Como comprar um sistema telefônico comercial

Para a maioria das organizações, o equipamento de escritório mais importante é o telefone. Os sistemas telefônicos de classe executiva geralmente começam a custar alguns milhares de dólares, e o preço aumenta proporcionalmente com o aumento do tamanho do sistema e o número de recursos que você deseja.

Os sistemas telefônicos de classe executiva discutidos aqui são para escritórios com dez pessoas ou mais.

Quais recursos você precisará

Os recursos que agregam valor ao seu negócio e conectam seus negócios ao mundo aumentarão o custo total do sistema telefônico. O vendedor de um sistema telefônico tentará vender todos os sinos e assobios (esse é o trabalho deles), mas você precisa olhar para cada recurso e decidir se ele agregará valor à sua empresa ou economizar dinheiro. 

Recursos básicos

Aqui estão alguns dos recursos mais comuns que estão disponíveis em um sistema telefônico comercial. Cada marca é diferente, então peça ao vendedor uma lista completa de opções.

O atendente automático geralmente toma o lugar de uma recepcionista, apresentando os chamadores com uma lista de opções para rotear sua chamada (e.g., “Pressione 3 para falar com alguém em vendas”). Também pode permitir que os chamadores disquem diretamente a extensão de uma parte.

• Recursos de conferência Permita duas ou mais extensões para se conectar para compartilhar uma conversa. Geralmente, o padrão é dois. Se você precisar de mais de dois, pergunte qual é o número máximo de participantes. Alguns sistemas apenas permitem que as extensões internas sejam conferidas. Se você precisar de chamadas de conferência externas, pergunte sobre isso também.
• Diretório automatizado Permite que os chamadores procuram a extensão de um funcionário inserindo as primeiras letras de seu nome.
• Correio de voz permite que as mensagens sejam deixadas para funcionários indisponíveis ou por telefone. Alguns sistemas podem encaminhar mensagens de correio de voz para o e-mail de um funcionário e permitir que equipamentos de correio de voz de terceiros separados interajam com seu equipamento. Dependendo do preço, isso pode economizar dinheiro.
• Ligue para Hold é a capacidade de fazer uma chamada em espera enquanto o usuário atende a outros assuntos. Geralmente incluído no sistema.
• Encaminhamento de chamadas dá ao usuário a capacidade de encaminhar todas as chamadas para outra extensão ou para o correio de voz temporariamente.
• Discagem rápida Salva os números de telefone usados ​​com frequência e permite que o usuário disque com um botão Push ou dois. É um intervalo de tempo útil para números frequentemente chamados.
• Redial Permite o último número chamado para ser redial com o toque de um botão.
• Paginação Permite que um usuário fale sobre um sistema de endereços públicos para pedir um funcionário ou dar anúncios.
• Música em espera Dá a seus chamadores algo para ouvir enquanto eles estão em espera. Pode ser música ou mensagens pré -gravadas anunciando sua empresa.
• Energia de reserva fornecerá uma fonte alternativa de eletricidade por 10 a 60 minutos em caso de falta de energia.

Características avançadas

Recursos avançados adicionarão custo significativo ao sistema total e adicionarão um custo contínuo ao longo da vida útil do sistema. No entanto, isso pode ser compensado pela redução de atendimento ao cliente e vantagens de economia de tempo que eles trazem.

• Lugar remoto O recurso permite conexões simples para funcionários fora do local ou pequenos escritórios remotos, simplesmente discando uma extensão interna.
• Encontre -me / Siga -me Permite que os usuários encaminhem seu telefone sob demanda para outro telefone, telefone celular, telefone doméstico, secretário, etc.
• Integração por telefone do computador (CTI) permite que o sistema telefônico interaja com um sistema de computador. Os exemplos incluem a capacidade de um usuário clicar em um número de telefone na tela e fazer com que o sistema telefônico disque automaticamente o número (reduzindo números errados e economiza tempo); Ou a passagem do número de telefone de um cliente para um computador quando eles ligam para puxar a conta do cliente e exibi -la na tela para o funcionário antes de atender o telefone. Esta opção é muito cara.

Quão grande o sistema deve ser

A próxima pergunta que você deve responder é onde deseja os telefones. A lista a seguir identifica lugares comuns que você deseja localizar uma extensão telefônica:

• Recepcionista
• Cada escritório
• Maquina de fax
• Terminais de cartão de crédito, portas de dados
• Sala de conferencia
• Piso de loja/armazém
• Áreas públicas (sala de espera, corredores, entradas, etc.)

Em seguida, você terá que determinar quantos telefonemas simultâneos estarão entrando e saindo do escritório. A soma total de chamadas de entrada e saída a qualquer momento é o número de linhas (ou troncos) que você precisará.

As configurações comuns são 3, 8, 12, 16, 24 ou 48 linhas. Sistemas maiores têm slots de expansão para que você possa adicionar mais linhas em uma data posterior. Lembre -se de explicar o crescimento futuro (25% não é incomum). IMPORTANTE: Se você subestimar isso, os chamadores receberão um sinal ocupado se todas as linhas estiverem em uso.

Encontrando um revendedor do sistema telefônico

Encontrar um revendedor não é difícil. Primeiro, você pode pesquisar na web por "equipamentos e suprimentos telefônicos" para encontrar um revendedor perto de você.

As feiras comerciais de negócios e escritórios também são bons lugares para começar. Você não apenas poderá encontrar as vendas e apoiar as pessoas, mas também poderá experimentar um sistema.

Finalmente, a melhor maneira é perguntar por aí. Pergunte às pessoas que você conhece quem tem um negócio com um escritório. Você também pode obter a avaliação da qualidade do equipamento e o nível de serviço que foi fornecido.

Calculando o custo total

O custo total do sistema consistirá nos seguintes componentes:

• Unidade / sistema base é a unidade que controla toda a infraestrutura telefônica. O custo depende do número de recursos que você possui, o número de conjuntos de telefones que ele pode manusear e o número de linhas provenientes da companhia telefônica.
• Aparelhos / conjuntos de mesa são as unidades que estão sentadas nas mesas ou são presas à parede. Eles vêm em vários estilos, capacidades e preços diferentes. Os preços podem variar de US $ 70 a US $ 1.000. Exemplos incluem conjuntos básicos (mais baratos), de nível médio, executivo/de ponta, recepcionistas (mais caros) e unidades de mesa de conferência. Outras opções incluem fones de ouvido de mãos livres e conexões sem fio. A maioria dos aparelhos é proprietária e só funciona com um sistema base desse fabricante. Se você estiver substituindo um sistema telefônico existente, o custo de todos os novos aparelhos (se você mudar de marca) poderá fazer uma atualização para o próximo modelo mais alto da única solução acessível que você tem.
• Fiação são os vasos sanguíneos da organização e não devem ser marginalizados. Se você estiver construindo um escritório, instale fiação extra e receptáculos em qualquer área que você pense que pode precisar de um telefone no futuro. O custo será uma fração do custo se você precisar voltar mais tarde e dar um soco nos tetos e nas paredes. Se você estiver instalando -o em um edifício com a fiação existente, peça ao revendedor que verifique a fiação em busca de compatibilidade antes de assinar o contrato.
• Instalação e configuração inicial será a parte mais demorada do projeto. Os sistemas telefônicos não funcionam com a caixa e provavelmente terão que ser instalados e inicialmente configurados por um técnico treinado. Para subir e funcionar o mais rápido possível, verifique se isso está incluído no contrato. Outras opções que podem ser negociadas são manutenção, modificações futuras e treinamento para seus funcionários.

Tomando a decisão final

A decisão final repousa sobre seus ombros. Os vendedores do sistema telefônico podem ser agressivos, mas lembre -se de que você é "o cliente" e você está no comando. Para obter o melhor preço para o sistema desejado, entregue seus requisitos a várias empresas e deixe que elas lancem no projeto. Certifique -se de obter uma proposta detalhada que cobre todas as áreas descritas acima. Você não receberá uma comparação de maçãs para maçãs, então peça que o custo dos recursos seja listado separadamente (ou detalhado, se forem incluídos como um pacote de recursos). Isso permitirá que você determine o que está causando as diferenças nos preços. Se você ainda não tiver certeza de um líder claro, peça para ver uma demonstração no site de um cliente existente. Por fim, compare as propostas e escolha a que atenda às suas necessidades, permite crescimento e, o mais importante, você se sente mais confortável com.