Como configurar um comitê anfitrião para seus eventos sem fins lucrativos

Os eventos são um componente crítico da captação de recursos e divulgação. A maioria dos eventos sem fins lucrativos é um caso de “All Hands On Deck” que exige que todos dentro de uma organização sem fins lucrativos trabalhem juntos. Algumas organizações sem fins lucrativos têm até um comitê geral de planejamento de eventos e voluntários dedicados que ajudam a planejar e criar para o evento.

No entanto, embora o planejamento de eventos seja fundamental se você deseja que o evento seja tranquilo, você também deseja resultados de todos os seus esforços. É por isso que sua organização deve recrutar um “Comitê de Anfitriões.”

O que é um comitê anfitrião?

Um "comitê anfitrião" é diferente de um comitê de planejamento de eventos tradicional. Em vez de pessoas que estão planejando, agendando ou configurando ativamente os eventos do dia ou da noite, o comitê anfitrião usa suas redes para garantir que o evento seja um sucesso. Os membros do comitê anfitrião podem optar por:

• Incentive seus amigos, familiares ou colegas a comprar ingressos
• Itens de coleta de empresas locais
• Faça conexões de fornecedores para prêmios de porta ou catering de eventos

Obviamente, existem inúmeras maneiras pelas quais um comitê anfitrião pode tornar seus eventos de caridade melhor do que nunca. Pense em um comitê anfitrião como o apresentador de uma parte; Alguém que convida os melhores convidados sabe a quem pedir a comida ou a decoração e pode conectá -lo a pessoas que tornam o evento um sucesso total.

Como um comitê anfitrião pode aumentar os fundos recebidos em um evento ou obter mais atenção da mídia, encontrar e recrutar os indivíduos certos é vital.

Quem escolher para o seu comitê anfitrião

Um comitê anfitrião genuinamente útil não incluirá profissionais de marketing ou planejadores de eventos profissionais pagos. Em vez disso, eles devem ser membros altamente engajados de sua equipe existente, base de doadores ou voluntários com conexões e a disposição de alcançar.

Seu comitê anfitrião pode variar de apenas algumas pessoas a dezenas. Quanto mais pessoas em seu comitê, mais impacto eles podem causar coletivamente no sucesso do seu evento.

Você pode encontrar membros do comitê anfitrião em quase qualquer lugar, incluindo:

• Um membro do conselho ou presidente da sua organização
• Voluntários que estão muito envolvidos na comunidade
• Um doador que tem conexões com empresas locais
• Um doador ou membro do conselho que possui contatos extensos em seu doador ideal
• Voluntários que conhecem vendedores ou proprietários de locais
• Celebridades locais ou nacionais que frequentemente defendem sua causa

Depois de localizar indivíduos que você gostaria de ingressar no seu comitê anfitrião, é hora de recrutá -los.

Como recrutar um comitê anfitrião

Procure e se conecte com indivíduos que seriam excelentes membros do comitê anfitrião. No entanto, não apenas peça a alguém para estar em um comitê anfitrião. Um convite formal é a melhor maneira de recrutar membros do comitê.

Em um convite do comitê anfitrião, é essencial incluir:

• Informações completas sobre o evento e sua organização (data e local)
• Informações sobre o objetivo do evento (captação de recursos para uma causa específica)
• Exemplos de como um membro do comitê anfitrião poderia contribuir
• Uma data para responder ou se conectar com sua equipe
• Um "adiantamento" obrigado por avisar que você está animado para convidá -los
• Seu nome/pessoa de contato e informações de contato

Certifique -se de que os membros em potencial saibam que seu envolvimento será reconhecido e apreciado e que eles possam causar um impacto significativo ao ingressar.

Se você está se perguntando como redigir sua carta de convite do comitê host, copiar e colar o modelo abaixo e inserir suas informações em cada um dos colchetes.

[Data]

Querido [inserir nome]:

Estou escrevendo para informá -lo sobre um evento emocionante que [o nome da sua organização] está planejando [Mês] em [Inserir City].

Em [mês + ano (se diferente do atual)], [organização] está trazendo o [nome do evento] para [City] para aumentar a conscientização sobre [Causa/problema social/problema que sua organização aborda] e criar suporte para [ programas/iniciativas/esforços]. [Adicione informações relevantes sobre o evento/objetivo/tema].

O evento será realizado na [cidade] no [local do evento (se você o tiver)] em [data e hora].

[Primeiro nome], adoraríamos sua ajuda para fazer deste evento e outros como isso-um sucesso. Se você gostaria de fazer parte deste evento, bem como eventos futuros, ficaríamos muito agradecidos se você aceitar esse convite formal para fazer parte do nosso comitê anfitrião.

Existem algumas maneiras simples de se envolver:

1. Compartilhe seu nome ou o nome da sua organização, como membro do nosso comitê anfitrião
2. Convide seus colegas, amigos e vizinhos para comprar uma [tabela/bilhete] para nossos eventos (s)
3. Junte -se a nós para o evento
4. [Insira uma solicitação específica com base na posição da pessoa, conexões.]

Também adoraríamos se você considerasse hospedar sua própria mesa e convidar amigos e colegas para uma noite de diversão. Seu apoio generoso nos ajudará a espalhar a notícia sobre [causa] e causar um impacto.

Um membro da [organização] entrará em contato com você dentro do [período de inserção] para discutir os detalhes do nosso comitê anfitrião e discutir seu envolvimento, se você estiver interessado.

Estamos ansiosos para trabalhar com você para fazer [nome do evento] e eventos futuros um sucesso! Obrigado pela sua generosa consideração e suporte.

Sinceramente,

[Seu nome]

[Posição na organização]

[Nome da organização]

[Número de contato]

Depois de recrutar seu comitê anfitrião

Depois de convidar os membros do comitê selecionados, você receberá algumas cartas de aceitação ou chamadas. No entanto, antes de entrar nos detalhes do evento ou o que você gostaria que eles fizessem, agende uma breve reunião com o comitê. Sem pedir nada deles, deixe -os:

• Familiarizar -se um com o outro
• Discuta como eles estão envolvidos em sua organização
• Revisão de materiais ou apresentações sobre sua causa/trabalho
• Brainstorm idéias sobre como eles gostariam de contribuir

A partir daí, você pode informá -los de suas metas de captação de recursos e como você gostaria de vê -los trabalhar juntos (convidando contatos ou buscando itens de leilão). Eles também podem se dividir em "subcomitês" se você tiver um grande grupo

Obviamente, não é apenas o trabalho do comitê anfitrião planejar e executar seu evento. Um comitê anfitrião deve funcionar com Seus voluntários ou comitê de planejamento de eventos para vender ingressos, verifique se os novos patrocínios de eventos são reivindicados, os itens de leilão são abundantes e que a noite será um sucesso para os participantes.

Reconhecendo os esforços do seu comitê anfitrião

Quando o evento terminar, os membros do seu comitê anfitrião devem ser algumas das primeiras pessoas que você agradece, tanto no evento quanto com um agradecimento por escrito no dia seguinte. Quanto mais você envolver seu comitê anfitrião, mais eles estarão dispostos a sediar no futuro.

Encontre as pessoas em sua organização ou comunidade que possam ajudá -lo a sediar seu próximo evento. Eles poderiam fazer uma enorme diferença na quantidade de dinheiro que você levanta e nos programas que você pode apoiar.