Elementos essenciais de boas saudações de correio de voz

Saudações de correios de voz são coisas simples e, em um negócio, elas podem parecer sem importância. No entanto, uma saudação por correio de voz recebe muito jogo com clientes e associados-pense com que frequência você não consegue receber uma ligação porque está em outra linha, longe de sua mesa ou fora do escritório. Pense na frequência com que você ouviu uma saudação de correio de voz ao ligar para colegas de trabalho, colegas e outros contatos comerciais.

Saudações de correio de voz deram um tom para como os chamadores perceberão você e sua empresa e são maneiras sutis e fáceis de promover relacionamentos comerciais positivos. Mensagens otimistas que são curtas e direto ao ponto são as melhores. E não se apresse em sua mensagem. Seja eficiente, mas relaxado e leve seu tempo.

Uma saudação curta e otimista

Comece sua saudação de correio de voz com um curto "Hello" ou "Welcome to the Xyz Company."Não use frases como" Sua chamada é muito importante para nós "e similares. Estes ficaram em excesso e podem ser percebidos como insincera. Eles fazem sua mensagem longa e um desperdício de tempo do chamador.

Seu nome

Declare seu nome completo claramente e pronuncie todas as sílabas para que o chamador saiba que eles chegaram à pessoa que espera. Se você tiver um nome longo, diminua a velocidade para que seu chamador possa ouvir.

Nome da sua empresa e/ou nome de departamento

Afirmando que o nome da sua empresa e seu departamento informarão ao chamador que eles chegaram ao local certo, especialmente se eles passaram por uma série de avisos de atendentes automatizados ou um diretório de funcionários ou departamentos do sistema telefônico. Isso é especialmente importante para saudações externas do correio de voz. Pode ser ignorado para chamadas internas.

Declaração de que você não consegue atender a chamada

Uma declaração curta (algumas pessoas gostam de um pedido de desculpas na declaração) que você não consegue atender a chamada é padrão e move o chamador rapidamente para as informações sobre quando você pode voltar a eles e a mensagem mais importante do BEEP.

Convite para deixar uma mensagem

Convide o chamador para deixar uma mensagem detalhada. 

Quando você retornará a chamada deles

Se sua política é retornar chamadas até o final do dia, diga ao seu chamador que. Se não houver uma política, ofereça ao chamador uma estimativa de quando você retornará a chamada deles. Se você estiver longe do escritório por uma semana, deixe -os saber isso também.

Fornecer um contato para assistência imediata

Ninguém gosta de ficar preso em "Cadeia de correio de voz", esperando uma resposta sem outras opções. Se houver alguém que o chamador possa entrar em contato para obter assistência imediata, forneça instruções sobre como entrar em contato com essa pessoa.

Mantenha o comprimento da saudação curta

Mantenha -o curto: 20 a 25 segundos máximo. As pessoas estão ocupadas e não gostam de perder tempo.

Evite fornecer muita informação

Forneça aos seus chamadores apenas as informações necessárias para deixar uma mensagem ou entrar em contato com você.

Exemplos de saudação por correio de voz

• Exemplos de felicitações de correio de voz geral
• Exemplos temporários ou "fora do escritório"
• Exemplos de correio de voz "no telefone" ou "ocupado"