Erros comuns Os advogados cometem ao enviar e -mails

Os advogados são conhecidos por sua natureza cautelosa, mas, como todos os outros, podem cometer erros ao usar o email. Alguns se tornam histórias de horror, enquanto outros estão apenas embaraçosos. A seguir, são seguintes erros comuns que os advogados cometem em e -mails.

Enviando -o 'da mesa de'

Esta terminologia antiquada é boba e pretensiosa. Pior, parte ou todo o nome do remetente é cortado porque a maioria das caixas de entrada do sistema de email não exibe nomes de remetentes tão longos. Basta usar seu nome.

Adicionando floreios sofisticados

Alguns advogados tentam ser criativos com a aparência de seus e -mails. Florescos sofisticados em assinaturas são comuns, assim como gráficos desnecessários ou obras de arte. Qualquer coisa que torna as palavras difíceis de ler é uma má ideia. Também torna a mensagem mais lenta para abrir. Mantenha simples. Você não está vendendo sua habilidade artística.

Esquecendo de usar o bloco de assinatura

A maioria dos sistemas de email tem um bloco de assinatura automatizada fácil de usar. Use -o para eliminar o risco de você esquecer de incluir informações básicas como seu nome, endereço e número de telefone. Alguns advogados transformam seus rodapés em e-mail em mini-comerciais, enquanto outros adotam uma abordagem minimalista. Muitos adicionam um aviso de privacidade ou aviso legal. Todos esses são usos aceitáveis ​​de um bloco de assinatura de e -mail. 

Enviando por e -mail com raiva

Os advogados podem estar especialmente em risco de enviar um e -mail enquanto zangado, embora isso possa acontecer com qualquer um. Antigamente, os advogados tinham secretários digitar suas cartas e um longo atraso antes da coleta de correio. Recrie esse período de refrigeração antes de disparar um e-mail. Pode fazer a diferença entre manter ou perder clientes, amigos e dinheiro.

Não respondendo rapidamente

Alguns advogados assumem que a antiga regra de cinco dias para responder à correspondência comercial se aplica ao email. Não. As pessoas esperam respostas mais rápidas a um e -mail do que uma carta enviada através do e -mail. Tente responder dentro de 24 horas. Se o assunto for complicado, envie um reconhecimento e informe a pessoa quando esperar uma resposta. Caso contrário, o cliente será deixado para especular sobre se alguma resposta está chegando.

Enviando e -mail para o endereço errado

A função completa automática nos sistemas de email é uma grande conveniência, mas aumenta o risco de enviar um email para o destinatário errado. Isso não pode ser mais do que um constrangimento menor, mas em alguns casos pode ser de negligência profissional. Não envie por e -mail as comunicações confidenciais do cliente para conselhos adversários ou outro cliente.

Usando "Responder All" sem verificação dupla

Digamos que o advogado oposto envie um e -mail para você com uma proposta ou uma afirmação de opinião. Você encaminha o e -mail para os outros advogados da sua empresa que estão envolvidos com o caso. Logo o botão "Responder All" está sendo usado liberalmente, e ninguém percebe que o advogado oposto está sendo copiado na discussão interna em sua empresa. Acontece. Ao acertar "Responder All", verifique cada endereço de e -mail na lista de destinatários antes de pressionar Enviar.

Usando linhas de assunto desleixadas

Uma linha de assunto simples e informativa, como "Parkerson Case" ou "Smith Propouse Accornt", funciona melhor. Não deixe a linha de assunto em branco ou sua mensagem pode ser esquecida. Mantenha seu tom sério e profissional, evitando qualquer tentação de usar uma linha de assunto como "meu cliente idiota" ou "Ordem do juiz estúpido."Nunca esqueça que um e -mail pode ser encaminhado para ninguém. 

Não discuta por e -mail

Quando as pessoas falam cara a cara, pistas faciais e tons vocais ajudam a deixar sua intenção clara. Em chamadas telefônicas, a voz de um orador sinais quando uma declaração deve ser sarcástica, brincando ou grave. Mas por e -mail, é perigosamente fácil interpretar completamente a intenção de uma pessoa e responder de forma inadequada.

Advogados, que discutem um com o outro o tempo todo, podem estar especialmente em risco. Uma resposta do gatilho de cabelo à grosseria ou hostilidade percebida pode ser desastrosa. Espere um pouco e depois leia a mensagem novamente. Mesmo se você ainda perceber a grosseria, tente responder com polidez. Você pode achar que isso defus a situação.