Como gerenciar registros de despesas de negócios

Se você dedicou um tempo para fazer uma lista de todas as tarefas que precisa para gerenciar seus negócios e depois pediu em termos de quanto você gostava de fazê -las, onde o gestão de registros gastaria entre? Duzentos e setenta? Ou ainda mais baixo?

Mas, embora a maioria de nós definitivamente considere o gerenciamento de registros de negócios como trabalho e tende a dar uma prioridade baixa, uma boa gestão de registros não apenas facilita nossa vida profissional. Aqui está o que você pode fazer para facilitar o gerenciamento de registros:

Mantenha seus negócios e despesas pessoais separadas

Parece fácil, não é isso? Mas esta é a parte da gestão de registros que acende a maioria das pessoas. Se você levar um cliente em potencial para uma rodada de golfe, por exemplo, é que uma despesa pessoal ou uma despesa comercial? (A resposta é pessoal porque as taxas verdes não são uma despesa de negócios dedutível). Veículos que você usa por motivos pessoais e comerciais são outro problema perene. Você precisa saber o que se qualifica como despesas comerciais legítimas e o que não faz e certifique -se de que seus registros de negócios refletem isso com precisão.

Obtenha documentação suficiente para todas as despesas comerciais

Muitos empresários cometem o erro de pensar que "listas" são boas o suficiente para fins de gerenciamento de discos. Por exemplo, eles têm uma lista de compras em seus extratos de cartão de crédito e acham que isso é bom o suficiente em termos de reivindicar essas compras como despesas comerciais.

Infelizmente, a CRA (Agência de Receita do Canadá) é mais exigente. Eles não aceitam extratos de cartão de crédito ou cheques cancelados como documentação suficiente para despesas quando uma fatura ou recebimento normalmente seria emitido. O IRS é mais perdoador e, na ausência de um recibo, geralmente aceita extratos de cartão de crédito e cancelou cheques como prova de reivindicações de despesas.

Em termos de manter registros, há dois pontos a serem lembrados:

Sempre obtenha um recibo. Tenha o hábito de pedir um recibo sempre que fizer uma compra - não importa o quão pequeno. Pequenas despesas também aumentam e você precisa da documentação para seus registros de negócios.

Rotule seus recibos, se necessário. Ainda existem empresas em torno desses recibos que não têm nada nelas, exceto a data em que o item foi comprado e quanto custa - o que não é muito útil quando você está olhando para um recibo tentando descobrir o que o o item em questão era e em qual categoria de despesa de negócios ele se encaixa.

Quando você recebe um recibo, veja e escreva as informações relevantes sobre ele, como para que serve o recibo e a categoria de despesa.

Obtenha uma conta bancária separada para o seu negócio

Embora as taxas de contas bancárias de negócios sejam notoriamente altas em comparação com as contas pessoais, uma conta bancária comercial é absolutamente necessária para um bom gerenciamento de registros de negócios. Uma conta bancária comercial ajuda a manter seus negócios e despesas pessoais separadas. Você depositará todas as suas receitas de negócios na conta comercial e retirará quaisquer despesas ou pagamentos relacionados à empresa apenas da conta comercial.

Que tipo de conta bancária comercial você deve obter? Uma conta corrente - de preferência uma que entregue declarações mensais e retorna seus cheques cancelados para você.

As verificações de negócios ajudam a facilitar seu gerenciamento de registros, pois você pode usar a linha de memorando na frente de cada verificação para documentar o objetivo comercial da despesa.

Tenha e use um cartão de crédito separado para despesas comerciais

Usando seus cartões de crédito pessoal para fins comerciais, rapidamente o levará em um gestão recordes de gestão. Um cartão de crédito comercial simplifica bastante o seu gerenciamento de registros de negócios, ajudando a manter suas despesas pessoais e comerciais separadas (também ajuda a tornar sua empresa a parecer mais profissional).

Mantenha um registro de milhagem da sua viagem de negócios

Se você usar algum de seus veículos para fins comerciais, um registro de milhagem será uma grande ajuda na gestão de registros. Observe a milhagem (ou quilômetro) lendo no odômetro no início do ano e depois entra na milhagem por data cada vez que você usa o veículo para fins comerciais. Manter o seu log de milhagem na caixa de luvas do seu veículo facilitará isso. Se você tem mais de um veículo que você usa para fins comerciais, mantenha um registro de milhagem em cada.

Mantenha todos os seus registros de negócios para um determinado ano fiscal juntos 

Ter seus registros comerciais espalhados por todo o lado é um desastre em tempo real quando se trata de contabilidade ou preparar seus impostos e organizar seu sistema de gerenciamento de registros de negócios no ano fiscal, facilitará muito a localização dos registros de negócios que você precisa quando precisar eles.

Mantenha seus registros comerciais pelo tempo correto

Por alguma razão, parece haver muita confusão sobre quanto tempo você tem para manter seus registros de negócios. Para fins fiscais: "Se você registrar seu retorno no prazo, mantenha seus registros por um mínimo de seis anos após o final do ano tributado ao qual eles se relacionam". Este período de seis anos começa desde a última vez que você usou os registros de negócios, não desde o momento em que a transação ocorreu.

Para você.S. declarações fiscais, "Mantenha registros para trêsAnos a partir da data em que você apresentou seu retorno original ou dois anos a partir da data em que você pagou o imposto, o que for posterior se você registrar um pedido de crédito ou reembolso depois de registrar sua devolução. Mantenha registros para seteAnos se você registrar uma reclamação por uma perda de valores mobiliários sem valor ou dedução da dívida ruim."

Software de contabilidade facilita

Com sua facilidade de uso, acessibilidade a partir de dispositivos móveis e baixo custo, os pacotes de software de contabilidade de pequenas empresas baseadas em nuvem podem simplificar bastante o gerenciamento de registros. Por cerca de US $ 10 por mês, fornecedores de software, como FreshBooks e Zoho, oferecem pacotes básicos de iniciantes adequados para freelancers e propriedades únicas, incluindo faturamento, rastreamento de despesas e relatórios simples. Pense nas vantagens de poder, por exemplo, enviar uma fatura diretamente do seu smartphone, tirar uma foto de um recibo de almoço com um cliente e grave-o como uma despesa ou rastrear tempo faturável com um cronômetro interno.

Essas oito coisas que você pode fazer para facilitar seu gerenciamento de registros não são difíceis. Como muitos negócios administrativos relacionados à administração de um negócio, eles apenas exigem estabelecer bons hábitos e persistência. Mas se você aplicar essas regras agora e acompanhar, verá uma enorme diferença no próximo tempo de imposto e sua contabilidade será mais fácil o ano todo.