Como fazer um orçamento baseado em zero para o seu negócio

O orçamento baseado em zero soa como uma dessas idéias empreendedores iniciantes introduzem uma conversa quando querem impressionar os capitães da indústria e investidores anjos. Mas o conceito não precisa assustá -lo ou enviar você para usá -lo em todos os eventos de rede. Em vez disso, entenda que é uma abordagem rudimentar da gestão de negócios que as empresas estão utilizando em todas as escalas, de micro empresas a empresas multinacionais, e também pode ajudar sua empresa a crescer com sustentabilidade.

Orçamento baseado em zero

Começando de uma "base zero" (eu.e., Sem saldos ou despesas realizadas), cada período no calendário de uma empresa é orçado inteiramente em relação às necessidades e custos desse período. Seja um mês, um quarto ou anualmente, um período pode ser qualquer medição de tempo que funcione melhor para o seu negócio.

No início de um novo período, os requisitos financeiros e as despesas justificadas são as principais entradas para o orçamento da empresa, independentemente de o orçamento ter sido maior ou menor no período anterior. Quando o próximo período começa, você retorna à base zero e repita o processo.

Como funciona

O orçamento tradicional, ou orçamento baseado em custos, envolve o gerenciamento das operações de uma empresa com base no orçamento de períodos anteriores. Por exemplo, se uma empresa antecipar um aumento de 5 % na produção graças ao desembarque de um novo cliente, ele simplesmente adiciona 5 % ao orçamento do período anterior. O orçamento baseado em custos pressupõe que todas as despesas anteriores de produção e operações sejam necessárias e avança para manter o orçamento para essas funções sem análise adicional.

No orçamento baseado em zero, todas as despesas devem ser justificadas a cada período, portanto, as despesas recorrentes são revisadas e depois aprovadas, ajustadas ou descontinuadas com base na necessidade. E novas despesas são analisadas com a mesma atenção do orçamento tradicional, mas sempre com o entendimento de que os custos devem ser otimizados para eficiência e valor.

Por exemplo, se você é um solopreneur que administra uma empresa criativa de artigos de papel fora de sua casa, pode decidir implementar um orçamento baseado em zero para melhorar a eficiência depois de decidir levar sua empresa internacional e enviar para o exterior. Uma área que isso pode afetar são seus custos de impressão. Após uma revisão abrangente, você percebeu que poderia compensar as taxas de envio adicionadas e reduzir o tempo de resposta comprando duas novas impressoras e aproveitando a compra em massa para a tinta da impressora graças a uma nova parceria com um fornecedor local. A cada período, você revisaria todas ou suas despesas para determinar se o custo é justificado em seu orçamento com um retorno valioso de seu investimento.

Como começar

As etapas para iniciar um método de orçamento baseadas em zero são diretas:

1. Identifique seu objetivo. Você espera aumentar a receita em 10 %? Você quer reduzir custos em 2 %? Seu objetivo precisa ser mensurável e atingível dentro do período que você selecionou.
2. Considere como você pode atingir esse objetivo. O que você tem em seu arsenal que pode ser usado para ajustar custos, eficiência ou recursos para alcançar seu objetivo?
3. Revise suas opções da etapa 2. Implementar uma tarefa ajudaria você a alcançar seu objetivo? Ou você precisa implementar vários cursos de ação? E se assim for, você os lançará individualmente ao longo do tempo ou tudo de uma vez?
4. Priorize suas novas tarefas e documente os custos necessários para implementação.
5. Avalie todos Os custos e despesas necessários para o próximo período em todos os aspectos do seu negócio (ou o departamento que você planeja se adaptar para atingir seu objetivo). Inclua os custos necessários para as novas tarefas que você documentou na Etapa 4.
6. Se a avaliação atender à sua aprovação e todas as despesas forem justificadas, se envolva na implementação e siga seu orçamento.
7. No final do período, examine suas medidas e determine se você atingiu seu objetivo. A implementação foi bem tranquila? Se foram cometidos erros, você deseja se ajustar e avançar com o processo no próximo período? Ou interromper completamente as tarefas?
8. Comece de novo na etapa 1 no início de um novo período.

Por que pode ser adequado para você

Devido à sua estrutura detalhada, o orçamento baseado em zero permite que os empresários incorporem novas estratégias por um período de tempo sem o medo de perder a sustentabilidade. Frequentemente, montado em uma base, o processo oferece aos proprietários de empresas a oportunidade de mergulhar profundamente em seus planos de implementação e evitar aumentos orçamentários de carte Blanche, que podem não mostrar um retorno do investimento por longos períodos de tempo.

Outra vantagem para esse método de gerenciamento de negócios é que ele pode efetivamente reduzir custos para operações diárias. Os recursos são alocados apenas quando necessários, reduzindo o desperdício e a redundância e aumentando a comunicação entre departamentos que exigem melhor coordenação para permanecer no orçamento.

Por que pode não ser adequado para você

É verdade que o método pode levar a custos operacionais mais baixos para grandes empresas, mas isso geralmente significa que os departamentos de produção de não receita podem ficar em mudança ou subfinanciada. Onde algumas áreas do seu orçamento, como produção ou vendas, justificarão suas despesas facilmente, outras funcionalidades necessárias, como atendimento ao cliente ou pesquisa e desenvolvimento, podem ter um tempo mais difícil justificando suas despesas além do mínimo nu.

Outra desvantagem do orçamento baseado em zero é que pode ser demorado em comparação com o orçamento baseado em custos ou o orçamento baseado em atividades. Isto é especialmente verdadeiro para empresas maiores, mas também soa verdadeiro para proprietários de pequenas empresas. Passar por todos os itens de linha todo período que justifica sua necessidade pode ser trabalhoso intensivo e um uso ineficiente do seu tempo.

Onde pode levar você

Independentemente do tamanho da sua empresa, o orçamento baseado em zero exige que você veja mais de perto o que gera valor em seu processo. Embora demorado, é um método, quando utilizado corretamente, isso pode levar a maior sustentabilidade e crescimento equilibrado.

Por fim, todo empresário que opta por usar o orçamento baseado em zero para suas operações certamente aprenderá a importância de investir tempo e recursos para orientar a eficiência e o valor de seus negócios.