Como criar um sistema de gerenciamento de documentos

Gerenciamento de documentos é o processo de lidar com documentos de tal maneira que as informações podem ser criadas, compartilhadas, organizadas e armazenadas com eficiência e adequadamente. Como tal, aprender a criar um sistema de gerenciamento de documentos é fundamental para as empresas.

Muitas empresas lidam com informações de alto risco que precisam ser mantidas seguras e privadas, ou acessadas rapidamente. Nesses casos, um sistema de gerenciamento de documentos de operação suave é essencial. Mas mesmo que sua empresa seja de natureza mais casual, ainda é importante manter registros adequados para contabilidade e por uma questão de eficiência.

Saiba mais sobre como criar um sistema de gerenciamento de documentos que melhor atenda às necessidades do seu negócio.

Opções do sistema de gerenciamento de documentos

Atualmente, a maioria das empresas trabalha confortavelmente com documentos digitais e programas de uso com recursos de armazenamento e gerenciamento. Não há escassez de software de gerenciamento de documentos gerais e específicos do setor, projetado especificamente para melhorar o manuseio de arquivos eletrônicos de seus negócios de arquivos eletrônicos. Por exemplo, os hotéis ainda podem ter um registro de estilo de livro após o check-in e ainda pode solicitar uma assinatura em uma guia de cartão de crédito em papel, mas nos bastidores, os hotéis estão usando ópera para gerenciar salas, manter anotações e executar contas. Opções de pagamento como Square e Venmo estão sendo usadas mais comumente no varejo e serviço, eliminando também a necessidade de contabilidade de papel.

No entanto, muitas pequenas empresas precisam lidar com uma mistura de dados antiquados em papel e arquivos eletrônicos e, em alguns casos, a proporção de dados em papel é muito maior.

Convertendo documentos em papel em formatos digitais

Uma solução para o problema de um ambiente de dados misto seria usar um sistema de imagem de documento para converter todos os documentos da sua empresa em arquivos eletrônicos. Dependendo do tipo de dados e documentos com os quais você trabalha, esse pode ser um processo relativamente direto, ou pode envolver alguma criatividade e abordagens especializadas.

Por exemplo, uma loja de varejo em pequena escala que gerencia recibos e inventário pode ser capaz de converter documentos em papel em planilhas digitais com algum trabalho de entrada de dados extra. O escritório de um dentista, por outro lado, que mantém registros de saúde dos pacientes, cobrança, raios-X, etc., Provavelmente precisará de um método mais robusto para converter seus muitos arquivos em papel em formatos digitais, como contratar um serviço de digitalização de documentos apropriado para negócios ou compra de software de varredura capaz de transferir imagens de alta resolução.

Passos para um sistema de gerenciamento de documentos

Seja trabalhando com um ambiente apenas digital ou em um ambiente híbrido com documentos digitais e em papel, a configuração de um sistema de gerenciamento de documentos envolve três etapas:

1. Crie um plano de gerenciamento de documentos.
2. Implementar o plano de gerenciamento de documentos.
3. Siga em frente.

O primeiro passo é o mais detalhado, então vamos explorar ainda mais.

Criando um plano de gerenciamento de documentos

O primeiro passo envolve responder a essas quatro perguntas:

Quais são as regras para criar documentos?

Faturas, cartas de lembrete de pagamento, folhetos de vendas, e-mail, balanços, planilhas, relatórios-todos as empresas criam uma variedade de documentos no decorrer e acompanhar os negócios. E, para manter as coisas organizadas, todas as empresas precisam estabelecer regras para criar documentos.

• Existem modelos internos para alguns de seus documentos comerciais padrão, como cartas e faturas, e onde eles estão localizados?
• Existe um guia de estilo interno que precisa ser seguido?
• Novos documentos devem ser datados ou estampados no tempo?
• Quais procedimentos devem ser seguidos para compartilhar ou revisar documentos?

Para algumas pequenas empresas, os únicos pontos importantes serão onde os modelos para vários documentos de negócios estão localizados e como usá -los. Mas se a criação de documentos em sua empresa envolver diferentes pessoas colaborando, revisando ou atualizando documentos, você precisará gastar algum tempo decidindo como essas coisas devem ser feitas para garantir a eficiência e a consistência.

O Google Docs é um padrão do setor para projetos colaborativos, pois oferece várias opções para controlar permissões, visualizar edições e compartilhar um único documento entre várias pessoas com verificações de segurança no lugar.

Como os documentos serão armazenados?

Existem custos associados ao armazenamento-o maior dos quais, para a maioria das pequenas empresas, é provavelmente o custo do tempo desperdiçado quando as pessoas estão procurando documentos. Portanto, a pergunta é: como os documentos serão arquivados? A chave para arquivar documentos é seguir boas práticas de gerenciamento de arquivos. Um sistema claro e fácil de seguir é essencial.

Você também precisa saber como arquivar documentos. Como você vai lidar?

Perto do início de cada ano, por exemplo, você deve passar pelos vários arquivos relacionados ao trabalho em seu computador, eliminando aqueles que não são mais atuais e criando novas pastas rotuladas por ano e sujeito, movendo arquivos conforme necessário. Você pode fazer o mesmo com arquivos de papel; Não é difícil remover documentos antigos de uma pasta de arquivos e criar um novo com "antigo" no título. Alguns softwares oferecem opções automáticas de arquivamento.

"Armazenamento" em um ambiente digital pode ser baseado em nuvem ou em servidores locais, mas para armazenar documentos em papel, você precisará de espaço físico no local, ou muitos escritórios de direito para os quais os backlogs dos arquivos do cliente são obrigatórios-você pode precisar Para alugar uma unidade de armazenamento.

Como a recuperação dos documentos pode ser simplificada?

Esta pergunta é o coração do seu sistema de gerenciamento de documentos. Por algumas estimativas, custa uma empresa em média de US $ 120 em trabalho para encontrar um documento ausente e US $ 220 para substituí-lo.

Mais uma vez, boas práticas de arquivamento podem ajudar muito a resolver o problema. Se você configurar procedimentos e protocolos sólidos, como seguindo consistentemente convenções de nomeação estrita, por exemplo, os documentos serão muito mais fáceis de encontrar.

E se você é um único proprietário ou um proprietário de uma empresa com funcionários, deve criar uma lista de localizações de arquivos, que lembrará os usuários onde tipos específicos de arquivos ajudam as pessoas a saber onde encontrá -los. Lembre-se de incluir se o arquivo estará ou não no seu sistema de computador, um servidor interno, na nuvem ou arquivado em um local físico, como um gabinete de arquivamento. Por exemplo, suponha que você use imagens, vídeo ou até fotos em papel em sua empresa. Uma entrada na lista de localizações de arquivos pode ser:

• Imagens digitais/vídeo: Computador (ou servidor) -Drive E:/Files Photos na pasta de assunto apropriada
• Fotos em papel: Arquivamento do Gabinete 3-Fotos-Alpha por Assunto

Unidades de rede ou nuvem compartilhadas devem ser rotuladas de acordo com o conteúdo, assim como as gavetas do gabinete devem arquivar.

Como os documentos podem ser feitos e mantidos seguros?

A primeira linha de defesa para a segurança do documento é garantir fisicamente as próprias premissas de negócios. Todas as empresas, mesmo as casas, precisam ter sistemas de segurança instalados.

As empresas também podem precisar ou querer investir em outros dispositivos de segurança, como barras de janelas, câmeras de segurança ou serviços de patrulha. Você pode gastar o tempo todo que deseja criar senhas e criptografar arquivos na tentativa de proteger seus arquivos eletrônicos, mas isso não importa muito se alguém puder simplesmente passear e roubar seu computador.

Medidas adicionais de segurança de documentos incluem:

• Bloqueando todos os armários de arquivamento após o horário comercial (e durante o almoço, se ninguém estiver confiável)
• Fazendo backup de documentos eletrônicos regularmente, de preferência fora do local para se proteger contra seus dados comerciais eliminados por desastres naturais
• Restringindo o acesso ao usuário a determinados documentos, aplicativos e pastas em qualquer computadores compartilhados
• Prevendo o roubo de funcionários conduzindo verificações de fundo e referência como parte do seu processo de contratação

Implementar e acompanhar

Depois de criar seu plano de gerenciamento de documentos respondendo às perguntas acima, você está pronto para implementá -lo. Certifique -se de que toda a sua equipe saiba os detalhes do sistema de gerenciamento de documentos da sua empresa e que todos sigam procedimentos apropriados ao criar, armazenar e recuperar documentos.

Você também terá que ter certeza de que todos que acessam e usam documentos em sua organização seguem, nomeando e armazenando documentos de forma consistente adequadamente. Verifique regular. Até o descuido ocasional pode jogar fora todo o sistema.

Você pode configurar um sistema de gerenciamento de documentos em um dia, mas implementá -lo de forma consistente ao longo do tempo será a chave para o seu sucesso. As recompensas são enormes-você economiza muito tempo e ganha tranquilidade.

Perguntas frequentes (perguntas frequentes)

Qual é o melhor sistema de gerenciamento de documentos?

Não existe um sistema único que funcione para todas as empresas em geral. A chave é entender as necessidades da sua empresa e depois aplicar as práticas mais adequadas. Alguns fatores a serem considerados incluem:

• A escala de suas operações (quanta documentação será armazenada)
• A gama de tipos de dados e informações que você precisa gerenciar
• Como seus documentos são usados ​​e com que frequência eles precisam ser acessados
• Níveis de segurança necessários
• Seu orçamento--você contrata um serviço especializado ou compra software de ponta ou você gerenciará por conta própria?

O SharePoint é considerado um sistema de gerenciamento de documentos?

Em uma palavra, sim, mas com uma ressalva: o produto do Microsoft Office não é feito sob medida para operar como um sistema de gerenciamento de documentos para pequenas empresas e deve ser implementado com cuidado e correção para se integrar às suas operações. O SharePoint tem a capacidade de armazenar, proteger e gerenciar documentos e inclui funcionalidade colaborativa e de arquivo.