Como desenvolver uma agenda de reuniões eficaz

Uma agenda da reunião é uma lista de itens que os participantes esperam realizar em uma reunião. A agenda deve ser distribuída antes de uma reunião, minimamente 24 horas de antecedência, para que os participantes tenham a oportunidade de se preparar para a reunião. De preferência, se possível, a agenda deve estar disponível vários dias antes da reunião. Quanto mais tempo seus colegas estão disponíveis para se preparar para uma reunião, maior a probabilidade de comparecer preparados para participar de maneira eficaz.

Desenvolvendo uma agenda de reuniões

O primeiro passo no desenvolvimento de uma agenda é identificar se outros funcionários são necessários para ajudá -lo a planejar a reunião. Em seguida, decida o que você espera realizar realizando a reunião e estabeleça objetivos factíveis para sua reunião. As metas que você definirão estabelecerão a estrutura para um plano de reunião eficaz. Certifique -se de que você não planejou mais do que é razoavelmente alcançável dentro do prazo da sua reunião.

Como Stephen Covey disse em "os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes", "começa com o fim em mente."Seu objetivo da reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes da reunião.

Então, considere quanto tempo você espera para cada item da agenda. Se a reunião durar uma hora e você tiver cinco itens da agenda, isso lhe dá uma idéia geral do prazo com o qual você está trabalhando. Isso não significa.

Decisões a serem tomadas

Depois de determinar seu objetivo geral, você ou sua equipe precisam tomar determinadas decisões. Além do objetivo ou objetivo da reunião, também inclua na sua agenda:

• Uma data, hora e local para a reunião
• Os participantes precisavam na reunião
• Itens para discussão
• A quantidade de tempo que você prevê que o grupo precisará discutir cada item
• Pré-trabalho para a reunião. Isso incluirá qualquer leitura, documentação, dados, atas de uma reunião anterior ou qualquer outra preparação que faça sua reunião real bem -sucedida. Documentos relevantes devem ser anexados ao aviso e agenda da reunião quando você os distribui para os participantes convidados.

Identificando participantes

Depois de decidir que é necessária uma reunião para atingir seu objetivo, você precisa desenvolver uma lista de participantes. Nem todo funcionário pode ou deve participar de todas as reuniões, mas convidar os participantes certos aumentará sua probabilidade de sucesso. Determine seus participantes fazendo algumas perguntas a si mesmo:

• Quem deve possuir a solução que o grupo desenvolve?
• Quem é o dono do processo que o grupo está discutindo?
• Quem precisa conhecer as informações que você está distribuindo?
• Quem pode fornecer dados e fatos para orientar a tomada de decisão?
• Quem tem experiência ou experiência para compartilhar com o grupo?
• Quem deve apoiar a implementação de quaisquer soluções ou tarefas?
• Quem deve fornecer permissão ou recursos para realizar o resultado da reunião?
• Quem pode se opor à implementação de quaisquer soluções ou direção?

Agendas para reuniões agendadas regularmente

Nem toda reunião precisa de uma agenda desenvolvida personalizada. A maioria dos funcionários tem reuniões agendadas regularmente para seus departamentos ou grupos de trabalho. Você também tem equipes e projetos nos quais participa.

Um projeto em andamento pode não exigir uma agenda recém -desenvolvida para cada reunião, mas sua equipe será bem servida adotando uma abordagem padrão para sua reunião. A reunião regular de funcionários agendados é dividida em três segmentos para os quais cada um possui itens da agenda padrão:

Itens informativos

Escreva quaisquer itens da agenda que sejam informativos para cada reunião. Por exemplo, o gerente atualiza o grupo sobre os resultados da reunião de gerenciamento sênior.

Itens de ação

Coloque na agenda todos os itens que você espera que o grupo deseje revisar em todas as reuniões agendadas regularmente. Por exemplo, desempenho para orçamento para o período e a identificação de economia de custos e melhorias contínuas que o grupo planeja para alcançar.

Planejamento antecipado

Coloque na agenda todos os itens que o grupo deseja planejar ou se preparar com antecedência. Por exemplo, as metas de curto prazo para o próximo mês ou a necessidade de assistência aos colegas de trabalho nas próximas tarefas.

Se você seguir estas diretrizes ao desenvolver sua agenda de reuniões, aumentará a probabilidade de que sua reunião seja mais produtiva.

O que incluir na sua agenda de reuniões

Uma agenda para uma reunião regularmente programada pode ajudar a produzir os resultados que você busca, incluindo alguns itens básicos:

• Aquecimento e saudações. Considere um breve disjuntor de gelo, dependendo da frequência com que o grupo se reúne. Mesmo em uma reunião on -line, os participantes podem ser bem servidos por um quebra -gelo.
• Revise o objetivo da reunião, a agenda e os resultados esperados e o produto.
• Revise, correto (se necessário) e aprove as atas da reunião anterior.
• Forneça informações departamentais e de departamento apropriadas que a equipe precisa.
• Revise o progresso em itens de ação, planos de ação e compromissos. Revise o progresso do grupo nos objetivos.
• Discuta e tome decisões sobre os itens da agenda para esta reunião.
• Identificar as próximas etapas.
• Identifique o objetivo, resultado e agenda para a próxima reunião.
• No final da reunião, o Taker de nota deve revisar os compromissos assumidos pelas pessoas durante a reunião.
• Identifique qualquer assistência necessária das pessoas que não estão no grupo e atribua aos participantes para fazer contato.
• Determine quem fora da reunião os participantes precisam saber o que e decidir como você realizará a comunicação.
• Distribua minutos dentro de 24 horas após a reunião ou imediatamente se o tomador os levou eletronicamente.

A linha inferior

Você pode tornar suas reuniões on-line ou pessoalmente mais eficazes e mais propensas a produzir os resultados que você procura quando faz uma agenda detalhada. A agenda é o resultado de seu pensamento disciplinado sobre os resultados que você deseja alcançar. A agenda da reunião é a manifestação externa de seu plano e objetivos.