O pessoal do funcionário arquiva o conteúdo

O arquivo de pessoal dos funcionários é o principal arquivo do funcionário que contém o histórico da relação de trabalho do pedido de emprego por meio de uma entrevista de saída e documentação de rescisão de emprego.

Acesso ao arquivo de pessoal do funcionário

Somente a equipe de Recursos Humanos e o supervisor ou gerente imediato do funcionário podem ter acesso às informações no arquivo de pessoal do funcionário e nunca deixa o Escritório de Recursos Humanos.

Em algumas empresas, o acesso ao arquivo é restrito à equipe de RH. Nessas organizações, supervisores ou gerentes mantêm seu próprio arquivo de gerenciamento, que inclui documentos que eles podem precisar para acessar, como cópias de avaliações anteriores de desempenho.

Os requisitos variam de estado para estado, sem mencionar, internacionalmente, sobre quem tem acesso ao arquivo de pessoal do funcionário. Em alguns estados, os funcionários têm o direito de acessar e até obter cópias das informações no arquivo de pessoal. Em outros, o acesso é mais estreito. Os requisitos também variam sobre o que o funcionário pode acessar. Conheça as regras na jurisdição em que você emprega pessoas para permanecer em conformidade com seus requisitos legais.

Geralmente, você não deseja manter os documentos no arquivo do funcionário que o funcionário não tem razoavelmente o direito de acessar. Você pode considerar manter todos os documentos relacionados à verificação de antecedentes, referências, listas de verificação de entrevistas e classificações em um arquivo separado criado para abrigar todos os documentos relacionados a um determinado evento de recrutamento e contratação.

O arquivo de pessoal dos funcionários geralmente é armazenado em um armário de arquivo travesso à prova de fogo em um local bloqueado que é acessível à equipe de recursos humanos. A confidencialidade das informações dos funcionários no arquivo de pessoal é de suma importância.

De todos os arquivos dos funcionários da empresa, o arquivo de pessoal dos funcionários é acessado com mais frequência no dia-a-dia para obter informações do empregador, supervisor ou equipe de recursos humanos.

Considerações sobre o pessoal do pessoal do funcionário conteúdo

Os arquivos de pessoal geralmente contêm documentos que o funcionário já revisou e, portanto, está familiarizado com o conteúdo deles. Isso inclui documentos como pedidos de emprego, avaliações de desempenho, cartas de reconhecimento, registros de treinamento e formulários relacionados a transferências e promoção. 

Os princípios e perguntas fundamentais a serem considerados ao apresentar qualquer documento em um arquivo de pessoal de funcionários são estes.

• O empregador precisará de um documento específico para justificar decisões se o empregador foi processado? O empregador precisaria do documento em um tribunal?
• O funcionário sabe e entende que o documento será arquivado em seu arquivo de pessoal? Na maioria dos casos, os empregadores deveriam fazer com que o funcionário assine o documento, não significar contrato com o conteúdo do documento, mas reconhecer que eles estão cientes e leram o documento.
• Sem surpresas, opiniões ou notas pessoais sobre o funcionário devem ser colocadas em um arquivo de pessoal de funcionários. Apenas os fatos, sem pensamentos especulativos, pertencem a um arquivo de pessoal de funcionários.

Conteúdo de um arquivo de pessoal de funcionários

A seguir, são apresentadas recomendações sobre a documentação que um empregador deve manter em um arquivo de pessoal de funcionários.

emprego histórico

• Candidatura de Trabalho
• Retomar
• Retomar a carta de apresentação
• Verificação da educação
• Verificação de emprego
• Carta de rejeição
• Posição Descrição do trabalho
• Registros de análise de trabalho
• Carta de oferta de emprego ou contrato de trabalho
• Agência de trabalho ou contrato de agência temporária, se usado
• Informações para contato de emergência
• Formulário de reconhecimento do Manual de funcionários assinado mostrando o recebimento do manual do funcionário
• Lista de verificação da orientação de novos funcionários mostrando tópicos cobertos e por quem
• Quaisquer acordos de realocação e documentação
• Qualquer contrato, contrato por escrito, recebimento ou reconhecimento entre o empregado e o empregador (como um contrato de não concorrência, um contrato de trabalho ou um contrato relacionado a um carro fornecido pela empresa)
• Formulários oficiais de vida do emprego, incluindo solicitações de transferência, promoção, pedidos de emprego internos e assim por diante
• Qualquer outra documentação relacionada ao emprego

Desenvolvimento de desempenho dos funcionários, planos de desenvolvimento e melhoria

• Cópias de qualquer avaliação de desempenho usada ou planos de desenvolvimento de funcionários
• Auto-avaliação dos funcionários
• Registros de qualquer sessões formais de aconselhamento
• Notas sobre atendimento ou atraso
• Documentação do plano de melhoria de desempenho
• Relatórios de ação disciplinar
• Reconhecimento de funcionários apresentado, como certificados, cartas de reconhecimento e assim por diante
• Sugestões e recomendações formais de funcionários, respostas da organização
• Registros de treinamento
• Pedidos de treinamento
• Avaliações de competências
• Aula de treinamento ou notificações ou horários de sessão
• Precisa de avaliações assinadas
• Relatórios de despesas de treinamento
• Queixas de clientes ou colegas de trabalho que foram discutidos com o funcionário

Registros de rescisão de emprego

• Carta de demissão de funcionários
• Documentação da entrevista de saída
• Notificação de cobra
• Lista de verificação final de emprego
• Contabilidade final de todos os aspectos do emprego do funcionário, como o salário final, o salário de férias, o retorno da propriedade da empresa e assim por diante

A linha inferior

Você deseja colocar no pessoal do funcionário arquivar apenas documentos com os quais o funcionário está familiarizado. Se ver o conteúdo de seu arquivo causa uma surpresa de um funcionário, você não gerenciou efetivamente o conteúdo do arquivo.