Como os pedidos de compra funcionam no varejo

Se você já pediu produtos ou suprimentos para sua loja de varejo, pode ter sido perguntado se você tem um número de PO. Um pedido de compra (PO) é um contrato de vendas por escrito entre o comprador e o vendedor detalhando as mercadorias ou serviços exatos a serem prestados de um único fornecedor. Ele especificará condições de pagamento, datas de entrega, identificação de itens, quantidades, termos de envio e todas as outras obrigações e condições.

Os pedidos de compra geralmente são documentos numerados e numerados gerados pelo sistema de gerenciamento financeiro do varejista. Em outras palavras, se você usar um software de contabilidade como o QuickBooks, quando você solicita produtos de um fornecedor, ele criará um pedido de compra para você no sistema. O objetivo do PO é criar um documento rastreável em seu sistema contábil ou POS a ser usado em todos os tipos de maneiras benéficas de administrar seus negócios.

Como os pedidos de compra funcionam com um sistema de inventário

1. Um PO diz ao seu sistema de inventário o que você tem em ordem. Se você estiver usando um sistema aberto para compra, ele sabe não pedir mais um produto porque eles já são alguns ordenados.
2. Pode estabelecer detalhes de compra com o fornecedor. Por exemplo, obviamente contém as quantidades de cada produto que você está pedindo, mas também detalha o método de pagamento, cujos termos você pagará pelos produtos (incluindo namoro) e o método em que você deseja que os produtos enviados para sua loja.
   1. Muitos fornecedores têm um conjunto ou sistema padrão que eles usam para cobrança e frete. Então, sem nenhuma instruções, eles vão padrão para a UPS Ground ao enviar para você, por exemplo. Mas você pode precisar disso mais rápido, e o PO pode comunicar que.
3. Um PO é um documento de responsabilidade para todas as partes. É muito fácil para os erros serem cometidos ao fazer o pedido. Mas quando tudo está por escrito, é difícil argumentar. Lembro -me de muitas vezes quando fui cobrado e faturado incorretamente de um fornecedor, mas tinha meu pedido de compra para fazer o backup e o reverteu ou corrigido.
   1. Um exemplo disso, recebi uma fatura para 300 caixas de creme de sapatos quando eu pedi 300 peças. Existem 100 peças em uma caixa, então você pode imaginar quanto maior a fatura era do que deveria ser.
4. Quando a mercadoria chega do fornecedor, você pode verificar contra o PO e garantir que a remessa esteja correta.
5. Finalmente, permite que todos os seus funcionários estejam envolvidos. Por exemplo, um funcionário pode pedir e outro pode receber.

Um dos outros benefícios dos pedidos de compra é sua credibilidade. Os bancos costumam olhar para o seu POS para determinar se você é solvente. Um processo sólido de pedido de compra pode ajudá -lo a ser aprovado. Um pobre resultará em você não obter um empréstimo. Também pode ser usado para crédito com o fornecedor. Por exemplo, alguns fornecedores podem exigir que você pague em dinheiro quando pedir. Depois de um período de fazer negócios com você, eles podem permitir que você envie um PO versus um cartão de crédito. Isso é enorme em gerenciar seu fluxo de caixa.

POS são uma prática comum no varejo. E qualquer POS ou software de contabilidade que você possa instalar em sua loja terá um componente PO para você.