Como colocar uma chamada em espera

Quando um chamador está em espera, 60 segundos podem parecer uma eternidade. Para ajudar a mitigar essa percepção, muitas empresas programam o telefone para tocar música clássica calmante ou algum jazz alegre para fazer com que a espera interminável pareça menos cansativa.

Além disso, colocar alguém em espera de uma maneira profissional pode ajudar a moderar qualquer frustração e depende do exercício de cortesia comum. Pense em como você gostaria de ser tratado se estivesse do outro lado da linha.

A etiqueta adequada para colocar um cliente em espera

• Explique o motivo pelo qual você precisa colocar o chamador em espera.
• Peça o número de telefone da pessoa, caso a conversa seja cortada.
• Prometa retornar em um minuto-ou sua melhor estimativa de quanto tempo durará a espera. Se você acha que o atraso será maior que alguns minutos, peça um número e um tempo em que você puder ligar de volta.
• Se, apesar dos seus melhores esforços, o atraso está demorando mais do que o previsto, check-in com o chamador, para que ele não se sinta abandonado. Mais uma vez, ofereça -se para ligar de volta, em vez de mantê -los segurando.
• Quando você voltar ao telefone, peça desculpas pelo inconveniente e agradeça ao chamador pela paciência.
• Use o nome do chamador com frequência para adicionar uma sensação de conexão.

Coisas a evitar ao colocar um cliente em espera

• Não interrompa um chamador em meados da frase para colocá-la em espera. Espere por uma pausa na conversa.
• Nunca coloque alguém em espera sem anunciar que você fará isso. Pergunte a ela se você pode colocá -la em espera, em vez de apenas dizer a ela.
• Não coloque uma pessoa em espera várias vezes em uma chamada.
• Não deixe o chamador segurando por mais de dois minutos sem verificar.
• Nunca a faça ligar de volta; Você sempre deve se oferecer para devolver a chamada.
• Nunca seja rude, não importa o quão louco um chamador possa ficar.

Explique maneiras de colocar um chamador em espera

Você não precisa seguir a palavra de diálogo por palavra, mas esses cenários de amostra dão uma sensação da maneira profissional de colocar alguém em espera:

• "Senhor. Smith, você pode segurar enquanto eu recuperar seu arquivo?"[Pausa para uma resposta]" Obrigado. Eu estarei de volta em um minuto."[Retorne à chamada]" Obrigado por esperar, Sr. Smith. Agora posso te ajudar."
• "EM. Jones, vou verificar se Sr. Johnson está disponível para atender sua ligação. Você pode segurar por um minuto?"[Pausa para uma resposta]" Obrigado. eu volto já."[Retorne à chamada]" Sinto muito pelo inconveniente, MS. Jones. Senhor. Johnson não está disponível agora. Posso fazer com que ele te ligue de volta?"

Melhorar o sistema

Quando se trata do que os ouvintes ouvem durante o período de espera, você não precisa ser limitado pelo seu sistema telefônico ou opções da transportadora. Hoje em dia, existem vários serviços em espera que permitem baixar e instalar músicas ou mensagens. 

Como uma opção ainda mais profissional e sofisticada, sua empresa pode contratar uma empresa para desenvolver uma programação única e personalizada para seus telefones. Pode incluir qualquer coisa, desde palavras faladas a snatches da música. A empresa que desenvolve seu som ou mensagem proprietária periodicamente ou até muda também.