Como construir um kit de suprimento básico para seminários e conferências

Os planejadores de eventos passam muito tempo se preparando para seus eventos, mas às vezes podem ignorar as pequenas coisas que - ou seus clientes - podem precisar do dia do evento real. Um grande planejador de eventos nunca chega a um evento de mãos vazias. Uma maneira de evitar a viagem de emergência de última hora à loja para uma necessidade básica de evento corporativo é construir um kit de suprimento que irá com você aonde quer que você vá. Esteja você se preparando para um seminário, conferência ou outro tipo de evento, seu kit de suprimento de planejador de eventos deve ajudá -lo em um bind. Aqui estão alguns itens que você deseja manter seu kit.

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Caixa de armazenamento pastic transparente

Getty/Blend Images/Marc Romanelli

Vamos começar com a própria caixa de armazenamento. É importante comprar uma caixa de suprimentos de armazenamento que não seja muito grande, mas tem profundidade suficiente para manter uma variedade de suprimentos. Uma caixa de armazenamento de plástico transparente é extremamente útil para esse fim e, como tal, pode conter muitos itens diferentes.

O desafio é encontrar um fornecedor que tenha algo que seja o tamanho certo para conter itens maiores, como dispensadores de fita, sem sentir que você está carregando uma enorme caixa de armazenamento para todos os eventos que você participa. Você pode ter sucesso com caixas ou banheiras com as seguintes dimensões: 5.87 "High x 10.62 "de largura x 16.12 "de profundidade.

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Cortador de caixa

Getty/Image Source

Os planejadores de eventos e reuniões enviam uma quantidade incrível de material em caixas para cada evento. Mesmo um pequeno seminário para 35 pessoas geralmente exige a abertura de uma dúzia de caixas de papelão de suprimentos. Dependendo do que está sendo enviado, às vezes os itens promocionais e outros são enviados em caixas menores dentro dessas caixas. É aqui que um cortador de caixa será útil.

Algumas pessoas gostam dos cortadores maiores e volumosos que permitem uma aderência forte. De um modo geral, você geralmente está apenas cortando a fita do lado de fora das caixas. Para o seu kit de suprimento de eventos, o leve é ​​quase sempre a melhor escolha. 

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Mailamento e fita de armazenamento com dispensador

Getty/e+/Burak Bukakcan

Tão importante quanto o cortador de caixa é a fita de correspondência e o dispensador de armazenamento. Após o final do evento, tudo deve ser re-caixa e enviado de volta ao escritório ou no próximo local do evento.

Uma pistola de fita geralmente é muito grande para a maioria das necessidades, mas um dispensador de mão é extremamente fácil de usar e faz o trabalho. Embale uma função com um dispensador em seu kit, e isso fará a preparação para o envio com facilidade.

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Tesoura

Getty/Moment Open/Alex Turton

Parece um item que pode não ter muito uso, mas a tesoura é extremamente importante para cortar tudo, desde toalhas de mesa mal costuradas com fios expostos a compras de última hora que precisam de preços removidos removidos.

Um par de tesouras clássicas de 5 "se encaixará confortavelmente na caixa (além de terá peso mais leve). A maioria das tesouras disponíveis nas lojas de material de escritório é um pouco maior em cerca de oito polegadas. Encontre um par feito de um aço inoxidável de boa qualidade, pois durarão através do desgaste básico.

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Tags de nome ou crachás

Getty/Photodisc/Jacobs Stock Photography

Um dos últimos itens a serem produzidos antes de qualquer evento corporativo é o nome do convidado crachás. Isso ocorre porque muitas pessoas confirmam e/ou recusam convites no último minuto, o que exige que os planejadores de reunião esperem até a última hora possível para produzir as tags de nome para não estar sob ou acima do pedido.

Inevitavelmente, haverá nomes pode estar errado e algumas pessoas chegarão sem aviso prévio. Para essas situações, é mais fácil ter um suprimento de tags em branco para as pessoas simplesmente escreverem seus nomes. Se você é um pouco de excesso, também pode trazer tags de nome em branco que têm a empresa ou o logotipo da associação impressa para dar uma aparência mais polida e profissional à tag "de emergência". Gostamos de manter 3 "x 4" (o tamanho mais popular) disponível o tempo todo.

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Marcadores sharpie e marcadores

Imagens de Pixabay/Domínio Público

Manter um suprimento de marcadores e marcadores ao redor é útil em muitas situações para planejadores de eventos. A maioria de vocês não precisa que eu sinalize os usos óbvios para destacar itens nos cadernos de eventos, etc. No entanto, é interessante considerar os pedidos externos que você pode receber quando um marcador será útil.

Por exemplo, executivos corporativos e outros geralmente chegam preparados para suas próprias apresentações e geralmente têm páginas de notas pré-impressas. Os apresentadores geralmente confiam no planejador de reuniões para fornecer limpeza e outras mensagens que qualquer um dos apresentadores pode precisar transmitir. Eu escrevi esses itens em alguns casos diretamente nas páginas de notas e destacei em cores não tradicionais como laranja para destacar essas situações.

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Canetas e lápis

Flickr/Paulsh

Na mesma linha, nunca é uma má idéia trazer algumas caixas extras de canetas e lápis para o seu evento. Geralmente, espera -se que o planejador de reuniões ou eventos tenha esses suprimentos à mão, não apenas para si mesmos, mas para apresentadores, participantes e até pessoal do evento.