Como reduzir o custo das viagens de negócios dos funcionários

Com alguma simpatia pelos empregadores que estão tentando controlar os custos de viagem, pedir aos funcionários que compartilhem quartos não é por onde começar - ou terminar.

Essas idéias são menos estressantes e ofensivas para o funcionário comum que viaja para negócios para seu empregador. Os funcionários são humanos normais que desejam alguma privacidade e distância dos colegas de trabalho durante uma viagem de negócios, especialmente se passaram o dia com colegas de trabalho. Os empregadores não precisam pedir aos funcionários que compartilhem quartos.

Outras maneiras de economizar no custo das viagens de negócios de funcionários

• Exigem que os funcionários viajem no mesmo dia sempre que possível.
• Desenvolva e implemente uma política de viagem firme que forneça detalhes específicos sobre pagamentos diários em vários destinos, cadeias de hotéis preferenciais, onde o empregador pode ter estabelecido uma taxa de desconto, reembolsos para despesas e limites que exigem a assinatura de um gerente com antecedência se excedido.
• Segure os funcionários à letra da lei, conforme declarado na política de viagens sem autorização prévia de exceções. Não reembolte as despesas que não foram permitidas por política ou exceção.
• Renegociar ou negociar taxas corporativas com redes de hotéis comuns aos seus destinos. Procure hotéis que ofereçam comodidades como café da manhã de cortesia, uma hora de coquetel de cortesia, lanches e aperitivos da tarde e geladeiras e cafeteiras nos quartos. Exigem que os funcionários usem esses hotéis e comodidades quando estiverem disponíveis.
• Use uma cadeia de hotéis mais barata ao fazer reservas. A maioria dos funcionários daria uma estrela para uma sala privada. Não espere padrões mais baixos em áreas como limpeza e outras comodidades de conforto dos funcionários de hotéis que são classificados com menos estrelas. Pesquise funcionários viajantes periodicamente para garantir que os locais selecionados atendam às suas necessidades.
• Use um serviço consistente de reserva de viagem, como a American Express Global Business Travel para ajudar a controlar os custos. Eles o ajudarão a planejar, adotar políticas, economizar custos e limitar os gastos dos funcionários. Até serviços de viagem locais podem ajudá -lo a economizar em viagens de negócios. Mas, a vantagem de uma empresa American Express é o seu alcance nacional e internacionalmente e seus serviços on -line.
• Faça acordos com uma companhia aérea para usar seus serviços sempre que possível para receber um desconto corporativo em cada voo. Exigem que os funcionários usem o serviço de reserva da companhia aérea, por exemplo, a Southwest Airlines Corporate Travel. Os empregadores também podem economizar quando os aviões são reservados com antecedência.
• Faça os funcionários que tomam decisões de viagem de última hora obter autorização. Em um caso, em uma empresa cliente, uma passagem de avião que custaria US $ 300 se reservada com algumas semanas de antecedência custou mais de US $ 1200 quando o funcionário fez a reserva dois dias antes do evento. Isso só deve acontecer em uma emergência, pois a maioria dos ingressos é transferível, mesmo que não sejam reembolsáveis.
• Reduza os custos de viagem em outras áreas, como refeições e álcool diamas e transporte. Variar os diários pelo local. A cidade de Nova York é cara em comparação com Las Vegas, por exemplo. Áreas menores e não resortes são ainda mais acessíveis. Sua política de viagem deve refletir os custos que seus funcionários experimentarão à medida que viajam para diferentes estados e locais.
• Experimente reuniões virtuais, serviços como Skype for Business e Videos. Embora inicialmente desconfortável, as reuniões não na pessoa são uma habilidade adquirida. Os funcionários se tornam mais confortáveis ​​à medida que usam esses serviços ao longo do tempo. Os seminários on -line funcionam bem para vários tipos de treinamento, especialmente seminários que permitem que vários funcionários participem.
• Exige que seus funcionários usem serviços de transporte público e mais baratos, quando estão disponíveis, em vez de táxis, especialmente quando os funcionários viajam entre aeroportos e hotéis. A maioria das grandes conferências oferece serviço gratuito entre os hotéis e o centro de conferências. Menos uso de táxi ou o requisito que os funcionários coletam para pagar por um táxi em grupo podem economizar muito dinheiro.

Pedindo aos funcionários adultos que façam reservas oportunas, despesas de orçamento em suas viagens de negócios e explorem outras opções que não sejam viagens para reuniões e treinamento é a abordagem correta para simplificar os custos de viagem de negócios. Eles respeitam os funcionários.

Eles beneficiam o empregador porque os funcionários se sentem respeitados e se importavam, o que produz moral positivo. Eles mantêm o ciclo de relacionamento positivo em movimento na direção certa.