Como a equipe de RH tem que pensar sobre problemas

A pergunta do funcionário parece simples, direta e deve ser fácil de responder. Certo? Não se o seu trabalho estiver em recursos humanos. Até a pergunta mais simples do funcionário levanta inúmeras bandeiras vermelhas para a equipe de RH de um empregador. Mais uma vez, você caminha naquele caminho de cinco pontas. Como você satisfaz todas as cinco partes interessadas ao tratar o funcionário atual?

O que é melhor para o empregador? O que é melhor para o funcionário? O que é legal ou exigido por uma agência governamental? O que define o precedente para futuras decisões e tratamento justo dos funcionários? Que decisão você terá processado com todos os custos e agravamentos concorrentes?

Você não pode tomar uma decisão, a menos que a decisão atenda a todas as cinco partes interessadas - até certo ponto. É realmente qualquer admiração que às vezes seja a parte interessada dos funcionários que sofre? Veja como os recursos humanos as pessoas precisam pensar e tomar decisões para responder a uma pergunta de um funcionário. Vamos usar a modificação desta política de viagens da feira da empresa como exemplo.

Como o RH pensa, toma decisões e responde a perguntas

A pergunta fornecida por um leitor parecia simples o suficiente. Um funcionário, que viaja nos negócios da empresa para feiras e outros eventos de clientes, queria prolongar seu tempo na cidade de eventos usando o tempo de férias. Sem problemas.

Não há problema, até que o RH o informasse de como os dias seriam cobrados contra o seu tempo de férias remuneradas. Com simpatia com o RH e o funcionário, veja como uma pessoa de RH tem que pensar e tomar decisões.

O funcionário viajou no domingo para uma feira. (Não há problema com esse tempo de viagem; a empresa, por política, que todos os funcionários entendem, não paga tempo de viagem de fim de semana para funcionários isentos.) O funcionário trabalhou de segunda a quarta -feira na feira e queria começar o dia de férias após o evento.

Ok, disse o gerente de RH, quinta e sexta -feira são dias de férias. Não, respondeu ao funcionário, na quinta -feira, eu normalmente viajava de volta para a empresa; Como esse dia seria pago como parte da minha semana normal de trabalho, não é justo me fazer tirar um dia de férias para cobrir a quinta -feira. Você está comigo?

O pensamento de RH e a tomada de decisão começam a rolar

Ok, diz o gerente de RH, cuja primeira inclinação é cobrar quinta -feira como um dia de férias, já que o funcionário não está, de fato, usando o dia para viajar de volta à empresa. A pessoa de RH, com razão, não deseja tomar decisões de intervalo dos funcionários caso a caso, para funcionários que participam de eventos patrocinados pela empresa.

Verificando com alguns CEOs e outra pessoa de RH, ambas as decisões tiveram apoiadores. Se o funcionário retornas.

Se quinta -feira normalmente seria um dia de viagem, ele contaria como um dia de trabalho, não como um dia de férias. Em circunstâncias normais, ele viajava de qualquer maneira e a empresa não deveria penalizá -lo porque ele estendeu sua estadia com férias.

Mas ele escolheu não voltar, mas para sair de férias, disse os dissidentes. Esse não é o problema da empresa e pagamos apenas pelo tempo de viagem se o funcionário usar o dia da semana para viajar de volta. Como não pagamos por tempo de viagem nos fins de semana e não existe um dia de viagem, os funcionários só devem ser pagos se estiverem trabalhando.

Além disso, normalmente um funcionário, a menos que ele tenha sido designado para o Booth Drowdown, seria esperado que viaje de volta na quarta -feira e se reporte ao trabalho na quinta -feira. Ele poderia providenciar para chegar tarde com seu gerente se seu voo estivesse com olho vermelho.

Nesse caso, sem dúvida, quinta -feira deve ser cobrada como um dia de férias. Mas, o que tem sido a prática passada na empresa? Espera -se que os funcionários viajem de volta na quarta -feira, se possível, ou é quinta -feira o dia normal de viagem para retornar.

A maioria dos funcionários deseja voltar para casa e trabalhar o mais rápido possível. Então, eles viajam para casa na quarta -feira se for possível algum voo, em vez de passar uma noite saindo sozinha em uma cidade estranha sem nada para.

Esta também é uma pergunta privada do setor de funcionários públicos. Se você é um funcionário do setor público, geralmente trabalhando sob as condições negociadas de um contrato de sindicato, você espera considerações como pagamento por cada minuto em que trabalha. Se não estiver em compensação direta, um funcionário do setor público espera tempo com horas por horas trabalhadas e esperaria ser pago para viajar no fim de semana também.

Esse pensamento é um anátema para um empregador do setor privado que espera que os funcionários isentos façam o trabalho e cumpram os objetivos. De fato, pensar como um funcionário por hora impedirá sua carreira e o tornará menos valorizado como um funcionário. Aqui estão alguns pensamentos anteriores sobre compensar os funcionários pelo tempo de viagem.

Se o funcionário for um funcionário a cada hora ou não exato, os empregadores precisam levar em consideração o tempo de viagem paga, mais horas trabalhadas na feira. Quando um funcionário é elegível para o tempo superior, esses regulamentos se aplicam mesmo na estrada.

(Esta é uma das teorias sobre por que funcionários não são tão raramente solicitados a viajar para eventos e treinamento de clientes. Os regulamentos governamentais tornam seu custo de participação proibitivo ou pelo menos uma dor por trás para dar conta e pagar pelos empregadores. E, por mais que essas regras possam inibir a utilização e o crescimento da carreira de funcionários horários, as simpatias de RH estão com os empregadores.)

Considerações para a decisão de RH sobre a política da feira

O próximo problema que o RH precisa considerar, neste caso, é que muitos funcionários viajam com frequência para a feira comercial e outros eventos da empresa. Uma decisão tomada, neste caso, tem ramificações de longo alcance para o empregador e decisões sobre outros pedidos de funcionários no futuro.

O RH realmente quer tomar essas decisões caso a caso? Em que ponto o trabalho termina e as férias começam? Quando a feira termina termina às 4 p.m. na quarta-feira?

Quando o último avião sai para a cidade natal do funcionário na quarta -feira à noite? E se não houver avião na quarta -feira? Quanta documentação e pesquisa terão que o RH precisará no futuro de outros funcionários para garantir que as decisões contábeis da empresa sejam consistentes e justas?

Em algum momento, o RH precisa determinar que uma decisão a favor de permitir que esse funcionário use quinta -feira, pois um dia de férias tem muitas ramificações para solicitações semelhantes no futuro. O funcionário se sentirá compreensivelmente infeliz.

Mas, ninguém em RH, a quem eu conheço, quer passar o tempo de trabalho como o tempo de HR cobra policial. O funcionário está optando por não viajar de volta no tempo pago; Ele pode viajar de volta se quiser seu salário e depois sair de férias. Qualquer outra decisão se abre muito grande por uma lata de vermes.

Um pensamento final para a pessoa de RH envolve como os funcionários foram tratados no passado. Os funcionários geralmente viajam na quarta -feira à noite ou quinta -feira? Se quinta -feira, eles devem aparecer no escritório? Se quarta -feira à noite, quanto de quinta -feira se espera que funcionem?

Se no curso normal dos negócios, ele voltaria na quarta -feira à noite, e quinta -feira deve contar como férias. Se no curso normal dos negócios, ele viajaria na quinta -feira, mas espera -se que também apareça no local de trabalho na quinta -feira, quinta -feira deve ser cobrado como um dia de férias.

Ah, é a primeira vez que você encontra esta pergunta? Ótimo. Você tem a chance de definir o precedente e estabelecer a política e práticas de viagens da sua empresa.

Você provavelmente até adiciona sua decisão ao manual do funcionário, para que todos os funcionários conheçam o leigo da terra para orientar sua tomada de decisão no futuro.

RH atinge uma solução

Que tal isso para uma solução para a pergunta atual? Como a empresa lidou com viagens de funcionários para feiras e eventos de clientes no passado? Os funcionários voam de volta naquela noite e trabalham no dia seguinte ou a empresa lhes dá margem de manobra e deixa -os voar de volta no dia seguinte ao evento e se reportar para trabalhar no dia seguinte?

Determine o que governou a gestão dessas práticas no passado, de acordo com vários de seus gerentes responsáveis ​​pelos funcionários que participam de eventos voltados para o cliente. A prática anterior determinará o uso de um dia de férias-ou sem a ausência na quinta-feira.

E se você descobrir-como provavelmente-as práticas têm sido inconsistentes em geral e não existe uma prática anterior clara? Desenhe a linha na areia. Diga ao funcionário atualmente perguntando, que não tinha regras para guiá -lo, que ele pode usar um dia de férias para quinta -feira. Então:

• Desenvolva sua política,
• Adicione a política ao manual do funcionário,
• Treinar funcionários que viajam sobre a política revisada,
• Informe os gerentes a saber que a discrição da gerência não orientará as decisões de viagem dos funcionários porque as decisões não foram consistentes e justas, e
• Use a nova política para tomar decisões consistentes e justas no futuro.

Linguagem da política de viagens para o futuro

Em uma empresa em que os funcionários viajam com frequência para os negócios, e especialmente se o grupo de funcionários for grande, seria um pesadelo para a empresa tomar decisões caso a caso e a empresa nunca poderia ser justa em geral. Requisitos de documentação para funcionários adicionam um ônus desnecessário.

Nitpicking com bons funcionários contribuindo com o rastreamento minucioso é insultuoso e humilhante para o gerente, RH, e o funcionário. E derrota seu objetivo de confiar em funcionários, tratar funcionários como adultos e esperar que os funcionários tomem decisões responsáveis ​​dentro das diretrizes declaradas.

Então, dependendo das necessidades da sua empresa, aqui está a política recomendada como parte de sua política de viagem geral. (Você tem muitas decisões adicionais para uma política abrangente.)

E, oh, a propósito, se você tem apenas alguns funcionários que viajam? Ignore todo esse pensamento de RH e tomada de decisão. Duh! Os gerentes podem tomar decisões contábeis de tempo caso a caso.

Viaje de e para eventos patrocinados pela empresa:

Em (nome da empresa), os funcionários frequentemente viajam para negócios. Os funcionários participam de reuniões de treinamento ou associação profissional, visitam vendedores e concorrentes, se reúnem com clientes e frequentam feiras e outros eventos de interação do cliente, para citar apenas alguns exemplos. Como esses eventos são frequentemente realizados em locais desejáveis, os funcionários freqüentemente pedem para usar sua PTO ou tempo de férias para prolongar sua estadia no local do evento.

Nesses casos, a empresa é responsável pelo custo das viagens de funcionários, incluindo aviões, táxis, ônibus do aeroporto e transportes necessários desde o dia em que o funcionário viaja para o evento até que o funcionário conclua os negócios da empresa no evento. O funcionário deve prestar contas para cada dia adicional da semana retirado do trabalho após o evento como tempo de férias pagas, tempo de PTO ou licença não paga com permissão de gerenciamento.

Todos os custos incorridos pelo funcionário, ou companheiros de viagem, para viagens, alimentos, hospedagem, transporte e assim por diante, enquanto tiram uma folga, devem ser pagos pelo funcionário. A parte da passagem de avião, adquirida pela empresa para o retorno do funcionário após a participação no evento, ou foi responsável pela quilometragem, normalmente paga pelo retorno do funcionário da empresa, pode ser usada para o retorno do funcionário para casa.

A empresa não pagará despesas adicionais. O funcionário deve prestar contas para cada dia retirado após o evento patrocinado pela empresa.

Sim, esta é uma resposta longa para a pergunta do funcionário sobre o uso do tempo de férias para estender sua viagem à empresa. Mas é um bom exemplo de todos os fatores que o RH deve considerar no pensamento de RH e na tomada de decisão. Não é divertido para o RH, mas é necessário o pensamento de RH e a tomada de decisão para satisfazer as necessidades das cinco partes interessadas da empresa.

Você não odeia o jargão de HR? Comece com a palavra: incentivar.