Comunicação no gerenciamento de mudanças

Você não pode comunicar demais quando está pedindo à sua organização que mude. Todo gerente sênior de sucesso que liderou um esforço bem-sucedido de gerenciamento de mudanças expressa a necessidade de comunicação excessiva durante uma experiência de mudança e faz com que essa afirmação seja retrospecta.

Não existe organização em que os funcionários estão completamente felizes com a comunicação. A comunicação é uma das questões mais difíceis das organizações. É uma área que é mais frequentemente reclamada pelos funcionários durante mudanças organizacionais e operações diárias. A razão?

A comunicação eficaz requer quatro componentes que estão trabalhando perfeitamente para criar significado compartilhado, uma definição favorita de comunicação.

• O indivíduo que envia a mensagem deve apresentar a mensagem claramente e em detalhes, e irradiar integridade e autenticidade.
• A pessoa que recebe a mensagem deve decidir ouvir, fazer perguntas de clareza e confiar no remetente da mensagem.
• O método de entrega escolhido deve atender às circunstâncias e às necessidades do remetente e do receptor.
• O conteúdo da mensagem deve ressoar e se conectar em algum nível com as crenças já devidas do receptor (o funcionário). Deve conter as informações que o funcionário deseja ouvir. Deve responder aos mais queridos e mais atendidos do funcionário com perguntas.

Com tudo isso acontecendo em qualquer comunicação, é de admirar que as organizações raramente façam bem? Felizmente, os profissionais de gerenciamento de mudanças forneceram uma ampla gama de sugestões sobre como se comunicar bem durante quaisquer mudanças organizacionais.

Recomendações sobre comunicação para gerenciamento eficaz de mudanças

Desenvolva um plano de comunicação por escrito para garantir que todos os seguintes ocorrem no seu processo de gerenciamento de mudanças. Cada um é importante quando você está pedindo às pessoas que mudem suas maneiras anteriores de fazer as coisas.

Lembre -se sempre de que as pessoas não têm medo de mudar tanto, pois têm medos e preocupações sobre novas maneiras de fazer negócios. Eles também têm alguma dedicação à maneira como sempre fizeram o trabalho antes. Na mudança, você está pedindo aos seus funcionários que deixem suas zonas de conforto.

• Comunique -se de forma consistente, frequentemente e através de vários canais, incluindo falar, escrever, vídeo, treinamento, grupos focais, quadros de avisos, intranets e muito mais sobre a mudança.
• Comunique tudo o que se sabe sobre as mudanças, tão rapidamente quanto as informações estão disponíveis. Deixe claro que seu viés é em direção à comunicação instantânea, para que alguns detalhes possam mudar em uma data posterior. Diga às pessoas que sua outra opção é manter toda a comunicação até que você esteja positivo sobre as decisões, objetivos e progresso, o que é desastroso no gerenciamento eficaz de mudanças.
• Forneça quantidades significativas de tempo para as pessoas fazerem perguntas, solicitarem esclarecimentos e fornecer informações. Se você já fez parte de um cenário em que um líder apresentou mudanças em um grande grupo por meio de transparências aéreas e depois fugiu, você sabe que más notícias são para integração de mudanças. As pessoas devem se sentir envolvidas na mudança. O envolvimento cria o compromisso nada é tão significativo durante um processo de mudança.
• Comunique claramente a visão, a missão e os objetivos do esforço de gerenciamento de mudanças. Ajude as pessoas a entender como essas mudanças os afetarão pessoalmente. Se você não ajudar com esse processo, as pessoas inventarão suas próprias histórias, geralmente mais negativas do que a verdade.
• Reconhecer que a verdadeira comunicação é uma conversa. É de mão dupla e a discussão real deve resultar. Não pode ser apenas uma apresentação.
• Os líderes de mudança ou patrocinadores precisam passar um tempo conversando individualmente ou em pequenos grupos com as pessoas que devem fazer as mudanças.
• Comunicar as razões para as mudanças de tal maneira que as pessoas entendem o contexto, o propósito e a necessidade. Os profissionais chamaram isso de "construindo uma estrutura conceitual memorável" e "criando uma estrutura teórica para sustentar a mudança.”
• Forneça respostas às perguntas apenas se você souber a resposta. Os líderes destroem sua credibilidade quando fornecem informações incorretas ou parecem tropeçar ou pedrar para trás ao fornecer uma resposta. É muito melhor dizer que você não sabe e que tentará descobrir.
• Os líderes precisam ouvir. Evite defensividade, realização de desculpas e respostas que são dadas muito rapidamente. Aja com consideração.
• Disponibilize os líderes e os patrocinadores de mudanças, diariamente, quando possível, para se misturar com outras pessoas no local de trabalho.
• Segure workshops e fóruns interativos nos quais todos os funcionários podem explorar as mudanças juntos enquanto aprendem mais. Use o treinamento como uma forma de comunicação interativa e como uma oportunidade para as pessoas explorarem novos comportamentos e idéias sobre o gerenciamento de mudanças e mudanças. Todos os níveis da organização devem participar das mesmas sessões.
• A comunicação deve ser proativa. Se a fábrica de boatos já está em ação, a organização esperou muito tempo para se comunicar.
• Ofereça oportunidades para as pessoas se relacionam, formal e informalmente, para compartilhar idéias sobre mudança e gerenciamento de mudanças.
• Revise publicamente as medições que estão em vigor para traçar o progresso nos esforços de gerenciamento e mudança de mudança.
• Publique recompensas e reconhecimento por abordagens e realizações positivas nas mudanças e gerenciamento de mudanças. Comemore cada pequena vitória publicamente.