Erros de evento de captação de recursos que você deve evitar

Eventos de angariação de fundos de todos os tipos, de galas de gravata negra a maratonas suadas e leilões barulhentos, têm sido uma parte significativa do mix de captação de recursos para a maioria das instituições de caridade por décadas. 

Por que essa forma de captação de recursos foi tão popular? Para algumas instituições de caridade, eventos especiais trazem muito dinheiro. Para outros, eventos de captação de recursos atingem metas como construção de relacionamento, trazer novos apoiadores ou criar mais publicidade em suas comunidades.

Embora os eventos de captação de recursos em todo o mundo tenham sido adiados ou cancelados em 2020, muitas instituições de caridade aprenderam a mantê -las mudando para eventos virtuais ou inventando novos tipos de eventos que se encaixam em um mundo digital. Esses eventos incluíram concertos virtuais, jogos virtuais e até atletismo virtual. 

Mas eventos especiais exigem muito planejamento e, talvez o mais importante, exigem evitar erros comuns, como gastar mais para o evento do que ele traz, pensando que um evento pode ser retirado rapidamente e um acompanhamento ruim. Aqui estão vários erros para evitar.

Erros de planejamento de eventos para evitar

Esperando muito tempo para começar a planejar

É fácil pensar que podemos juntar um evento no último minuto, mas isso pode ser um erro caro. Quanto maior o evento, mais tempo você deve se dedicar ao planejamento. 

Primeiro, determine suas metas de captação de recursos. Se você pretende arrecadar milhares de dólares, precisará dedicar meses para se preparar.

Não tem um objetivo? Determine um antes de você ir mais longe. Está coletando muito dinheiro seu objetivo, ou é a construção de relacionamentos, ou é publicidade? Seu objetivo pode incluir tudo isso, mas decida qual terá prioridade e depois planejar. 

Sua meta monetária e propósito determinará com que antecedência você deve começar a planejar, especialmente se este for um novo evento. Por exemplo, um leilão silencioso ou uma gala pode levar tempo de sobra para planejar e criar estratégias.Neon, um provedor de software de eventos, sugere que você permita dois meses de planejamento para cada 100 convidados.

Um evento atlético, como um Walk-a-Thon, pode inicialmente exigir um ano ou mais simplesmente porque há muitas partes móveis para esse evento, desde a criação de registro on-line, formando uma campanha de captação de recursos ponto a ponto, a patrocínios lucrativos de desembarque para o evento.

Obviamente, eventos menores podem ser configurados rapidamente, dependendo do seu objetivo e do número de participantes que você está buscando.

No entanto, aborde um evento especial realisticamente. Provavelmente levará mais tempo do que você inicialmente pensa, especialmente se for um novo evento. Repita eventos naturalmente, demore menos tempo. Mas de 6 a 12 meses é um período ideal para planejar o seu primeiro.

Criando um orçamento irrealista

Duas coisas a considerar com orçamentos é se o evento ganhará dinheiro ou gastar dinheiro. Se o seu evento é pequeno e seu objetivo é a construção de relacionamentos, não ganhar dinheiro pode estar bem. Mas planejar um grande evento sem acabar com os números pode ser um erro. 

Considere o retorno do investimento (ROI) do seu evento. Se seu objetivo é aumentar mais do que você gasta, verifique se você pode realizar isso. Ao construir um orçamento para um evento, inclua todos os aspectos do custo do local para entretenimento até o tempo que sua equipe gastará nele. 

Além disso, considere se você tem o poder voluntário de realizar o evento. Esses custos devem ser quantificados o máximo possível e incluídos em seu orçamento.

Antes de repetir um evento, dê uma olhada em sua apresentação passada e se continuará sendo um fabricante de dinheiro. Veja os dados do evento ao longo de vários anos para determinar se as doações diminuíram e se os voluntários são mais difíceis de encontrar.

Determinar se os recursos do evento estão acompanhando a inflação. As doações estão subindo ou diminuindo? Não tenha medo de abandonar um evento de captação de recursos se começar a disparar. Às vezes, uma nova ideia gera nova energia e interesse.

Não escolhendo um tema

Um tema é simplesmente uma ideia unificadora. Ele reúne todos os seus esforços sob o mesmo guarda -chuva. Temas podem ser divertidos, inspiradores ou orientados a propósitos. Lance uma rede larga ao pensar em um tema. Tente ir além do óbvio como "Casino Night" ou "Dance With the Stars."  

Considere todas as possibilidades de design para o seu tema. Funcionará bem para marketing e publicidade? Como ele ficará no programa que você imprimirá, na sinalização que você cria em comunicados à imprensa e em outras publicidade? 

Os melhores temas são emocionantes e instigantes. Lembre -se, o tema que você escolher envia uma mensagem subconsciente para seus participantes, então escolha sabiamente.

Aqui estão alguns temas reais para despertar sua imaginação:

• Desmascarar o futuro: A 26ª Anual de Gala do Hob Nob da Fundação Saint Francis arrecadou mais de US $ 300.000 que foram destinados ao seu programa de concessão comunitária e outros serviços hospitalares. Este foi um evento virtual incorporando um leilão e entretenimento profissional.
• Caminhe uma milha em seus sapatos: este inovador Walk-a-Thon convidou homens para caminhar uma milha em sapatos de salto alto feminino para arrecadar fundos para combater o abuso doméstico. O evento ocorreu em todo o país com muitas pequenas organizações locais participando.
• Fome de um vampiro. Doe sangue: este foi um evento de movimentação de sangue iniciada há vários anos pela Cruz Vermelha Americana, mas escolas, universidades e até empresas ainda usam a idéia e o tema no Halloween.

Solicitação fraca de patrocínio 

Nem todos os eventos de captação de recursos têm patrocinadores, mas os maiores geralmente fazem. O patrocínio é especialmente notável para grandes eventos atléticos, mas também pode ser apropriado para galas, exposições de museus ou um evento de vários estados ou unidade de captação de recursos. Os patrocinadores podem ajudar a fornecer publicidade, financiar um local e fornecer ajuda técnica sofisticada.

Patrocínios são parcerias. As empresas ganham uma enorme quantidade de boa vontade ao patrocinar eventos sem fins lucrativos. No mundo de hoje, os consumidores colocam a ética das empresas acima da competência, de acordo com o Edelman Trust Barometer 2020.Instituições de caridade devem aproveitar essa necessidade de as empresas mostrarem o quão socialmente responsáveis ​​elas são.

Existem várias etapas que você pode seguir para encontrar patrocínios, que estão descritos abaixo:

• Confira quais conexões você pode ter com as empresas. Considere empresas que você já usa, como seus fornecedores. Pergunte aos membros do seu conselho que conexões eles têm. Olhe em volta das associações que você pode ter, como a Câmara de Comércio ou clubes de negócios como o Rotary Club ou Kiwanis.
• Faça uma lista de empresas próximas que possam estar interessadas em seu evento. Estes podem ser apenas empresas locais ou ramos de negócios nacionais. Entre em contato com esses negócios através de seus escritórios de marketing ou filantrópicos.
• Depois de encontrar um contato em um negócio, pesquise seus objetivos, públicos e planos de marketing. Existe uma correspondência com sua missão, seu público, suas atividades?
• Quando você encontra um negócio com metas e um público que combina com o seu, prepare uma proposta de patrocínio. Pense em uma parceria do ponto de vista comercial e modele sua proposta em relação aos interesses dos negócios.

Não segmentando seu banco de dados

Você pode estar acostumado a usar pesquisas em potencial para suas principais campanhas de captação de recursos, mas funciona também com eventos de captação de recursos-especialmente se o evento for de alta participação.

Pesquise sua lista de participantes ou lista de convites para ver quem tem maior probabilidade de dar um presente maior antes ou depois do evento. Se você fizer uma pesquisa em prospecção continuamente, isso não será um problema. Caso contrário, comece agora avaliando seus doadores sobre o patrimônio líquido e o envolvimento deles com sua caridade. 

Sua própria equipe pode fazer pesquisas em prospecção ou você pode contratar um consultor ou empresa de pesquisa em potencial. Patrimônio líquido, lembre -se, é apenas parte do que faz com que um doador dê. Suas conexões anteriores com sua causa e engajamento provavelmente contam para mais.

O que você encontra pode ajudá -lo a desenvolver um gráfico de assentos mais sábios ou influenciar como você alcançou os participantes específicos. Além de apenas enviar um convite, um membro do seu conselho pode fazer uma ligação para incentivar esse cliente.

Erros a serem evitados durante um evento 

Tornando o evento por muito tempo

Fazer eventos durar mais do que o necessário é outro erro que muitas organizações sem fins lucrativos cometem ao configurar um evento de arrecadação de fundos.

É melhor enviar os convidados para casa um pouco mais cedo do que pedir que eles se sentam em um longo programa ou conjunto de atividades.

Os participantes do evento de captação de recursos não querem ser mantidos em cativeiro para sempre. Eles têm vidas, crianças e empregos, e não querem passar seis horas no seu evento, por mais maravilhosas.

Uma maneira de manter um evento sob controle é seguir uma sugestão do teatro. Considere roteirizar todo o caso. Se você tem falantes, diga a eles quanto tempo eles têm e até se oferecem para escrever algumas observações para eles.

Recrie todos os detalhes do evento desde o momento em que um segmento começa até o momento em. Dê o roteiro a todos os funcionários que trabalham no evento e cada voluntário. Enfatize a importância de aderir o mais próximo possível do prazo. 

Mantenha seus eventos de captação de recursos curtos, doces e até o ponto. Você sempre quer deixar seus convidados querendo mais.

Não solicitando uma doação dos participantes

Se você nunca pedir doações para seus apoiadores e nunca é específico sobre suas necessidades, como você pode esperar que eles apareçam para você?

A melhor maneira de remediar essa discrepância é pular direto. Conte aos seus participantes tudo sobre seus objetivos e aspirações elevadas. Deixe -os entrar no planejamento de suas próximas iniciativas.

Eles provavelmente estão curiosos sobre os projetos que você planeja abordar. Além disso, eles querem saber como podem ajudar e entrar no térreo do bom trabalho que você está perseguindo.

Peça a ajuda dos doadores. Diga a eles que suas doações são importantes e que todo dólar conta para alcançar os sonhos de sua organização sem fins lucrativos.

Pode parecer antinatural a princípio pedir dinheiro completamente, mas seus doadores preferem saber a verdade do que permanecerem inconscientes de como eles poderiam ser de ajuda real para sua causa.

Faça perguntas diretas sobre seus participantes do seu evento. Você pode se surpreender com o quão positivos são as respostas deles.

Não coordenar em todas as plataformas

Tudo na captação de recursos agora é multicanal, mesmo eventos pessoais. Você pode vender ingressos on-line, executar seu leilão on-line, ter oportunidades on-line durante um evento ou operar um sistema complexo de arrecadação de fundos ponto a ponto.

Sua organização pode lidar com um pequeno evento com alguns componentes digitais, mas um evento maior pode exigir ajuda externa.

Muitas organizações sem fins lucrativos usam serviços de planejamento de eventos para ajudá -los a encenar e comercializar seus eventos, especialmente quando há muitas partes móveis. Muitos serviços estão operando neste espaço. 

Algumas empresas que valem a pena analisar são Dirigo Design and Development e Sir Isaac.Além disso, inúmeras plataformas de crowdfunding podem ajudar com os componentes digitais de qualquer evento especial de captação de recursos, como Causvox, Classy e Eventbrite.

Erros pós-evento para evitar

Não agradecendo seus doadores imediatamente

Um dos maiores erros que muitos angariadores de fundos cometem é não agradecer aos participantes do evento e doadores. Ou, se o fizerem, podem não agradecer aos doadores da maneira certa. Por exemplo, se um doador fornecer US $ 10 após um evento de captação de recursos, é perfeitamente aceitável enviar um e-mail de agradecimento.

No entanto, se um grande doador fornecer sua organização sem fins lucrativos US $ 5.000, um email não é suficiente. Uma carta de agradecimento bem pensada está em ordem. Além disso, um telefonema formal de um membro do conselho para reconhecer sua generosa contribuição seria o melhor de tudo.

Para fornecer a melhor experiência de mordomia possível, é importante considerar cada um de seus doadores como indivíduos. Também é importante reconhecer que reconhecer seus doadores é o que os mantém voltando à sua organização. Em um estudo de pesquisa, a voz do doador descobriu que agradecer a um doador de maneira rápida e eficaz era um dos sete principais fatores de compromisso doador.

A melhor prática para agradecer aos participantes do evento é enviar seus agradecimentos nas primeiras 48 horas após o arrecadador de fundos.

Praticamente falando, isso significa que você provavelmente deve enviar agradecimentos gerais por e -mail primeiro e depois passar para maneiras mais personalizadas, como telefonemas e por correio, agradecer cartas.

Agradeça aos seus doadores mais cedo, com frequência e de uma maneira que se adapte ao seu envolvimento com sua organização.

Não pedindo feedback

Pedir feedback é apenas uma parte boa da promoção das relações com os clientes. Recebemos pesquisas de todos os lugares que compramos ou fazemos negócios ou mesmo quando pedimos ajuda com um serviço online. Portanto, nenhum dos participantes do seu evento se importará em receber uma pesquisa de você perguntando como eles gostaram do evento e se eles têm alguma sugestão para torná -lo melhor na próxima vez. 

Uma pesquisa por e -mail é a melhor opção. Até seus participantes mais velhos provavelmente poderão participar. Existem aplicativos de pesquisa que funcionam bem e são fáceis e baratos. Surveymonkey é o mais conhecido. Mas se você usar um fornecedor de eventos para sua operação, provavelmente haverá um sistema de pesquisa interno. Em ambos os casos, tabular e entender as respostas deve ser fácil.

Envie a pesquisa rapidamente, dentro de 24 horas, se possível, e considere fornecer um incentivo para concluí -la. Fazer a pesquisa curta também. Eventbrite sugere não mais que 10 perguntas de múltipla escolha.

A linha inferior

Embora possa haver alguns erros que uma organização sem fins lucrativos poderia facilmente fazer com um evento de captação de recursos, também existem tantos correções rápidas. Use essas soluções e você pode sediar um evento de captação de recursos com a confiança de que alcançará seus objetivos para o evento, desde arrecadar dinheiro até elevar a boa vontade.