Estrutura de taxas do planejador de eventos

Esteja você iniciando um negócio de planejamento de eventos para eventos sociais, eventos de negócios ou uma combinação de ambos, você deve saber como cobrar pelos serviços.

Vários fatores são necessários para determinar sua taxa, incluindo planejamento de eventos e despesas operacionais, salários e lucros. As taxas variam com base em onde você opera seus negócios, tipos de projetos que assume e o que o mercado está disposto a pagar.

Ways Planners de eventos estruturam suas taxas

Se você deseja iniciar um negócio de meio período ou mesmo em período integral, há cerca de cinco maneiras de estruturar sua taxa de evento e citar suas taxas para seus clientes:

• Taxa de projeto plano
• Porcentagem de despesas
• Taxa horária
• Porcentagem de despesas mais uma taxa horária
• Taxas comissionáveis

Para as seguintes explicações e exemplos, vamos supor que você queira ganhar uma média de US $ 75 por hora para seus serviços. 

Taxas com base em uma taxa de projeto plana

Muitos clientes preferem saber quanto custará um projeto, incluindo todas as taxas.

As taxas de projeto plano são normalmente usadas para eventos embalados, como os encontrados com programas de marketing esportivo, e podem ser calculados por pessoa com muitas estipulações e advertências. Nesse cenário, o cliente pode contratar diretamente com o planejador de eventos para coordenar todas as logísticas, catering, local, despesas de hospedagem, etc.

Por exemplo, suponha que você esteja sendo contratado para organizar uma turnê histórica de um dia para 15 convidados. Seu cliente deseja que você cite uma taxa fixa para transporte, um guia privado, almoço e qualquer/todas as taxas de admissão para locais. No entanto, eles também pedem que você forneça uma quebra de alto nível de cada item de despesa.

Como planejador de eventos, para oferecer isso, você deve apresentar uma taxa fixa, determinando quanto custará todos os aspectos do projeto. Você deve negociar e calcular o custo de todos os serviços, incluindo seu tempo, e citar um total combinado para despesas.

Isso coloca a responsabilidade de gerenciar um orçamento diretamente sobre você e exige antecipar uma variedade de cenários em que as circunstâncias podem mudar. É de sua responsabilidade e risco identificar os depósitos necessários, pagar por todos os serviços e responsabilizar todos os contratos de serviço.

Taxas com base em uma porcentagem de despesas

Em média, os planejadores de eventos devem cobrar entre 15 e 20% do custo total de um evento como parte de sua taxa. Dependendo da complexidade do programa e da quantidade de tempo necessária para planejar e executar um evento, às vezes isso é suficiente para cobrir todo o custo e a fonte de lucro de um planejador.

Por exemplo, suponha que você esteja sendo contratado para organizar um jantar particular em um restaurante exclusivo para 40 convidados com uma média de US $ 175 por pessoa. Vamos estimar que você leva um total de 15 horas para se encontrar com seu cliente, planejar, participar e concluir todo o acompanhamento deste evento. Se você cobrar uma taxa de 18% do total de despesas, ganhará um pouco mais do que a taxa horária direcionada de US $ 75/hora:

$ 175 x 40 convidados = $ 7.000 x 18% = $ 1.260
15 horas x $ 75/hr = $ 1.125

Se o cliente estiver contratando diretamente com você para todos os serviços, a taxa de despesa de eventos subtotal para o cliente seria um total de US $ 8.260.

Taxas baseadas em taxa horária

Alguns clientes preferem o planejador de eventos a citar uma taxa horária para serviços e estimar o número total de horas para gerenciar e executar um determinado programa de clientes. Pode parecer semelhante à taxa plana do projeto, mas permite mais flexibilidade por parte de ambas as partes se ajustarem às mudanças que podem ser necessárias ao longo do caminho.

Muitos planejadores de eventos de negócios cobrarão por hora por serviços. Ele permite que um cliente saiba quanto custará contratar seus serviços e permitir que eles calculem um orçamento razoável. Freqüentemente, a razão para isso é porque o cliente quer ter uma melhor lidar com as despesas inesperadas.

Lembre -se sempre de definir parâmetros cuidadosos em torno das expectativas, para que ambas as partes concordem com quais serviços serão fornecidos. Como planejador de eventos, você deve incluir uma referência ao faturamento para todas as despesas comerciais razoáveis ​​que podem ser incorridas.

Alguns planejadores de eventos podem marcar despesas operacionais, como remessa, aluguel de carros e outros itens de despesas diversas em até 15-20%. Se o fizer, você deve divulgar essas marcas e obter acordo com seu cliente com antecedência.

Quando se trata de taxas de planejamento de eventos por hora, também é importante determinar com que frequência você pode cobrar pelo seu tempo.

Por exemplo, vamos supor que um cliente esteja contratando você em outubro para organizar um seminário de um dia em março. Seus serviços estão sendo contratados para obter e negociar para o local, serviços de catering, A/V, e contribuir para a criação de conteúdo para um número limitado de itens de comunicação (I.e., convites, agenda, formulários de avaliação, etc.).

Seu cliente também está contratando você para fornecer gerenciamento no local. Você estabelece um acordo antecipadamente que cobrará por serviços identificados em momentos diferentes e enviará faturas para todos os serviços executados até o momento, semanalmente, quinzenal ou mensalmente.

Sob este contrato, você e seu cliente devem elaborar uma declaração de trabalho detalhada que inclua as responsabilidades esperadas de ambas as partes. Em seguida, você pode estimar um orçamento total de tantas horas mais despesas razoáveis ​​(seja claro sobre o que esses detalhes podem incluir).

Taxas com base na porcentagem de despesas, mais taxa fixa/taxa horária

Às vezes, você está sendo contratado para organizar um evento e, por qualquer motivo, o cliente prefere uma taxa com base em uma porcentagem de despesas. No entanto, isso não é suficiente para cobrir o custo do seu tempo e serviços totais. Nessas situações, é razoável apresentar suas taxas a um custo combinado em duas categorias diferentes.

Por exemplo, um cliente contrata você para organizar eventos associados a uma conferência. Sua tarefa é organizar dois jantares particulares e um passeio de golfe, cada um com 50 convidados. O custo total desses eventos combinados é executado aproximadamente US $ 20.000, mas requer cerca de 60 horas do seu tempo, e a complexidade deste projeto pode justificar uma margem de lucro mais alta. Tendo isso em mente, você pode chegar à sua taxa fixa final e taxa por hora com os seguintes cálculos:

Porcentagem de despesas Estimativa:
$ 20.000 x 18% = $ 3.600
Estimativa de taxa horária:
60 horas x $ 75/hr = $ 4.500
Déficit horário:
$ 3.600- $ 4.500 = -$ 900

Se você chegar a um déficit, como fizemos no exemplo acima, poderá optar por citar 15 horas para gerenciar a logística de vários fornecedores externos. Sua cotação pode refletir o seguinte:

Despesas de eventos subtotal: US $ 23.600
Taxa fixa: US $ 1.125 (com base em 15 horas a US $ 75/hora)

Nesse cenário, você precisará determinar cuidadosamente que estimou seu horário adequado (uma conta para cobrir despesas operacionais fora do padrão, como viagens pessoais). Como esperado, poucos clientes têm o prazer de ver aumentos nas despesas posteriormente, a menos que os motivos justificáveis ​​sejam fornecidos.

Taxas com base em taxas comissionáveis

Outra maneira pela qual os planejadores de eventos podem cobrar taxas por serviços é proteger o espaço de eventos por meio de locais que oferecem uma taxa comissionável. Essas são taxas normalmente fornecidas aos agentes de viagem para reservar ingressos, quartos de hotel e outras formas de transporte.

Por exemplo, muitos hotéis podem estender uma taxa comissionável até 10% para quartos e outras despesas.

Embora alguns planejadores de eventos adotem taxas comissionáveis ​​como fonte de renda para si mesmas, os clientes da Savvier podem questionar o senso de lealdades do planejador de eventos quando taxas comissionáveis ​​estão envolvidas. Por esse motivo, muitos planejadores experientes limitarão quaisquer seleções de planejamento que incluam uma taxa comissionável ou negociarão preços não comissionáveis ​​para seus programas e passarem essa fonte de economia diretamente para os resultados do cliente.

Além disso, alguns clientes podem estar cientes de que existem taxas comissionáveis ​​e não esperam. Em geral, não é considerado uma boa forma por muitos planejadores de eventos para essencialmente "derramar" seu fluxo de receita dessa maneira.

Se aceitar taxas comissionadas, é melhor não cobrar suas taxas de cliente por seus serviços usando métodos de cobrança alternativos.

Existem cenários em que as taxas comissionáveis ​​fazem mais sentido, como uma organização sem fins lucrativos ou associação menor que pode estar contratando seus serviços para um evento ou reunião de associação e a maior parte das taxas são pagas diretamente pelos participantes, em vez da organização.

Outro cenário pode ser se o seu cliente estiver comprando presentes de clientes e você também poderá oferecer serviços de distribuição de itens promocionais. Nesse caso, basta negociar os itens promocionais e não cobrar por seus serviços a cada hora, a menos que seu cliente esteja ciente de todas as cobranças antecipadamente.