Como documentar o desempenho dos funcionários

A documentação é crucial para a tomada de decisão adequada

No mundo dos recursos humanos e do emprego, a documentação sobre o desempenho de um funcionário pode fazer ou quebrar sua capacidade de disciplinar, rescindir ou promover, recompensar e reconhecer de maneira justa.

A documentação é essencial para os gerentes e a equipe de RH, porque você precisa fazer um esforço sério para registrar todos os eventos no histórico de empregos de seus funcionários--incidentes positivos e negativos de desempenho.

Aqui você encontrará tudo o que os gerentes e a equipe de RH precisam documentar cuidadosamente o desempenho dos funcionários.

Por que você deve documentar o desempenho dos funcionários

• A documentação fornece evidências de que questões de desempenho foram discutidas com o funcionário em tempo hábil e conciso.
• A documentação oferece um histórico de melhoria ou falha do funcionário em melhorar o desempenho ao longo do tempo. É cronológico e uma descrição precisa das ações do funcionário, das ações do gerente e dos eventos à medida que ocorrem.
• A documentação fornece evidências que apóiam as decisões de gerenciamento para tomar medidas desfavoráveis, como disciplina ou rescisão com um funcionário.
• A documentação oferece prova de que um funcionário merece uma promoção ou oportunidade disponível sobre outros funcionários que também são elegíveis.
• A documentação fornece evidências para justificar aumentos salariais, diminuições ou por que um funcionário não recebeu aumento.
• No caso de um processo, a documentação completa e completa protege os interesses de um empregador. A documentação pode apoiar as ações da gerência no encerramento de um funcionário malsucedido. Também pode provar que o funcionário foi rescindido por razões legais, em oposição a outras pessoas, como discriminação ilegal.

O que documentar

Os gerentes precisam documentar o desempenho dos funcionários, contribuições positivas e falhas de desempenho. Eles precisam documentar exatamente o que o funcionário fez e disse e o que o gerente fez e disse em resposta durante a reunião ou conversa.

Você precisa documentar quaisquer acordos feitos durante a conversa, metas estabelecidas, melhorias necessárias e esperadas e a linha do tempo para melhorias. A documentação também deve conter compromissos que o gerente assume para ajudar o funcionário.

Como documentar

A documentação deve ser escrita durante ou imediatamente após a reunião ou conversa com o funcionário. Você nunca deve sentir falta de escrever a conversa com o funcionário no dia em que realmente aconteceu. Esperando até mais tarde ou no dia seguinte afeta a qualidade da documentação porque é baseada no que você lembra.

Um dos piores erros que os gerentes cometem é acreditar que podem reconstruir um histórico de aconselhamento de funcionários, conforme necessário. Nenhuma pessoa de RH que tenha experiência de documentação decente e oportuna é sempre enganada por um registro reconstruído. Os gerentes que se reconstruem da memória trazem risco desnecessário e inaceitável para sua empresa, porque um histórico inventado não se sustenta em um processo potencial.

Você precisa da sua documentação para parecer profissional, arrumada e organizada. Escreva documentação como se estivesse falando sobre a história dos acontecimentos com terceiros. Você nunca sabe quem pode ler sua documentação um dia, portanto, certifique -se de refletir seu profissionalismo. (Costas de um guardanapo, envelope ou nota pegajosa não se qualifica como documentação profissional.)

Sua documentação deve ir ao novo gerente de um funcionário se o funcionário obtiver um novo emprego-ou você faz sua organização. Para sua memória e para informar o novo gerente do funcionário, você precisa colocar o nome e o título do funcionário, seu nome e título e a data completa em cada documento.

Escreva documentação que seja factual, justa, legal, objetiva, completa e consistente. Evite opiniões (Mike é desleixado. Alice é preguiçosa. Tom estava mentindo para mim.), Nomeação de nomes, editorializando (John é um idiota. Mark tem um problema de atitude.) e rotulagem (Mary é irresponsável. George não é um jogador de equipe.).

Evite também tentar interpretar o comportamento do funcionário. (Marsha não deve gostar desta tarefa. Paula parece estar na cabeça dela.) Minimize o uso de palavras descritivas, como adjetivos e advérbios (lentamente, desleixados, infelizes, mal -humorados, rudes). Declarar o comportamento e ações específicos do funcionário, não sua opinião ou interpretação dele.

Que documentação deve fornecer

Na revisão posterior da documentação, o que é necessário é um registro preciso da conversa. Fique com os fatos e escreva exatamente o que você disse e o que o funcionário disse. Certifique -se de que sua documentação seja inequívoca e que ela coloque os fatos diretamente. (Em qualquer situação legal em potencial, erros em qualquer um dos eventos documentados tornam todo o restante da documentação suspeita.)

Por fim, documente quaisquer acordos, compromissos, cronogramas, melhorias necessárias, pontos de check-in e outros detalhes que possam escapar da memória. Certifique -se de definir uma data e hora para prazos e datas de vencimento para que o mal -entendido não ocorra.

Conheça a política de documentação do seu departamento de RH, que informará qual documentação precisa de colocação no pessoal do funcionário arquivar qualquer documentação de ações disciplinares certamente deve ser incluída.

Onde documentar e armazenar a documentação

Como a documentação sobre funcionários é confidencial e privada para o funcionário, você precisa cuidar de que qualquer documentação permaneça confidencial para o gerente, RH, e potencialmente o próximo gerente do funcionário. Assim, colocar a documentação em uma unidade de computador compartilhada não é recomendada. A documentação manuscrita e a documentação de um gerente impressa são melhor guardadas em armazenamento bloqueado. 

A linha inferior

Se você seguir estas diretrizes, quando for ao RH para pedir ajuda para disciplinar, encerrar ou transferir um funcionário para um emprego com um melhor ajuste em potencial, o RH ajudará você a resolver o problema ou melhorar a situação. Quando o RH diz para você documentar, documentar, documentar ou eles não podem ajudá -lo; você terá que ter todas as suas bases cobertas.

Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas por precisão e legalidade. O site é lido por um público em todo o público e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e país para país. Por favor, procure assistência legal ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.