em nuvem, empresas como Procurify, Zoho Despesa e Rydoo oferecem sistemas populares que tornam a gravação de despesas simples e intuitiva.

Como assumir o controle fiscal de sua pequena empresa

Os pequenos empresários seriam sábios para começar a usar relatórios de despesas assim que conseguirem no processo de tirar a empresa do chão. Além de oferecer a você a oportunidade de acompanhar onde o dinheiro de sua pequena empresa está indo a qualquer momento, eles permitem que você se prepare para a temporada de impostos e fique à frente de uma auditoria, além de garantir aos funcionários que se sentem valorizados sabendo sua empresa está cobrindo as despesas incorridas enquanto estavam focadas em fazer seus empregos.

Uma empresa de sucesso é aquela em que o controle fiscal está firmemente protegido nas mãos do proprietário da empresa, e um sistema de relatório de despesas comerciais estabelecido pode ajudá -lo a conseguir isso.