Como dar um correio de voz profissional para o seu departamento

Se sua empresa usar caixas de correios de voz departamentais para chamadas recebidas, convém gravar uma saudação profissional de correio de voz de departamento. Esse tipo de saudação de correio de voz é um pouco diferente da saudação pessoal do correio de voz que está associado à caixa de correio de voz de um indivíduo. Por exemplo, se o seu sistema telefônico permitir que um grupo de extensões telefônicas seja "agrupado" para atender todas as chamadas contábeis gerais, todas as extensões do departamento de contabilidade podem ser agrupadas sob a extensão geral do departamento de contabilidade. Quando o atendente automatizado transfere uma chamada para essa extensão, a próxima extensão disponível receberá a chamada. Se todas as extensões do departamento de contabilidade estiverem ocupadas ou indisponíveis, a chamada será transferida para a caixa de correio de voz do departamento.

Opções de saudação de correio de voz

Dependendo do sistema telefônico que você possui em sua empresa, pode haver opções diferentes para o tipo de saudação de correio de voz que você tem permissão para compor. Esses incluem:

• Saudação geral do correio de voz: usado como saudação padrão de correio de voz se nenhum outro tipo de saudação estiver definido.
• Saudação interna do correio de voz: costumava cumprimentar as pessoas que ligam para seu departamento de dentro de sua própria empresa (eu.e. de outra extensão). Geralmente, isso é aplicável apenas a empresas muito grandes.
• Saudação de correio de voz externa: Jogado para pessoas que ligam de fora da sua empresa. O atendente automatizado do seu sistema telefônico pode jogar uma empresa geral saudando que todos os chamadores externos ouvirão. Se o nome da sua empresa for mencionado nessa saudação, você não precisará dizer novamente em sua saudação departamental.
• A saudação temporária ou fora do correio de voz temporária: Isso é definido quando todo o departamento não estará disponível por um determinado período de tempo. Por exemplo, o departamento só está com equipe entre as 8:00 e as 17:00 ou há uma reunião obrigatória de departamento que remove todas as pessoas de atender ao telefone. A maioria dos sistemas de correios de voz permitirá que você defina uma data e hora de vencimento, para que você não precise se lembrar de desativá -lo quando seu departamento retornar às operações normais.
• No telefone (ocupado) Saudação de correio de voz: Essa saudação é usada para informar os chamadores que o departamento está disponível, mas ninguém pode atender imediatamente, porque todas as extensões no pool de departamento estão ocupadas com outros chamadores.

Elementos de um bom correio de voz de departamento

• Nome do departamento
• Declaração de que você não pode atender a chamada deles agora
• Convite para deixar uma mensagem
• Quando eles podem esperar uma chamada de retorno
• Opções adicionais disponíveis (e.g. "Pressione a tecla Pound para voltar para ...")
• Endereço do site se puder fornecer informações significativas
• Não mais do que 20-25 segundos (regra de Thumb)
• Não comece com a saudação "Sua chamada é muito importante para nós ...". Esta frase é usada em excesso e geralmente é um "desligamento" para os chamadores.
• Evite dar muita informação e fazer uma saudação excessivamente longa.

Amostra boas saudações

• Você chegou ao departamento de contabilidade. Todos os nossos representantes estão ocupados atendendo a outros chamadores. Em vez de desperdiçar seu valioso tempo em espera, gostaríamos de devolver sua chamada dentro de dois horários úteis. Se você gostaria de retornar ao menu anterior, pressione Star agora. Caso contrário, deixe -nos uma mensagem detalhada com seu nome e número. Depois de gravar sua mensagem, você pode pressionar a tecla Pound para obter mais opções. Obrigado pela sua chamada.
• Você chegou ao Departamento de Vendas da Operations Tech, Inc. Todos os nossos representantes de vendas estão ocupados atendendo a outros clientes, mas gostaríamos de devolver sua chamada o mais rápido possível. Para obter informações atuais de preços ou para verificar o status do seu pedido, visite -nos na web. Caso contrário, deixe -nos uma mensagem com seu nome e número após o tom. Se você deseja retornar ao menu anterior, pressione a tecla Star agora.
• Você chegou ao departamento de contabilidade da Operations Tech, Inc. O departamento está atualmente fechado. Nossas horas normais de operações são das 8:00 às 17:00 de segunda a sexta -feira. Estamos fechados aos sábados e domingos. Você pode pressionar a tecla Star a qualquer momento para retornar ao menu anterior. Caso contrário, deixe -nos uma mensagem com seu nome e número e retornaremos sua chamada quando o escritório reabre. Você pode desligar depois de deixar sua mensagem ou pressionar a tecla Pound para opções adicionais. Obrigado pela sua chamada.

Saudações de correio de voz ruim

• Você chegou ao departamento de vendas. Deixe -nos uma mensagem.
• Olá. Você chegou ao departamento de contabilidade na XYZ.com. Todos os contadores estão atualmente participando de uma reunião obrigatória do departamento e ninguém está disponível para atender sua chamada. Sua ligação é muito importante para nós e gostaríamos de devolver sua ligação assim que retornarmos. No entanto, é o fim do ano e nossa lista de pendências é muito longa. Se você está ligando sobre o pagamento em uma conta em atraso, diga -nos em sua mensagem para que possamos ligar de volta imediatamente. Caso contrário, aguarde o tom e deixe -nos uma mensagem confidencial detalhada.
• O departamento está fechado. Por favor, deixe uma mensagem depois do tom.