Lista de verificação de configuração de eventos para coordenadores do local

A maioria dos locais está acostumada às pressões que acompanham a coordenação de vários eventos em um curto período de tempo. Afinal, seus negócios dependem deles fornecendo serviço de qualidade, e todo evento é uma oportunidade de mostrar suas habilidades para planejadores de eventos e participantes. O momento mais crítico, porém, ocorre antes mesmo do show começar, quando o cliente entra na sala de banquetes para configuração. É neste momento em que o tom será definido para o resto do dia.

Tenha seus carrinhos prontos

A primeira coisa que seu cliente vai querer fazer é descompactar todos os suprimentos de eventos do veículo. Esta pode ser uma tarefa difícil, especialmente se a situação de estacionamento for difícil de navegar. Imagine alguém entrando em seu local com uma carga de caixas pesadas - qual é a primeira coisa que eles estarão procurando? A resposta é, é claro, um carrinho, ou qualquer outra coisa que aliviará sua carga e tornará o trabalho ameaçador de descarregar significativamente. Ter carrinhos disponíveis quando entram no local é uma maneira fácil de fazê -los se sentir "aliviados" apenas aparecendo.

Prepare as tabelas de registro

O próximo na lista de coisas para a maioria dos clientes é obter a configuração de registro. Isso significa que é melhor o seu local ter todos os componentes de registro antes que eles cheguem. Isso inclui todas as mesas, cadeiras, elétrica e rodapé. Organizar tags de nomes e materiais de check-in consumirá muito tempo para os planejadores de eventos, e eles não devem esperar que você coloque essas coisas simples para eles começarem.

Tem todas as mesas de quartos e roupas de cama

Definir todas as mesas e cadeiras no espaço de eventos pode obviamente levar algum tempo. Felizmente, se você estiver saindo de um evento anterior, você disse ao cliente com antecedência quando esperar que todos os componentes da sala sejam definidos. Se o seu cliente entrar em uma sala com dezenas de trabalhadores lutando para mesas e cadeiras da ONU de pilha, eles provavelmente vão entrar em pânico. Idealmente, sua equipe de operações terá tudo definido com roupas de tabela no lugar para que os planejadores possam começar a colocar peças centrais, itens de leilão, etc.

Tire toda a sinalização cedo

Só porque o planejador principal sabe como navegar no edifício não significa que sua equipe de apoio. Você pode salvar a todos muito incômodo desnecessário, atualizando a sinalização em seu prédio assim que o período de configuração estiver prestes a começar. Lembre -se de que vendedores como floristas e DJs também precisam saber para onde ir. Essas são todas as coisas para revisar com seu cliente antes do dia do evento, mas também são necessárias para procurar no grande dia.

Revise os BEOs e as faturas

Novamente, você provavelmente enviou esses documentos por e -mail várias vezes durante os dias que antecederam o evento, mas nunca é demais revisá -los uma última vez. Embora o tempo de configuração seja agitado, você precisa esculpir 15 minutos para examinar esses documentos juntos. Os coordenadores do local devem ter um pacote pronto para o cliente que inclui o BEO, o diagrama de quarto e a fatura prospectiva. Muito poucos planejadores experientes passarão a oportunidade de revisar esses papéis críticos.

Introduções

Certifique -se de trazer os membros -chave da sua equipe ao seu cliente para uma introdução formal. Esta lista inclui o gerente de catering, o capitão de banquetes, o supervisor de operações e o coordenador de áudio/visual. Pense em nome do seu cliente ao apresentar a equipe - existem detalhes que devem ser discutidos cara a cara com sua equipe de gerenciamento? Iniciar uma breve conversa é uma maneira eficaz de destacar quem é responsável por cada área.

Esta pequena lista de verificação de itens de configuração do evento ajudará bastante a manter seu cliente feliz na chegada. Como o principal representante do seu local, é sempre melhor dar aos clientes o número do seu telefone celular, caso tudo dê errado enquanto você trabalha em seu escritório. Lembre -se, eles podem ficar frustrados se precisarem de algo, mas ficarão ainda mais frustrados se não conseguirem encontrar ninguém para ajudá -los.