Como gerenciar o fluxo de informações de planejamento de eventos

Manter vários grupos na mesma página é um dos maiores desafios que os planejadores de eventos enfrentam no dia-a-dia. Enquanto todos os envolvidos com um evento desejam que seja um sucesso, sem um caminho definido para as comunicações, sempre haverá uma chance de detalhes cairem através das rachaduras. A prevenção de supervisões pode ser evitada estabelecendo um fluxograma de informação desde o início. Siga as diretrizes abaixo para manter todos os lados trabalhando na mesma direção.

Ser o chefe

A maioria dos eventos é um esforço conjunto entre vários departamentos diferentes, mas no final do dia, deve haver um líder para supervisionar toda a produção. Cada pessoa da equipe deve se concentrar em sua especialidade e entender a importância de seus limites. Identifique -se como o planejador principal desde o início do projeto. Explique aos seus colegas de trabalho a importância do fluxo de informações e ilustre o que acontece quando os protocolos são ignorados. Como ninguém quer ser responsável por criar um problema, explique as regras para o diálogo interno no primeiro dia.

Organizar comitês para o evento

O objetivo aqui é emparelhar trabalhadores cujas responsabilidades vão se cruzar de alguma forma. Por exemplo, o departamento de marketing deve estar no mesmo comitê que a equipe audiovisual para garantir que todos os gráficos e logotipos sejam exibidos corretamente. Criar equipes que naturalmente precisam trabalhar juntas eliminarão muitos dos e -mails redundantes que tendem a se perder no shuffle. Escolha um contato de cada comitê para reportar de volta a você com desenvolvimentos recentes.

Poste prazos para continuar planejando as equipes no caminho certo

A publicação de prazos com antecedência reduzirá os níveis de estresse para todos os envolvidos. Você pode reforçar o valor de seus prazos criando um fluxograma que ilustra como o trabalho de cada comitê será usado para reunir tudo. Os funcionários geralmente respondem melhor quando sabem que outro departamento está aguardando sua resposta. Compartilhar essas informações mantém o processo transparente e enfatiza a responsabilidade sem usar ação negativa.

Mantenha os executivos informados

Um dos maiores erros que você pode cometer é trabalhar nos bastidores até que você esteja pronto para apresentar idéias aos seus líderes executivos. Raramente, se é que alguma vez, você entrará no escritório deles e sairá sem ter que mudar algum aspecto do seu evento. Salve a si mesmo essa frustração, encontrando -se proativamente com eles em intervalos regulares durante o processo de planejamento. É muito mais fácil fazer alterações no meio do seu projeto, em vez de circular no final.

Entre em contato com seus fornecedores

Outro erro aparentemente inocente que pode ocorrer são as comunicações secundárias com os fornecedores. Isso acontece quando um colega de trabalho toma a iniciativa de entrar em contato diretamente com um fornecedor para compartilhar detalhes de planejamento que você não conhece. O resultado dessas conversas secundárias pode ter um grande impacto sobre como o evento se reúne. A única maneira de impedir isso é restringir seu fornecedor de receber ordens de outros funcionários. Você pode pensar que parece duro no começo, mas você dormirá muito mais fácil, sabendo que todas as informações fluem através de você.

Forneça atualizações de informações proativas

Ser o planejador principal de um evento exige que você compartilhe o máximo de informações que receber. Mantenha um documento de planejamento mestre que descreve os detalhes do evento e envie atualizações semanais para todos os membros do seu comitê. Mantenha suas comunicações curtas e direta. Você quer que todos leem as anotações em suas atualizações semanais de e -mail, mas se você divagar incessantemente, perderá rapidamente a atenção deles.

Gerenciar o fluxo de informações de seus eventos requer os mesmos procedimentos que as comunicações interdepartamentais. Mantenha todos cientes de suas responsabilidades e compartilhe atualizações importantes com todas as partes envolvidas. A diferença crítica é que você é o CEO do projeto. Sua função é gerenciar todos os detalhes que entram e traduzi -los em uma visão compartilhada que atenda às necessidades de cada departamento. A Fundação para o Sucesso é garantir que todas as informações fluam na mesma direção.