Como um planejador de eventos trabalha com um fornecedor

Se você é um planejador de eventos, o fornecedor que você escolher será um parceiro -chave em qualquer projeto.

O trabalho do fornecedor

Os fornecedores podem fazer ou quebrar uma reunião de negócios, conferência, exposição, recepção de casamento ou qualquer outro evento especial. Eles assumem a responsabilidade pela comida e bebidas, além de supervisionar a equipe de servidores, chefs e outros. Muitos fornecedores também lidam com decoração de eventos, configuração de equipamentos audiovisuais e outros elementos -chave.

Eles podem ser operadores independentes ou funcionários de um centro de conferências, hotel ou restaurante. Em ambos os casos, eles lidam com toda a logística de comida, bebida, decoração e entretenimento, seja uma hora de coquetel ou um jantar formal.

O trabalho preliminar do planejador de eventos

Quando um planejador de eventos se reúne com um fornecedor, grande parte do trabalho preliminar foi feito.

O planejador de eventos entende em detalhes o tipo de evento planejado, seu objetivo e sua lista de convidados. Pode ser sério ou comemorativo. Pode ser uma reunião de negócios ou uma empresa de trazer-the-kids. Os convidados podem esperar coquetéis ou bebidas veganas, um jantar ou comida de dedos. Tão importante ainda, o planejador conhece as restrições orçamentárias.

Tudo isso e muito mais para escolher um local com tamanho certo, localização, instalações, preços e serviços de alimentos e bebidas.

Decidindo sobre um menu

Um planejador de eventos se reúne com o banquete ou gerente de catering bem antes de um evento para discutir o básico. Uma reunião de negócios que será transferida para a tarde pode exigir almoços de caixa, enquanto uma gala de caridade preta-tesou.

O planejador e o fornecedor decidem o que eles servirão. Um planejador de eventos precisa levar em consideração as expectativas dos hóspedes e do orçamento e deve falar abertamente com o fornecedor sobre limitações de orçamento. Um bom fornecedor pode ajudar a criar um evento que pareça elegante, mas não é necessariamente caro, com opções como usar produtos sazonais locais.

Antes do evento

Enquanto o gerente de catering cuida dos alimentos, funcionários de serviços e instalações, o planejador de eventos precisa manter contato ao pesquisar e implementar uma infinidade de detalhes relacionados.

Transporte e estacionamento no local, a agenda da reunião, necessidades de equipamento audiovisual, solicitações de menu especial e alterações de última hora precisam ser resolvidas antes do evento antes do evento.

O objetivo deve ser evitar surpresas de última hora em ambos os lados. Substituições de menu, convidados ou desistências inesperados e inúmeros outros obstáculos podem ser resolvidos antes do grande evento.

Lingo de catering

Cada indústria tem seu jargão. Abaixo estão 42 palavras comuns e frases-muitas delas emprestadas dos chefs franceses-que um planejador de eventos deve saber ao conversar com um fornecedor:

1. À la carte:Uma variedade de pratos com preços individualmente;
2. À moda: Uma sobremesa coberta com sorvete;
3. Amuse-Bouche: a Hors d'oeuvre do tamanho de uma mordida; literalmente um "câmara de boca";
4. Aperitivo: Uma bebida alcoólica leve servida antes do jantar para estimular o apetite;
5. Fundos da casa: Tudo o que seus convidados não fazem e não devem ver; o equivalente a "nos bastidores";
6. BEO (Ordem de Eventos de Banquetes): O documento que descreve os detalhes e serve como um plano diretor para executar e comunicar logística a todos os departamentos;
7. Comida de tigela: Pequenas tigelas de comida passaram entre os hóspedes durante uma recepção casual;
8. Canapé:Aperitivos pequenos;
9. Carregador: Também conhecido como o prato inferior, grandes pratos decorativos que vestem a mesa e marcam o lugar de cada restaurante;
10. Corkage: Uma taxa cobrada por garrafa por abrir e servir o vinho trazido pelo cliente;
11. Crudité: Aperitivos de vegetais crus, fatiados ou inteiros, para mergulhar em molho;
12. Contratação seca: Um local alugado sem trabalho, assistência, móveis ou entrega incluídos;
13. Depósito: O valor necessário antecipadamente antes do evento;
14. Digestif: Uma bebida alcoólica servida depois do jantar como ajuda à digestão;
15. Menus de duelo: Uma entrada mista, como surf e turf;
16. F&B: Abreviação de comida e bebida.
17. Estilo familiar: Serviço com pratos situados no meio da mesa para que os clientes possam se ajudar;
18. Estações de alimentação: Serviço no estilo de cafeteria com várias mesas tripuladas com partes do menu;
19. Serviço francês: Conclusão do lado da mesa da preparação de alimentos, usada para apresentação dramática de um item de menu como Suzette Crepes;
20. Frente da casa: Tudo o que você e seus convidados vêem, como na platéia de um teatro;
21. Interno: Tudo o que o fornecedor ou local fornece, desde as cadeiras até o equipamento audiovisual;
22. Intermezzo: Uma pequena iguaria como sorvete serviu para limpar o paladar pouco antes do prato principal;
23. Roupa ou Napery: As toalhas de mesa e guardanapos;
24. Preço de mercado: Indica que o preço de um item pode flutuar, em oposição a AQ ou preços "como citados";
25. Mise en Place: Configurar ou, literalmente, implementar todos os detalhes do evento;
26. Paté: Um alimento ou mistura de alimentos amassados ​​em uma pasta espalhada;
27. Petit Fours: Bolos pequenos;
28. Serviço banhado: Um curso de comida organizado em um prato pelo chef antes de ser servido;
29. Bagunça: Refeições fornecidas à equipe do evento e aos fornecedores a serem consumidos na parte de trás da casa;
30. Reunião de Reunião Pré-Conquistada ou Ops: Uma reunião final de fornecedores e fornecedores por um dia ou dois antes do evento;
31. Colocação: O arranjo de talheres, copos e linho na mesa;
32. Pratos: Pratos usados ​​para exibir e servir canapés;
33. Adereços: Qualquer coisa que exista puramente para a estética, como balões e flores;
34. Serviço:Entrega de alimentos e bebidas aos convidados;
35. Configurar ou O in: O processo de colocar todo o equipamento em um local e configurar para o evento;
36. Casca: A arte delicada de abrir uma concha de ostras;
37. Silenciador: Preenchimento usado sob a toalha de mesa para abafar barulhos irritantes de pratos, xícaras e talheres enquanto estiverem em uso;
38. Visita ao local: Uma inspeção do local de passagem antes de reservar o local e pouco antes do evento;
39. Serviço de cobra ou serviço de balé: Entrega de cursos que são sYnchronized para que os convidados em várias mesas sejam servidos ao mesmo tempo;
40. Sommelier: Um especialista em combinar vinho e comida;
41. Degustação: Uma reunião para o planejador de eventos e o cliente para provar as opções de menu antes que o plano de refeições seja finalizado,
42. Chamada de sussurro: Uma indicação de que o jantar está começando, feito pelo Maître d 'andando entre os convidados e pedindo que eles se mudassem para seus assentos