Como organizar um evento de mídia de sucesso

Uma das maneiras mais fáceis de sua empresa receber a exposição à mídia gratuita, conhecida como "mídia ganha"-é através de eventos de mídia. Esteja você se unindo a vários patrocinadores para ajudar os menos afortunados ou realizar uma conferência de imprensa para anunciar um lançamento do produto, existem certas etapas que você deve seguir para organizar um evento de mídia bem -sucedido.

Comece com um comunicado de imprensa

Enviar seu comunicado de imprensa ajudará a mídia a decidir se sua história é digna de cobertura suficiente. É por isso que ajuda a manter seu comunicado de imprensa simples e nunca usar nenhum hype. Estações e jornais estão procurando notícias; Eles não estão procurando um discurso de vendas.

Você tem uma janela para enviar seu comunicado de imprensa. Você não quer enviá -lo muito cedo e então ele é esquecido ou enterrado, e você não quer enviá -lo tarde demais quando outras histórias podem já ter sido designadas, e elas simplesmente não podem se encaixar no seu evento em. Geralmente, dois a três dias antes do seu evento é um aviso avançado suficiente para permitir o tempo de imprensa para agendar repórteres.

Você também deseja ter certeza de incluir instruções e quaisquer instruções especiais em seu comunicado de imprensa. Se a sede da sua empresa estiver em um local, mas seu evento está em sua planta a 48 quilômetros de distância, você precisa deixar isso claro em sua liberação.

Assista aos telefonemas

Depois de enviar seu comunicado à imprensa, você pode ligar para os editores nos jornais ou nos produtores nas estações de TV para verificar eles. Isso é tudo que você tem que perguntar.

Muitas vezes abrirá a conversa para que eles lhe digam se eles acham que serão capazes de vir ou não. Mas mesmo que não, você não quer perguntar se eles estão chegando. Eles estarão lá se puderem, mas não farão nenhuma promessa.

Lembre. Você não quer incomodá -los para ver se eles estão chegando, mesmo no dia do evento, quando você está ali esperando os repórteres aparecerem.

Você também quer assistir o tempo que você faz sua ligação. Ligando dez minutos antes das 5:00 p.m. Pode parecer o fim do dia para você, mas para um produtor de dez minutos até um noticiário noturno. Os melhores momentos para ligar são geralmente por volta das 10:00 A.m. e entre 1:00 e 2:30 p.m.

Planeje o tempo do seu evento com cuidado

Todo mundo está trabalhando em prazos. Os jornais definiram os momentos em que colocaram o problema do dia seguinte na cama. Isso significa que se eles chegarem ao seu evento às 5:00 p.m. Na quinta -feira, a cobertura não pode aparecer até sábado.

As estações de TV geralmente têm uma manhã, meio -dia, 5:00, 6:00, 10:00 e/ou 11:00 p.m. noticiários durante a semana, dependendo do seu mercado de TV. Obtendo cobertura se o seu evento de mídia começar às 4:00 p.m. pode ser muito complicado. Eles não vão entrar no carro de notícias e dirigir como um louco para colocar sua fita no ar às 5:00. Há um script que precisa ser escrito e uma fita que deve ser editada.

Planeje o tempo do seu evento para que não seja apenas conveniente para os repórteres, mas também aumenta suas chances de obter uma exposição mais imediata.

Não tente fazer tudo

Por mais tentador que seja para se tornar um diretor, não conte ao repórter, fotógrafos ou videógrafos quais tiros você deseja que eles recebam. Você deseja estabelecer um certo relacionamento com eles e iniciar um relacionamento com o jornal ou estação de TV. Você não vai ganhar amigos, dizendo a eles como fazer o trabalho deles.

Facilite entrar (e fora)

Se você está realizando o evento na sua fábrica de 50.000 pés quadrados e a área que você está permitindo que a mídia está na parte de trás do edifício, dê a eles o mais fácil acesso possível. Não os estacione na frente do prédio e depois carregue seus equipamentos para trás, se você puder ajudá -lo. Se houver uma maneira de dirigir para trás, informe a mídia as instruções de direção em seu comunicado à imprensa e marque claramente o caminho quando chegarem.

Você também deseja considerar qual área de sua instalação está estritamente fora dos limites. Por exemplo, se você não pode evitar uma longa caminhada, você realmente quer que a mídia passe por todo o seu prédio com câmeras? Isso não significa que eles vão começar a atirar o que quiserem. Mas muitas empresas têm políticas estritas sobre onde câmeras e não funcionários podem obter por razões de propriedade.

Considere o visual

Pense em seus visuais cuidadosamente. Dê à mídia o máximo de experiência prática possível. Falar sobre um produto por meia hora e depois se referir à foto na brochura é algo que a mídia nem precisa aparecer para. Lembre-se, eles estão passando o visual para seus potenciais clientes, seus espectadores ou leitores-então é importante manter seu público em mente para que você possa obter a cobertura que precisa.

Não se esqueça de um kit de imprensa

Inclua as informações sobre o seu evento e entregue -o à mídia. Essa informação os ajudará a escrever a história, mas também ajudará você a ter mais controle sobre as notícias, já que você está fornecendo as informações cruciais.

Verifique se o seu contato de mídia está disponível

Não se esqueça de disponibilizar seu contato de mídia para perguntas. Se um repórter tiver perguntas adicionais, ele precisará conseguir o contato da sua mídia rapidamente. Certifique -se de incluir o número de telefone do contato da mídia e qualquer outra informação de contato dentro do seu kit de imprensa.

Use funcionários com experiência

Você não precisa limitar os porta -vozes do seu evento ao seu próprio contato de mídia. Se um funcionário puder dar uma melhor mordida de som porque tiveram mais experiência em desenvolver e trabalhar com um determinado produto, por todos os meios, disponibilize -os para perguntas.

Prepare sua declaração de antemão

Se você planeja falar na câmera ou em um repórter de jornal, pense no que você quer dizer com antecedência. Pode ajudar a ter um amigo que não está familiarizado com sua empresa para ler seu kit de imprensa e fazer perguntas que eles têm. A partir dessas perguntas, bem como algum brainstorming próprio, crie uma lista de respostas. Você não quer parecer ensaiado, mas não quer soar despreparado ou dizer "umm ..." muito.

Você também quer considerar os diferentes tipos de mídias. O jornal tem necessidades diferentes de televisão e vice -versa. Um repórter de jornal pode fazer perguntas muito diferentes de um repórter de TV. Cada meio tem maneiras diferentes de apresentar suas notícias para que elas precisem do tipo de que se adapte ao público.

E se o repórter não mostrar?

A estação ou jornal pode muito bem enviar um fotógrafo ou videógrafo em vez de um repórter. Isso não significa que sua história não seja importante para eles. Eles não estariam lá se não planejassem dar cobertura à sua história, então trate quem aparecer muito bem.

Se um videógrafo estiver carregando seu equipamento, não entregue um kit de prensa na mesma então. Ofereça -se para carregá -lo até que eles tenham sido capazes de obter os tiros de que precisam. Tratá-los como um cidadão de segunda classe voltará à estação e pode prejudicar suas chances de cobertura futura.