Como tomar atas de reunião

As atas da reunião são as notas detalhadas que servem como um registro oficial por escrito de uma reunião ou conferência. A pessoa responsável pela reunião geralmente pede a um dos participantes que tendam a esta tarefa. Um dia, que alguém poderia ser você. Embora não seja um trabalho terrivelmente difícil, tomar minutos é importante. Como as atas da reunião são um registro oficial do que aconteceu, a precisão é crucial. Você terá que fazer notas completas da reunião de que as pessoas devem ser capazes de se referir mais adiante, se necessário.

Aqui estão algumas dicas para ajudá -lo a lidar com esta tarefa com requinte. Descubra o que fazer antes, durante e após a reunião para garantir que você tome minutos efetivos.

Antes do encontro

• Escolha sua ferramenta de gravação. Você irá ir para a velha escola e usar uma caneta e papel ou você irá de alta tecnologia e usará um laptop, tablet ou smartphone? Verifique com seu chefe para ver se eles preferem que você use um método específico.
• Verifique se a sua ferramenta de escolha está em boas condições de funcionamento e tenha um backup apenas para o caso de seu original falhar. Se você trazer um laptop, por exemplo, tenha uma caneta e papel também. Você não quer parar a reunião enquanto procura algo para escrever se o seu computador travar.
• Leia a agenda da reunião antes do início da reunião. Isso permitirá que você formule um esboço para seus minutos. Deixe algum espaço abaixo de cada item e escreva suas anotações lá. Fazer isso tornará seu trabalho um pouco mais fácil, desde que a pessoa que administra a reunião permaneça na agenda.

Durante o encontro

• Passe uma folha de atendimento e verifique se todos assinarão. Você precisará incluir uma lista de todos os participantes na ata oficial da reunião.
• Certifique -se de saber quem é todo mundo. Dessa forma, você poderá identificar quem está falando e registrar corretamente essas informações.
• Observe o tempo em que a reunião começa.
• Não tente anotar todos os comentários. Não há problema em incluir apenas as idéias principais. Tenha muito cuidado para não deixar de fora os itens com os quais você discorda. Seus preconceitos não devem influenciar você. Lembre -se de que esta é uma conta oficial, não sua opinião sobre o que aconteceu.
• Anote todos os movimentos, que os fizeram, e os resultados dos votos, se houver; você não precisa escrever quem apoiou uma moção. Obviamente, as regras da sua organização podem diferir, portanto, verifique as pessoas com seu chefe primeiro.
• Se os votos sobre quaisquer movimentos ou discussões forem adiados até a próxima reunião, anote isso.
• Registre o horário final da reunião.

Após a reunião

• Digite os minutos o mais rápido possível após a reunião enquanto tudo ainda está fresco em sua mente. Se você encontrar um erro nas anotações da reunião ou tiver uma pergunta, poderá esclarecer rapidamente conversando com outros participantes.
• Na cópia final da ata, inclua o nome da organização, o título do comitê, o tipo de reunião (diariamente, semanal, mensal, anual ou especial) e seu objetivo.
• Dê os momentos em que começou e terminou.
• Forneça a lista de participantes e uma nota sobre quem executou a reunião. Inclua seu nome na lista de participantes e, entre parênteses após o seu nome, diga que você levou os minutos. Como alternativa, no final do documento, você pode se inscrever escrevendo "respectivamente submetido por", seguido pelo seu nome.
• Revise os minutos antes de enviá -los. Pergunte a outra pessoa que participou para examiná -los também. Eles serão capazes de informá -lo se você deixou acidentalmente algo de fora.
• Envie -os à pessoa que realizou a reunião, a menos que seja instruído a fazer o contrário.