Como configurar uma saudação de correio de voz de negócios

A mensagem que cumprimenta os chamadores quando você não pode atender a chamada deles é importante. Uma saudação adequada pode causar uma impressão positiva nos chamadores ou pode aliená -los antes mesmo de falar.

3 exemplos de boas saudações de correio de voz

O que incluir em uma saudação adequada do correio de voz

Sua mensagem não deve ter mais de 20 a 25 segundos, e você deve manter a saudação concisa e evitar dar muita informação. Aqui estão alguns dos elementos básicos que você deseja incluir quando gravar sua mensagem de saída:

• Declare seu nome e soletre -o se você estiver pedindo aos chamadores que acompanhem a correspondência por escrito
• Declare o nome da sua empresa e o nome do departamento 
• Informe os chamadores que você não pode atender a ligação deles agora
• Convide -os para deixar uma mensagem
• Informe os chamadores quando podem esperar uma chamada de retorno
• Informe os chamadores com quem eles podem entrar em contato para obter assistência imediata (se aplicável)

Exemplos de boas saudações para correios de voz

• Oi, isso é Jim Smith. Não posso atender sua ligação agora, mas gostaria de devolvê -la assim que puder. Então, por favor me deixe uma mensagem detalhada após o tom. Se você precisar de assistência imediata, ligue para minha secretária, Suzy Jones na extensão 6336. Obrigado pela sua chamada.
• Olá, você chegou ao departamento de contabilidade. Atualmente estamos fechados. Nossas horas normais de operações são de segunda a sexta -feira, de 8 a.m. a 6 p.m. Por favor, deixe -nos uma mensagem após o tom e alguém retornará sua ligação o mais rápido possível. Obrigado.
• Oi, isso é Jim Smith. Estarei fora do escritório até quinta -feira, 24 de julho e estarei verificando o correio de voz ocasionalmente. Se você quiser me deixar uma mensagem, faça -o depois do tom, e eu retornarei sua chamada o mais rápido possível. Se você precisar de assistência imediata, ligue para minha secretária, Suzy Jones na extensão 6336. Obrigado pela sua chamada.
• Você chegou à mesa de Jim Smith. Atualmente estou ao telefone agora, mas gostaria de devolver sua chamada. Por favor me deixe uma mensagem depois do tom. Se você precisar de assistência imediata, ligue para minha secretária, Suzy Smith na extensão 6336. Obrigado pela sua chamada.

Exemplos de saudação de correio de voz ruim

• Oi isso é jim. Me deixe uma mensagem.
• Música tocando por um longo período de tempo ei! Fale comigo.
• Oi, você chegou à empresa XYZ. Por favor, deixe-nos uma mensagem.
• Olá, você chegou ao escritório de Jim Smith em XYZ.com. Estarei fora do escritório com uma vasectomia e voltarei na quinta -feira, 26 de agosto, às 8:30. Eu estarei experimentando muitos desconfortos, então não vou checar meu correio de voz. Se você quiser me deixar uma mensagem, faça -o depois do tom. Vou devolver sua ligação o mais rápido possível. Se você precisar de assistência imediata, ligue para minha secretária, Suzy Jones na extensão 6336. Obrigado pela sua ligação, e eu voltarei para você quando eu voltar, e estou me sentindo melhor.
• O escritório está fechado. Por favor, deixe uma mensagem depois do tom.

Diferentes tipos de opções de saudação de correio de voz

Dependendo do sistema telefônico que você possui em sua empresa, pode haver opções diferentes para o tipo de saudação de correio de voz que você pode compor. Eles incluem os seguintes exemplos.

• Exemplos gerais de saudação de correios de voz: a saudação geral do correio de voz é usada como saudação de correio de voz padrão se nenhum outro tipo de saudação for definido.
• Exemplos internos de saudação de correios de voz: isso é usado para cumprimentar as pessoas que ligam para você de dentro da sua empresa (i i.e. de outra extensão).
• Exemplos de saudação de correios de voz externos: esta saudação será tocada para pessoas que ligam de fora da sua empresa. O atendente automatizado do seu sistema telefônico pode jogar uma empresa geral saudando que todos os chamadores externos ouvirão. Se o nome da sua empresa for mencionado nessa saudação, você não precisará dizer isso novamente em sua saudação.
• Exemplos de saudação temporários ou "fora do escritório": a saudação temporária ou fora do escritório é definida quando você estará fora do escritório por um período de tempo predeterminado. A maioria dos sistemas de correios de voz permitirá que você defina uma data e hora de vencimento, para que você não precise se lembrar de desligá -lo quando retornar.
• "No telefone 'ou" ocupado ", exemplos de saudação de correios: esta saudação é usada para informar os chamadores que você está no escritório, mas você não pode atender a ligação agora porque está no telefone com outro chamador.