Ótimas idéias para uma tabela de registro de eventos eficaz

As inscrições são o primeiro ponto de contato com seus convidados, e um processo de check-in tranquilo mantém os níveis de excitação altos e define o tom para um grande evento. Por outro lado, uma experiência desorganizada e demorada pode deixar a multidão resmungando até o fim até o seu evento começar. Com tanta pilotagem na tabela de registro, você definitivamente quer acertar a primeira vez. Siga esta lista de verificação de itens essenciais para garantir que você tenha um bom começo.

Maior é melhor

Matemática simples nos diz que grandes multidões exigirão mais mão de obra se você quiser evitar longas filas. Eu recomendo um atendente para cada cem convidados e um flutuador para cada duzentos convidados. Quanto às necessidades da tabela, assuma dois atendentes por mesa de oito pés e adicione uma tabela adicional a este cálculo para suprimentos e espaço de trabalho.

Permaneça conectado

Você não quer correr pelos corredores que procuram uma tomada ou conexão à Internet, por isso certifique. Você também vai querer trazer um laptop, mesmo que não planeje usá -lo. O acesso on -line pode ser útil se você precisar verificar e -mails ou ajudar os convidados perdidos a encontrar o caminho de e para o local. Por último, mas não menos importante, verifique a situação de iluminação. Se o corredor estiver pouco iluminado, convém adicionar algumas luzes de mesa para ajudar na leitura de suas listas.

Não se esqueça de material de escritório

Todo planejador deve ter uma caixa de tackle cheia de itens essenciais de escritório, como fita, tesoura e uma variedade de marcadores. Outros itens notáveis ​​para sua lista de embalagem incluem nametags em branco, números de tabela e sinais reservados a serem usados ​​conforme necessário. Sim, seu local terá acesso à maioria dessas coisas, mas o tempo e a frustração que você economiza ao tê -las ao seu lado é inestimável.

Acelerar respostas

Um dos maiores disruptores do seu "ritmo de registro" será a enxurrada de perguntas simples provenientes de voluntários e participantes. Você pode impedir que essas perguntas desacelerem a linha de registro, configurando uma tabela de ajuda. Você ficará surpreso com a tabela de check-in com mais eficiência quando você tiver uma pessoa dedicada respondendo a perguntas como “Onde está o banheiro?”

Continua aberto

É essencial manter pelo menos uma pessoa na tabela de registro ao longo do evento. Você não quer um problema relativamente menor para a bola de neve em algo maior, porque ninguém estava disponível para ajudar. Isso geralmente acontece quando os convidados são forçados a procurar em outro lugar quando sua equipe não pode ser encontrada. É preciso apenas uma pausa mal cronometrada para o banheiro para enviar um participante impaciente em direção à área da cozinha para solicitar uma salada sem cebola!

Mantenha seus amigos perto

Existem alguns números de contato que você deseja melhorar antes que o evento inicie. O primeiro é o número de celular para o seu coordenador de local. Não haverá tempo para vasculhar o prédio quando as toalhas de papel acabarem no banheiro, então esse número é um item obrigatório absoluto. Outro bom número a ter para problemas relacionados a alimentos é o do gerente de catering. Por fim, confirme os melhores números de emergência para os departamentos de polícia e bombeiros. Alguns hotéis têm sua própria equipe de segurança que geralmente são o melhor ponto de contato nessas situações.

As tabelas de inscrição devem fornecer mais do que apenas um sinal de boas -vindas e etiqueta de nome. Do ponto de vista do hóspede, eles representam o centro de atendimento ao cliente para o seu evento. Mas para atender a essa expectativa, você deve estar preparado. Afinal, se os hóspedes não conseguirem passar pelo registro, o restante de seus esforços de planejamento passará despercebido.