Como atender o telefone profissionalmente na sua empresa

Todos na sua empresa precisam saber como atender o telefone profissionalmente, não apenas a recepcionista ou o representante do cliente. Você nunca sabe quando a pessoa que deve atender o telefone não poderá fazê -lo e alguém estará entrando e pegando -o (especialmente se você estiver operando um negócio doméstico). Mesmo nesses dias de mensagens de texto e e -mail, o telefone ainda é o principal ponto de contato da maioria dos negócios com os clientes e a maneira como o telefone da sua empresa é atendido, formará a primeira impressão do seu cliente sobre sua empresa. Se a pessoa que atende a chamada não é profissional, pode ser que a última impressão do cliente também! Veja como atender o telefone corretamente e ganhar negócios em vez de perdê -lo.

Como atender as dicas do telefone

1. Atenda a todos os telefonemas que recebem antes do terceiro anel.
2. Quando você atende o telefone, seja quente, entusiasmado e profissional. Sua voz no telefone às vezes é a única impressão da sua empresa que um chamador receberá.
3. Ao atender o telefone, receba os chamadores com cortesia e identifique a si mesmo e sua organização imediatamente. Diga, por exemplo, "Bom dia. Tecnologias Cypress. Susan falando. Como posso ajudá-lo?"Não apenas diga" olá ". Ninguém deveria ter que perguntar se eles alcançaram tal e esse negócio.
4. Enuncie claramente, mantenha seu volume de voz moderado e fale devagar e claramente ao atender o telefone para que seu chamador possa entendê -lo facilmente.
5. Controle seu idioma ao atender o telefone. Não use gírias ou chavões. Em vez de dizer, "ok", ou "sem problemas", por exemplo, diga "certamente", "muito bem" ou "tudo bem". Se você é uma pessoa que usa enchimentos quando fala, como "uh huh", "um" ou frases como "como" ou "você sabe", treine -se com cuidado para não usá -las quando fala ao telefone. (Saiba mais sobre o problema do discurso de usar enchimentos e como resolver o problema.)
6. Treine sua voz e vocabulário para serem positivos ao responder, mesmo em um dia "Down". Um vocabulário positivo é aquele que se concentra em ajudar o cliente. Por exemplo, em vez de dizer "eu não sei", digamos, "deixe -me descobrir sobre isso para você."
7. Quando você atende o telefone, receba as mensagens telefônicas de maneira completa e com precisão. Se há algo que você não entende ou não pode soletrar, como o sobrenome de uma pessoa, peça ao chamador para repeti -lo ou soletrar para você. Em seguida, verifique se a mensagem chega ao destinatário pretendido.
8. Se as pessoas tiveram que deixar mensagens, atenda todas as suas ligações em um dia útil. Não posso enfatizar este o suficiente. Lembre -se do madrugador? O chamador inicial pode obter o contrato, a venda, o problema resolvido ... e reforçar a impressão favorável do seu negócio que você deseja circular. Poucas coisas irritam os chamadores tentando alcançar seus negócios mais do que as chamadas não devolvidas.
9. Sempre pergunte ao chamador se está certo para colocá -la em espera ao atender o telefone e não deixe as pessoas em espera. Forneça os chamadores em espera com relatórios de progresso a cada 30 a 45 segundos. Ofereça -lhes opções, se possível, como "essa linha ainda está ocupada. Você continuará segurando ou devo ter ________ ligue para você de volta?"
10. Não use um telefone do alto -falante, a menos que seja absolutamente necessário. Os telefones do palestrante dão ao chamador a impressão de que você não está se concentrando totalmente na chamada dele e faz com que ele pense que sua ligação não é privada. A única hora de usar um telefone do alto -falante é quando você precisa de mais de uma pessoa para entrar na conversa no seu fim. Pergunte ao chamador se você pode colocá -los no telefone do alto -falante antes de fazê -lo.
11. Se você usar o correio de voz ou uma secretária eletrônica para atender chamadas quando não puder, certifique -se de ter uma mensagem profissional gravada, que faça a mesma coisa que a dica nº 3 e fornece aos chamadores qualquer outra informação pertinente antes de registrar suas mensagens. Atualize sua mensagem de correio de voz conforme necessário. Por exemplo, se sua empresa será fechada para férias, atualize sua mensagem de correio de voz para dizer isso e dizer quando sua empresa será reaberta.
12. Treine todos os outros que podem atender o telefone para responder da mesma maneira, incluindo outros membros da família se você estiver administrando um negócio em casa. Verifique como o telefone da sua empresa está sendo atendido ligando e vendo se o telefone está sendo atendido de maneira profissional. Se eles não passarem no teste, analise essa lista "Como atender o telefone" com eles para garantir que todos na sua empresa saibam como atender as chamadas corretamente.

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