Como fazer convites para eventos especiais

Os planejadores de eventos são frequentemente confiados para ajudar seus clientes a lidar com seus convites especiais. Criar o convite perfeito pode ser uma arte complicada. Um convite deve atender às necessidades e personalidade do cliente.

Você pode influenciar todo o tom de uma reunião com o formato e a redação certos. Por exemplo, você pode querer usar cores ousadas e uma redação alegre se estiver planejando um casamento para um casal divertido, mas o convite deve ser mais formal e sedado se você estiver trabalhando com um cliente corporativo para um grande angariador de fundos.

O formato de convite

Um convite formal é um elemento importante do pacote total usado para promover um evento. Pode ser apresentado em muitos formatos diferentes, incluindo email, cartas, papelaria escrita à mão e convites formais.

Um convite formal deve ser simples e formatado em um cartão ou papel de papelaria, do tamanho de um cartão de felicitações ou menor. A maioria dos convites usa uma fonte que corresponde às fontes padrão da organização, ou um script que o designer gosta. A chave é garantir que você esteja seguindo os padrões da marca do host e criando um senso de formalidade.

Vale a pena considerar trabalhar com um designer gráfico para criar um layout personalizado que possa fazer o evento parecer mais distinto e se encaixar na personalidade do seu cliente. Você também pode querer contratar um calígrafo para escrever os convites manualmente se estiver trabalhando em uma reunião particular, como um casamento. A caligrafia parece muito mais elegante e personalizada do que convites digitados.

Um convite formal de amostra

A melhor abordagem para planejadores de eventos é estabelecer um formato padrão e atualizar os detalhes, dependendo do evento real. O convite deve conter as seguintes informações:

[Inserir logotipo]
[Insira o nome do host, título]
Solicita o prazer da sua empresa
no
[Insira o nome formal do evento]
[Inserir localização]
[Insira slogan do evento, se apropriado]
[Inserir dia, data (s), ano]
de RSVP.
[Insira o nome]
[Insira o número de telefone]
[Insira o email, se apropriado]
Detalhes para seguir

É importante para o designer formatar as linhas individuais para que elas se encaixem no espaço disponível. Planeje trabalhar em estreita colaboração com o designer para garantir que todas as informações necessárias se encaixem no convite de uma maneira visualmente atraente.

Informação essencial

Você pode ajustar a amostra em seu próprio evento exclusivo, mas incluir algumas das seguintes informações é imperativo:

• O host
• O tipo de evento
• A data e hora
• A localização, incluindo o endereço
• Menção de quem se beneficia

Obviamente, esse RSVP também é parte integrante do seu planejamento, mas você deseja responder a todas as perguntas dos seus convidados em potencial também primeiro. Então o RSVP pode ir no final.

Não deixe de verificar se há erros em ortografia, gramática e pontuação!

Informações opcionais

Considere incluir um cronograma, ou pelo menos um resumo do cronograma, se você tiver espaço suficiente no convite para fazê -lo. Você também pode mencionar se há um código de vestimenta e se os convidados podem trazer convidados.

Opções de redação

Você pode substituir "a honra da sua empresa é solicitada" ou "Você está cordialmente convidado" para a linha "Solicitações do prazer da sua empresa", se for mais apropriado ao seu evento ou à organização. Você também pode querer adicionar uma linha cativante para capturar a atenção do leitor, algo parecido com "o partido do século!"ou" Você não vai querer perder isso!"

A linha inferior

Os planejadores de eventos podem ajudar a influenciar as chances de sucesso do evento, ajudando seu cliente a escolher o convite certo e a redação cuidadosamente para garantir que a reunião esteja embalada e todos sabem o que esperar.