Etiqueta de email de negócios eficaz

O email tornou -se tão popular que, em alguns casos, as pessoas o usam com mais frequência do que o telefone. Como a palavra escrita pode ser facilmente incompreendida, entender a etiqueta de email adequada é essencial no ambiente de negócios.

Infelizmente, muitas pessoas não entendem como usar o email a seu proveito, e os benefícios que podem conferir a um negócio geralmente são perdidos. As seguintes regras de etiqueta de e -mail de negócios podem ajudar seus funcionários a compor e -mails eficientes e eficazes. 

Envie apenas e -mails claros e concisos

A primeira regra da boa etiqueta por e-mail é evitar e-mails longos que contêm informações estranhas e fatos irrelevantes. Atenha -se ao assunto que está sendo comunicado e use o mínimo de palavras possível. Se você precisar de uma decisão, peça. Se você precisar de informações, peça. Se você quiser que alguém tome uma ação, peça. Não faça seus leitores se perguntarem por que você está entrando em contato com eles. Quando você compor um email, pense nisso como uma obra de não -ficção. Não faça disso um mistério. 

Sempre use uma linha de assunto significativa

Nunca deixe a linha de assunto de um email em branco. Uma linha de assunto em branco pode gerar seu e -mail como spam e nunca chegará ao seu destino. E -mails com linhas de assunto em branco também são esquecidas, principalmente se o destinatário pretendido geralmente receber muitos e -mails em um determinado dia. Sempre use uma linha de assunto que reflita adequadamente o conteúdo do seu e -mail. Isso ajudará seus destinatários a resolver seus e -mails com mais eficiência e incentivará uma resposta mais rápida ao seu e -mail.

Evite e -mails extravagantemente formatados

Envie e -mails em formatos profissionais. Evite fontes e fotos multicoloridas para fundos. Esses apetrechos podem distrair o leitor ou dificultar a leitura da mensagem. Quaisquer imagens de fundo que você adicionar podem inchar o tamanho do arquivo do seu email. Isso pode forçar os destinatários com conexões lentas a esperar um tempo agonizantemente longo para que sua mensagem faça o download.NY Imagens de fundo que você adicionar podem inchaço o tamanho do arquivo do seu e -mail. Isso pode forçar os destinatários com conexões lentas a esperar um tempo agonizantemente longo para que sua mensagem faça o download.

Se sua empresa insistir em que você use específicos artigos de papelaria em e -mail para projetar uma aparência consistente, aproveite isso. O logotipo da empresa e a linha de assinatura podem projetar uma imagem profissional em seus e -mails.

Envie respostas oportunas

Não faça as pessoas esperarem por respostas oportunas ao seu e -mail. Responda prontamente com uma mensagem clara e concisa. Se você precisar de mais tempo para pesquisar uma resposta ou coletar mais informações, informe seu remetente de e -mail quando eles podem esperar uma resposta. 

Use ferramentas de resposta fora do escritório

Se você vai ficar longe do escritório e não conseguir ler seu e-mail, use a ferramenta fora do escritório do sistema de e-mail para responder automaticamente a quem tentar entrar em contato com você. Certifique-se de que sua resposta automática informe os remetentes quando eles podem esperar receber uma resposta. 

Não chore lobo com bandeiras de alta prioridade

A maioria dos sistemas de email permite que você sinalize um e -mail como "alta prioridade" ou "rush."Não faça disso sua bandeira de e -mail padrão. Use -o com moderação, ou seus destinatários ignorarão a bandeira de prioridade. Quando você finalmente envia um e -mail genuinamente importante, não recebe a atenção que merece. 

Considere se "Responder tudo" é necessário

Não clique instintivamente no botão "Responder tudo" para cada e -mail que possui vários remetentes ou destinatários. Considere o assunto e decida quem precisa ler sua resposta. Responder continuamente a todos desnecessariamente ganhará rapidamente uma reputação como um "spammer de negócios" e as pessoas podem começar a ignorar seus e -mails completamente.

Contas de e -mail de negócios e de e -mail pessoais separadas

A menos que seja uma emergência, nunca use seu e -mail comercial para correspondência pessoal. Mesmo se você possui seu próprio negócio, é uma boa ideia ter duas contas de e -mail separadas. Isso permitirá que você priorize seus e -mails e mantenha mensagens pessoais não relacionadas fora da rede de negócios.

Use nomes profissionais de contas de email

Use seu próprio nome como parte de qualquer endereço de e -mail comercial. Por exemplo, [email protected], ou [email protected]. Evite apelidos, alças, apelidos ou referências obscuras. Por exemplo, não use futebol.mã[email protected] ou [email protected].

O email é o melhor para esta resposta?

Não use o email como sua única ferramenta de comunicação. Nem todas as mensagens são apropriadas para o email e haverá momentos em que uma curta ligação ou uma breve visita ao escritório pode ser uma maneira mais eficaz de transmitir uma mensagem. Encontrar ou conversar por telefone pode introduzir um elemento humano em interações, e isso pode fazer toda a diferença quando você está tentando explicar algo, ou deseja convencer alguém a tomar uma ação. 

Ser sensível e acessível

Nunca use email para rescindir um relacionamento ou contrato. Na correspondência profissional de negócios, sempre inclua uma linha de assinatura que fornece maneiras alternativas de entrar em contato com você. Por exemplo, você pode incluir seu escritório, fax e números de telefone celular e seu endereço de correspondência do escritório.

Evite enviar um e -mail a anexos maciços

Você nunca sabe como ou onde seu destinatário estará acessando o e -mail deles. Os dispositivos móveis podem começar a baixar o arquivo antes de pedir ao usuário que confirme o download. Pode levar muito tempo e consumir largura de banda que o destinatário deve pagar. Mantenha o tamanho combinado de anexos abaixo de 50 MB.

Se você precisar enviar um arquivo grande, entre em contato com os destinatários primeiro e pergunte como eles gostariam de receber o arquivo. Você também usa um serviço de transferência de arquivos para enviar o arquivo.

Pense antes de enviar esse e -mail

Por fim, reserve um momento e considere o que você escreveu antes de pressionar o botão "Enviar". É algo que não deve ser enviado em um email? É de natureza pessoal e não é apropriado usar o sistema de email da empresa? Você escreveu o e -mail enquanto está zangado e incluiu passagens de que você pode se arrepender mais tarde? Nesse caso, pressione o botão "Excluir".