Como gerenciar com sucesso seu primeiro projeto

Você acabou de ser encarregado de um novo projeto importante. Claramente, seu chefe está oferecendo essa oportunidade como um voto de confiança em suas habilidades. E enquanto você estiver animado, esta é a primeira vez que é responsável por um projeto inteiro.

Introdução pela primeira vez é um desafio. No entanto, existem maneiras de ajudá -lo a molhar os pés. O gerenciamento de projetos evoluiu para um processo com estágios e etapas definidos para orientar aqueles que são novos no gerenciamento de projetos para um projeto de sucesso.

5 estágios do processo do projeto:

1. Iniciação: um projeto é iniciado quando a necessidade de mudança é identificada
2. Planejamento: planejando o trabalho do projeto
3. Execução: executando o trabalho
4. Gerenciamento e controle: todo o trabalho que você faz durante o projeto para monitorar o progresso
5. Fechamento: concluindo e entregando o projeto e adiando a equipe 

Essas etapas são idênticas para cada projeto. E lembre -se, você é o gerente de projeto, não um supervisor de linha de frente. Seu trabalho é gerenciar o projeto, não as pessoas.

Etapas básicas para o projeto Novice:

Durante a fase de iniciação, o projeto é criado e uma carta é elaborada, autorizando você a ser o gerente do programa e estabelecer uma cadeia de relatórios. A fase de planejamento é onde você:

Defina o escopo 

O primeiro e mais importante passo em qualquer projeto é definir o escopo do projeto. O que você deve realizar ou criar? Qual é o objetivo do projeto? Igualmente importante é definir o que não está incluído no escopo do seu projeto. Se você não obtiver definição suficiente do seu chefe, esclareça o escopo e envie -o de volta para o andar de cima para confirmação.

Embora este exemplo esteja um pouco fora do tópico de negócios, todos podemos nos relacionar com uma recepção de casamento. Ao planejar uma recepção de casamento, você pode ter como escopo: prepare uma recepção de casamento para 100 convidados completos com jantar, bar aberto, bolo de casamento e uma banda ao vivo para dançar por uma determinada data a um custo para não exceder $ 20.000. 

Determinar os recursos disponíveis

O que pessoas, equipamentos e dinheiro você terá disponível para alcançar os objetivos do projeto? Como gerente de projeto, você geralmente não terá controle direto desses recursos, mas terá que gerenciá -los através do Matrix Management. 

A gestão da matriz refere -se ao uso da hierarquia do conjunto dentro da empresa para realizar o que você precisa fazer. Se Joe trabalha para o seu projeto e também para o departamento dele, ele tem que ouvir dois chefes. Como gerente de projeto, tente manter contato com os supervisores das pessoas ou proprietários do equipamento que você emprestou para que você possa resolver conflitos.

Entenda a linha do tempo

Quando o projeto deve ser concluído? Ao desenvolver seu plano de projeto, você pode ter alguma flexibilidade na maneira como usa o tempo durante o projeto, mas os prazos geralmente são fixos, como no caso da recepção do casamento. Se você decidir usar horas extras para cumprir o cronograma, deve pesar isso contra as limitações do seu orçamento.

Detalhe o trabalho

Quais são as principais peças ou componentes que precisam ser criados para concluir o projeto? Por exemplo, uma recepção de casamento exige em alto nível: um salão de recepção, comida, bebida, um bolo, convidados e entretenimento. Obviamente, cada um desses itens maiores pode ser dividido em muitos itens adicionais. Esse é o próximo passo. 

No exemplo da recepção do casamento acima, você provavelmente tem uma equipe ou pessoa responsável por diferentes componentes. Trabalhe com os membros da sua equipe para explicar os detalhes necessários para alcançar cada item importante.

A pessoa encarregada dos alimentos deve entender as opções, as limitações de custos e fazer seleções que apóiam a obtenção do escopo. Liste as etapas menores em cada uma das etapas maiores. Quantos níveis você vai detalhando as etapas dependerão do tamanho e da complexidade do seu projeto.

Desenvolver um plano preliminar

Monte todos os seus passos em um plano. Uma boa maneira de fazer isso é usar uma tabela de precedência, identificando quais itens devem preceder outros itens. As práticas formais de gerenciamento de projetos exigem o desenvolvimento do que é denominado um diagrama de rede e a identificação do caminho crítico. Embora isso possa estar além de suas necessidades ou nível de conhecimento, a questão principal é sequenciar as atividades na ordem certa e alocar recursos para as atividades.

As perguntas a fazer incluem: O que acontece primeiro? Qual é o próximo passo? Quais etapas podem continuar ao mesmo tempo com recursos diferentes? Quem vai dar cada etapa? Quanto tempo vai demorar? Existem muitos excelentes pacotes de software disponíveis que podem automatizar muitos detalhes para você. Pergunte aos outros em posições semelhantes o que eles usam.

Crie seu plano de linha de base

Obtenha feedback sobre seu plano preliminar de sua equipe e de outras partes interessadas. Ajuste suas linhas de tempo e cronogramas de trabalho para se ajustar ao projeto no horário disponível. Faça os ajustes necessários para o plano preliminar para produzir um plano de linha de base.

Solicitar ajustes do projeto

Quase nunca há tempo, dinheiro ou talento suficientes atribuídos a um projeto. Seu trabalho é se contentar com os recursos limitados que você tem. No entanto, muitas vezes existem limites colocados em um projeto que são simplesmente irrealistas. Você precisa fazer seu caso e apresentá -lo ao seu chefe e solicitar que esses limites irrealistas sejam alterados. Peça as mudanças no início do projeto. Não espere até que esteja com problemas pedir as mudanças que você precisa.

Quando você começou a adquirir recursos e adquirir os materiais necessários, você está na fase de execução. Nesta fase, você também é:

Montando sua equipe de projeto

Reúna as pessoas em sua equipe e inicie uma caixa de diálogo. Eles são os especialistas técnicos. É por isso que o supervisor funcional deles os designou ao projeto. Seu trabalho é gerenciar a equipe.

Trabalhe seu plano

Fazer o plano é importante, mas o plano pode ser alterado. Você tem um plano para dirigir para trabalhar todas as manhãs. Se um cruzamento é bloqueado por um acidente, você muda seu plano e segue de uma maneira diferente. Faça o mesmo com seus planos de projeto. Mude -os conforme necessário, mas sempre mantenha o escopo e os recursos em mente.

À medida que seu plano se desenrola e o trabalho é realizado, você entra na fase de monitoramento e controle. Nesta fase, você trabalha para controlar custos, recursos e qualidade, bem como:

Monitore o progresso da sua equipe

Você fará pouco progresso no início do projeto, mas comece a monitorar o que todo mundo está fazendo de qualquer maneira. Isso facilitará a captura de problemas antes que eles se tornem problemas.

Documente tudo

Manter registros. Toda vez que você muda seu plano de linha de base, escreva qual foi a mudança e por que era necessário. Toda vez que um novo requisito é adicionado ao projeto, escreva de onde o requisito vinha e como a linha do tempo ou o orçamento foi ajustado por causa disso. Você não consegue se lembrar de tudo, então escreva-os e você poderá procurá-los para a revisão final do projeto e aprender com eles.

Mantenha todos informados

Mantenha todas as partes interessadas do projeto informadas sobre o progresso o tempo todo. Informe -os sobre o seu sucesso ao concluir cada marco, mas também os informe sobre os problemas assim que eles surgirem.

Além disso, mantenha sua equipe informada. Se as mudanças estiverem sendo consideradas, conte à equipe sobre elas o mais tarde possível. Certifique -se de que todos na equipe estejam cientes do que todo mundo está fazendo.

Siga os passos

Você não precisa ser um gerente formal de projeto para liderar uma iniciativa de projeto. No entanto, você deve aplicar as ferramentas, a lógica e as etapas do gerenciamento de projetos para esclarecer seus objetivos, detalhar o trabalho e construir uma equipe para executar enquanto você gerencia tudo.